5 חלופות לרשימת המטלות הקלאסית

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

שומר על רשימת מטלות, אבל עדיין לא עושה כלום? אז המאמר הזה בשבילך! זה יראה לך חמש דרכים חלופיות לתחזק את רשימות המטלות שלך.

רשימת מטלות היא מרכיב הכרחי לעבודה יעילה. בתיאוריה. בפועל, רשימות מטלות לרוב אינן מובילות לפרודוקטיביות. למה? יש הרבה סיבות.

לפעמים אנחנו יושבים בחיבוק ידיים ומהססים לבצע משימות פשוטות, לפעמים אנחנו מתמהמהים ודוחים פתרון קשים למאוחר יותר. רשימת מטלות צריכה לעורר מוטיבציה, אבל לעתים קרובות, להיפך, היא גורמת לנו להתייאש. במיוחד אם בסופו של יום רואים שרוב המתוכנן לא בוצע.

כשכל זה מוטל זה על זה, נראה שביצוע הרשימות לוקח יותר זמן מביצוע המשימות המפורטות בהן. במאמר על מערכת הרשימות של בנג'מין פרנקלין, דיברנו על כמה מסודות הכנת רשימות מטלות אפקטיביות (ביצוע דברים, תעדוף, התאמת רשימות מטלות לנסיבות משתנות וכו'). במאמר זה, Lifehacker יציג בפניכם חמש דרכים חדשות ומקוריות לתחזוקת רשימות.

1–3–5

מהי רשימת מטלות רגילה? זה נכון, זו רשימה ממוספרת של משימות ליום (או חודש/שנה, אם אנחנו מדברים על תכנון לטווח ארוך). שכח מזה.

נסו לבנות את רשימת המטלות שלכם לפי עקרון 1-3-5.

איך זה עובד?

רשמו מטלה מרכזית אחת, שלוש משימות בינוניות וחשובות וחמש קטנות, שאם יחסר זמן ניתן לדחות אותן למחר. עשה זאת בערב כדי שבבוקר יהיה לך מושג ברור מה עומד על סדר היום שלך היום.

אם תחום הפעילות שלך הוא כל כך דינמי שאתה לא יכול לחזות (לא) הופעתם של מקרים דחופים חדשים, אז השאר כמה שלשות או חמישיות פנויות. זה יאפשר לך להפוך את רשימת המשימות שלך לגמישה ככל האפשר.

היו מוכנים לכך שכאשר בונים רשימת מטלות לפי עיקרון 1-3-5, לא תמיד תצליחו למחוק את כל הפריטים ממנה. לדוגמה, הנסיבות עשויות להשתנות, והמשימה העיקרית ביום הנוכחי תהפוך לבלתי אפשרית. אבל אתה יכול לעשות קבוצה של שלוש משימות בעלות חשיבות בינונית או חמש - קטנות.

היתרון העיקרי של גישה זו הוא שאין צורך לתעדף. אתה מפרט אפריורי את מה שאתה חושב שרלוונטי ליום המחרת.

Bullet Journal

מה הבעיה העיקרית בתכנון נייר? ברגע שתמחקו משימה מהרשימה, אתם שוכחים ממנה, ולעולם לא תנחשו מתי ייתכן שיהיה צורך שוב בפרטי היישום שלה (מספרי טלפון, תאריכים, הערות וכו'). מתכננים אלקטרוניים פתרו חלקית את הבעיה הזו - רובם מאפשרים קישור למשימות קודמות, לקבץ אותן וכו'. אבל מה עם אלה שמעדיפים רשרוש נעים של נייר על מסך מגע? מעצב אתרים המציא מערכת המייעלת את תכנון הנייר. קוראים לה Bullet Journal.

איך זה עובד?

Lifehacker כבר דיבר על מערכת הפתקים המהירים שהמציא קרול באחד מפרסומי העבר שלו. הבה נזכיר את העקרונות הבסיסיים.

קודם כל, מספר את דפי היומן שלך. בעמוד הראשון, צור תוכן עניינים - זה יעזור לך למצוא את המידע שאתה צריך. לאחר מכן צור לוח שנה לחודש: ימים וימים בשבוע, אבל להיפך - משימות ואירועים שבהחלט לא ישתנו. בדף אחר, צור רשימת מטלות עבור 30 הימים הללו. במקרה זה, חשוב להשתמש בהערות (תיבות סימון, עיגולים וכו') כדי לקרוא את המידע בצורה ויזואלית ביתר קלות. כך תוכלו להכין רשימת מטלות גם ליום וגם לשבוע. העיקר לא לשכוח לכלול את מספרי העמודים בתוכן העניינים.

אנטי-לעשות

רשימת המטלות צריכה להוות מניע שמרומם את מצב הרוח: "יש לי כל כך הרבה דברים לעשות, וכמה זה נחמד למחוק עוד אופנה!". אבל למעשה, רבים, שפותחים את רשימת המטלות שלהם בסופו של יום, נופלים בדיכאון: "אני אדם עצלן! 6 משימות מתוך 10!" משימות שלא מומשו מושכות את הנשמה כמו אבן לתחתית.

אבל יש מוצא - במקביל לרשימת המטלות, שמור על קלטת אנטי-לעשות.

איך זה עובד?

לדברי מייסד נטסקייפ, מארק אנדריסן, אנטי-לעשות הוא תהליך שבו אתה רושם לא את מה שאתה צריך לעשות, אלא את מה שכבר עשית, את ההישגים שלך.

בכל פעם שאתה עושה משהו שימושי במהלך היום, רשום אותו ברשימת האנטי-to-do שלך בצד השני של הכרטיס. בכל פעם שתכתבו את ההישג שלכם, תקבלו מנת אנדורפינים, כמו העכבר שלוחץ על הכפתור בכלוב ומקבל עבורו חתיכת מזון. ובסופו של יום, לפני שאתם מכינים כרטיס חדש למחר, תסתכלו על הכרטיס של היום, ברשימת האנטי-to-do שלכם, ותשמחו על כמה דברים באמת עשית באותו היום. לאחר מכן קרע והשליך את הכרטיס. עוד יום לא מבוזבז.

כך תוכל להניע את עצמך עוד יותר להשלים את רשימת המטלות הזו.

אגב, אפליקציית iDoneThis פועלת בצורה דומה. זה גם עוזר להבין על מה אתה מבלה את הזמן שלך ואילו דברים שימושיים עשית ביום, בשבוע, בחודש.

מערכת הזן של פרודוקטיביות

GTD היא דרך מצוינת לשפר ביצועים אישיים. אולם השיטה של דיוויד אלן אינה מתאימה לכל אחד. אז גורו פרודוקטיביות מפורסם אחר, ליאו באבאוטה, החליט לפשט את המערכת הזו והגיע עם Zen to Done (ZTD).

איך זה עובד?

ZTD עוסקת בפשטות והתמקדות בעשייה ועשייה כאן ועכשיו. באבאוטה זיהה חמש בעיות GTD עיקריות והציע פתרונות. עבור רשימות מטלות, זה אומר את הדברים הבאים:

1. הכינו רשימות אקטואליות פשוטות. לדוגמה, בכרטיס שנקרא "עבודה", רשום רק משימות הקשורות לפעילותך המקצועית.

2. שמרו על הרשימה עדכנית. תמיד נשא איתך גאדג'ט או מחברת, שם תוכל לרשום פתאום רעיונות או משימות.

3. תהיה רלוונטי. רשום רק את המשימות החשובות באמת לרשימת המטלות.

רשימות עצירה

במבט ראשון, המונח "להפסיק לעשות רשימה" סותר לחלוטין את תכנון המטלות. אבל רק בהתחלה.

איך זה עובד?

ברשימת "הפסיק לעשות" אתה רושם גם את העניינים שלך, אבל לא את אלה שאתה צריך וצריך לעשות, אלא את אלה שאתה רוצה להיפטר מהם. לדוגמה, אתה רוצה להפסיק לעשן, להפסיק להשתמש ברשתות חברתיות ולהפסיק לאכול ממתקים בלילה. אלו הנקודות של גיליון הפסיק לעשות. למעשה, זו אחת הדרכים להילחם בכרונופאגים.

כריס גייבו, בספרו "אמנות הנון-קונפורמיות", כותב:

הדרך הטובה ביותר להפסיק לבזבז זמן על שטויות היא ליצור רשימת עצירות. רשימת עצירה היא רשימה של דברים שאתה כבר לא רוצה לעשות. זה אפילו טוב יותר מרשימת מטלות כי זה מאפשר לך להבין מה מושך אותך למטה.

כריס עצמו מכין רשימות עצירה מדי שנה בחגים של השנה החדשה. זה מאפשר לו להעריך כמה התקדמות הוא התקדם במהלך 12 החודשים האחרונים.

כדי שהגיליון להפסיק לעשות יעבוד, חשוב לזכור על התזמון. ספור כמה זמן ההרגל שאתה רוצה להיפטר ממנו הוא לאכול. לאחר מכן הגדירו לעצמכם מגבלת זמן עליו (לא יותר מ-20 דקות ביום ביוטיוב) והורידו אותה בהדרגה.

סיכום

לכן, אם תכנון מטלות קלאסי לא עובד בשבילך, נסה אחת מהחלופות שלמעלה. עדיף לשלב אותם: לא לעשות רשימות ארוכות, אלא קצרות עם משימות עיקריות אחת וכמה משימות משניות; לשמור רישומים נוחים ומובנים; הניעו את עצמכם עם רשימה של ההישגים שלכם, והקדישו את הזמן להכין רשימה של הרגלים שאתם צריכים לשבור.

אם יש לך גישות משלך להכנת רשימות של משימות, שתף אותן בהערות.