מה הכי טוב לפרודוקטיביות: קייזן מול בלגן יצירתי

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

אם אתה אוהב עומס או מעדיף מקום עבודה נקי, זה לא משנה. לכל אחת מהשיטות הללו יש יתרונות וחסרונות משלה.

תאר לעצמך שאתה אדם יצירתי שזקוק לבלגן קטן, נעים ומעורר השראה כדי לעבוד בנוחות. כך שפתקים חשובים משובצים בגלויות יפות מהמדינות שבהן בילית חופשה בלתי נשכחת, או פליירים מבית הקפה הקרוב, והספל המלוכלך האהוב עליך תמיד עמד ליד המוניטור.

מה אתה יכול לעשות, אתה אדם כזה. סדר מושלם משעמם אותך והורג את כל החשק ליצור, ופשוט אין לך זמן לסדר את הניירות. עכשיו תארו לעצמכם שפתאום מכניסים אתכם למסגרת הקפדנית של שיטת הקייזן היפנית המוזרה.

מה זה קייזן

Kaizen היא פילוסופיה יפנית שמטרתה שיפור מתמיד ושינוי לטובה. Kaizen הוא מה שאתה יכול לקרוא לייצור רזה במילים פשוטות. החפץ הנכון במקום הנכון בכמות הנכונה. סדר, מיון, תקנים מקובלים, תחזוקה וניקיון.

מסמכים, חומרים, אמצעי ייצור - כל זה מאוחסן, מתוחזק בצורה מסודרת ושיטתית כך שכל עובד יוכל למצוא במהירות את כל מה שהוא צריך. בחברות גדולות, קייזן עוסקת בתהליכי ייצור, ולעובדי המשרד זה בא לידי ביטוי בסביבת העבודה שלהם.

זה חל גם על סביבת העבודה בדיסקי המערכת (שמות קבצים סטנדרטיים), וציוד משרדי (המקום שלך למחסניות נייר או מדפסת), ואחסון מסמכים (תיקיות חתומות בצורה סטנדרטית).

יתרונות מערכת קייזן

אם ניקח בחשבון את kaizen ברמת החברה, אזי מערכת זו מתבררת כמועילה ופרודוקטיבית. תן לי לתת לך דוגמה פשוטה. התמזל מזלי לעבוד במפעל גדול שבו נעשה שימוש בקייזן במלואו. כך למשל, הצעתו של אחד העובדים להעמיס עוד ארבע ארגזים על משטחים הביאה לכך שהפצת המוצרים המוסמכת אפשרה לחסוך סכום משמעותי עבור השכרת מחסן.

או דוגמה לשימוש ב-kaizen במשרד. מקום האחסון של הנייר מסומן בסולם. אם כמות הנייר יורדת לסימן מסוים, אז הגיע הזמן לחשוב על הזמנת אצווה חדשה. זה עוזר לצפות מראש מצב שבו משהו יחסר.

לגבי המרחב האישי של עובד משרד, כדאי שיהיה לך תמיד שולחן נקי. יש לחתום על כל תיקיות המסמכים ולהביא לעקביות.

במקרה זה, תדעו היכן וכמה יש ציוד משרדי. זה מאוד נוח.

ניסיון אישי בשימוש בקייזן

פגשתי לראשונה את הפילוסופיה של קייזן כאשר קיבלתי עבודה בחברה יפנית. במשרד כל דבר היה צריך לעמוד במקומו, מסומן במדבקה ירוקה. על השולחן שלי היה צילום של צג, מקלדת ועכבר יושבים על שולחן ריק. והכיתוב: "ככה נראה שולחן העבודה שלי בסופו של יום".

הכל יהיה בסדר, אבל ב"סטריליות" הזו התחלתי פתאום להתגעגע לעצמי. בהיותי אדם יצירתי, נהגתי להקיף את עצמי בדברים שאני אוהב. הייתי צריך "סדר באי סדר": המקרה שבו מבחוץ השולחן שלך נראה מקום עמוס, אבל אתה יודע בדיוק מה ואיפה.

נראה לי שלקח הרבה זמן לשים את אביזרי העבודה במקומם. ויום אחד התעוררה מחאה בנפשו של האמן המקופח. ועכשיו הספל האהוב, שפשוט אין לו זמן לכבס, חבוי במגירה לחפצים אישיים. והנפש שלי שמחה מהתפרעות כזו.

לפני כן עבדתי כמעצבת במשרד פרסום קטן. על השולחן שלי היו עלוני סרטים, כל מיני תמונות מצחיקות, וקערת אגוזים ואפילו כדור נגד לחץ, שעליו אנחנו לובשים כל שבוע תחפושת חדשה שהכנו מנייר. וזה היה טוב.

אבל האם זה כל כך טוב? זה לקח בערך אותו זמן למצוא פיסת נייר חשובה באמת כמו לעשות סדר מושלם. להסיח את דעתו על ידי עיתון עם הורוסקופ ששוכב סרק היה דבר נפוץ, וזה גם לקח זמן.

מה בכל זאת כדאי לבחור?

ההחלטה שלי הייתה פשוטה: בחרתי את הטוב ביותר מבין שתי גישות. השיטתיות והסדר שקייזן מציעה, בשילוב עם החזון והדברים האהובים עליה.

הכלל העיקרי הוא לא להגזים עם קייזן או אי סדר.

אצלי בארונות, במגירות ובמסמכים הכל מונח על פי מערכת ברורה. אבל על השולחן שלי, תמיד יש פינה פנויה לדברים מעוררי השראה: ציורים, פרח בעציץ ופיל מתאילנד.

אל תפחדו להתאמץ על עצמכם ולסדר דברים חשובים על המדפים. ברגע שתתרגל קצת תבין שזה מאוד נוח. והקדישו פינה נפרדת לבלגן שלכם.

Kaizen זה טוב כל עוד אתה לא משקיע יותר זמן בטופס מאשר בתוכן. בלאגן יצירתי זה טוב כל עוד הוא לא הופך סתם לבלאגן.

הבאתי שלושה דברים למקום העבודה החדש שלי. ראשית, ספל. שנית, גוש עם עלים משובצים נשלפים במקום יומן. שלישית, פרח בעציץ, שאני עצמי קורא לו באהבה ג'ורג'. לכבודו של ג'ורג' הריסון. מכל שאר הבחינות - קייזן גמור.