50 עצות זהב לשיפור הפרודוקטיביות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

למד לנהל את הזמן שלך, לעבוד ביעילות ולנוח כמו שצריך.

תִכנוּן

1. הגדר יעדים נכון

כדי להשיג מטרה, תחילה עליך לנסח אותה בצורה נכונה. השתמש במערכת SMART: המטרות צריכות להיות ספציפיות וניתנות למדידה, מציאותיות וניתנות להשגה, משמעותיות עבורך ובעלות מועדים ברורים.

2. התמקד בתהליך

הגדר יעדים על בסיס תהליך, לא על תוצאה. "להיות רקדן" היא משימה לא מוצלחת. קשה לגשת אליו, כי לא ברור מאיפה להתחיל. הציבו לעצמכם את המטרה "להירשם לריקוד וללכת לשיעור שלוש פעמים בשבוע", זה יהיה יעיל יותר. לפחות תבינו אם אתם מוכנים להשקיע שנים באימונים למען החלומות שלכם או לא.

3. השתמש בטכניקת GTD

GTD (Getting Things Done) היא מערכת לעבודה פרודוקטיבית של המאמן העסקי דיוויד אלן. המטרה העיקרית שלו היא להשלים את כל המקרים הזמינים ובמקביל לפרוק את המוח מתכנון אינסופי. המהות של הטכניקה היא לרשום לחלוטין את כל המשימות באמצעות רשימות שונות, ולעדכן אותן כל הזמן. כך שגם המשימות הקטנות ביותר ולכאורה לא חשובות לא יבלבלו את ראשכם ויסיחו את דעתכם מהעבודה. והתקדמות היישום שלהם תמיד תהיה לנגד עיניכם.

4. להבין את ההבדל בין להיות עסוק ויעיל

אולי אתה עסוק כל הזמן, אבל זה לא אומר שאתה פרודוקטיבי. שקול עד כמה הפעולות שלך מועילות, איך הן קשורות לעבודה שלך, והאם יש משימות בתוכנית שלך שלא מקרבות אותך ליעד שלך. אם יש, אל תכלול אותם.

5. השתמשו ביומנים במקום ברשימות מטלות

תזמון דברים נכון בלוח השנה שלך יעזור לך להבחין בין הכוונה לעשות משהו לבין ההתחייבות להתחיל משימה מסוימת בנקודת זמן מסוימת. זה מקל על הפצת דברים במשך שבוע וחודש ולמצוא במהירות זמן פנוי לשנות משהו בלוח הזמנים שלך.

6. תשכחו מריבוי משימות

אתה יכול לעשות כמה דברים בו זמנית, אבל לא סביר שתשיג תוצאות טובות. מחקרים רבים הוכיחו כי ריבוי משימות מפחית את יעילות העבודה. מקבלים רק תחושת סיפוק, שלא מחזיקה מעמד זמן רב ומתחלפת בשחיקה. התרגל לבצע משימות ברצף, והיעילות שלך רק תגדל.

7. תעדוף

המטריצה של הנשיא ה-34 של ארצות הברית, דווייט ד' אייזנהאואר, תעזור להקצות משימות בצורה נכונה לפי העדיפות שלהן. רק צריך לחלק את כל המשימות לארבע קבוצות:

1. חשוב ודחוף.
2. חשוב ולא דחוף.
3. לא חשוב ודחוף.
4. לא חשוב ולא דחוף.

אז תראה במה צריך לטפל מיד, מה להעביר לאחרים, ומה אין צורך לעשות בכלל.

8. צמצם את רשימת האחריות החשובה לשלוש

אל תנסו למלא את לוח היום שלכם במשימות קשות בלבד – זה לא רחוק מתשישות או שחיקה מקצועית. ואין צורך לדבר על פרודוקטיביות כלשהי. קח על עצמך לא יותר משלוש משימות חיוניות ביום, החלף במשימות פשוטות ומצא זמן לנוח.

9. קבע לעצמך מועדים

אם אתה רגיל לדחות דברים חשובים למועד מאוחר יותר, ואז לעשות הכל בחיפזון, בוא עם מועדים אישיים משלך. לדוגמה, הבוס שלך מבקש ממך להגיש שני דוחות גדולים ביום שישי - הגדר אחד מהם בעצמך עד יום רביעי.

10. הקדישו שעה ביום לדברים לא דחופים

להסתבך בשגרה של משימות דחופות יומיומיות ולדחות בלי סוף משימות חשובות ולא דחופות אחרות קל מאוד. אבל אתה אף פעם לא יכול לרדת אליהם ככה. אל תצפה שיהיה לך יום פנוי יותר מתישהו. אם אתה רוצה לסיים לקרוא ספר, הקדיש לזה זמן מדי יום. אם אתה חולם להיות אמן מפורסם, תרגל ציור מדי יום.

מוֹטִיבָצִיָה

11. אל תפחד לעשות טעויות

הפחד לעשות משהו לא כל כך גורם לך לעמוד במקום ולא לעשות כלום. למד לתפוס טעויות כדחף להתפתחות. כאשר אתה נכשל, חשב למה נכשלת וסגור את הפער בידע ובכישוריך. עם הזמן, אתה אפילו תהיה אסיר תודה על הטעויות שלך.

12. בקשו לבקר אתכם

אל תשפוט את עצמך בחומרה - הזמן מישהו להעריך באופן אובייקטיבי את עבודתך. בקש מהבוס שלך משוב. על רצון כן לראות את הטעויות שלך ולשפר את הביצועים, לא תנזף. ובכן, שבחים יעזרו לכם לקבל השראה ולהמשיך להתקדם.

13. שאו את הכישורים שלכם

אי אפשר להישאר פרודוקטיבי לאורך זמן ללא למידה מתמדת וחינוך עצמי. במוקדם או במאוחר תשתעממו או שתגיעו לתקרה במקצוע שלכם. לכן, השתדלו ללמוד דברים חדשים כל הזמן: קחו על עצמכם משימות יוצאות דופן ואל תוותרו על פרויקטים מעניינים.

14. הימנע מייבבים, פסימיסטים ואזעקים

אנשים נוטים להתמכר לרגשות של אחרים. אם מישהו בסביבה שלך כל הזמן חוזר על כמה הכל גרוע, יום אחד דיכאון יתגלגל עליך. הבהלה של עמית, שהמועדים שלו בוערים מדי שבוע, בהחלט תתפשט אליכם. לכן, עזבו, הפסיקו לתקשר ותנתקו את הקשר – אל תתנו למצב הרוח שלכם להתקלקל.

15. הקף את עצמך באנשים חכמים

המעגל החברתי משפיע על ההתפתחות שלנו. הקיפו את עצמכם במנטורים ובסתם אנשים מעניינים - תנו להם כל הזמן להניע ולעורר אתכם, ולהכריח אתכם לשאוף לרמה שלהם. לכו לסמינרים מיוחדים, כנסים, הצטרפו לקהילות מקצועיות והכירו היכרות חדשה.

16. אל תעקבו אחר הצלחות של אנשים אחרים

יותר מדי אובססיה להישגים של אחרים רק מעכבת אותנו. תפסיקו לקנא בחברה שפתחה עסק משלכם, או חברה לכיתה שמרוויחה בהצלחה מהתחביב שלה. התנתק מריגול אחר חייהם של אחרים והמשיך בהשגת המטרה שלך.

17. קבל עזרה

אל תצפה לעשות עבודה גדולה לבד. אם אתה צריך עזרה, בקש אותה. לקחת על עצמך משימה קשה ולמשוך אותה בעצמך זו לא סיבה לגאווה, אלא טיפשות. הבינו שאתם פועלים למען תוצאה, ולשמה, אל תזניחו את הניסיון והעצות של אחרים.

18. צור שיטת פרודוקטיביות משלך

אל תעקבו באופן עיוור אחר כל טכניקות ניהול הזמן, עצות הרפיה וטיפים לחיסכון בזמן. נתחו מה באמת עוזר לכם והשליכו את מה שלא עושה לכם טוב. המטרה שלך היא להיות אפקטיבי, לא לשבור את השיא בכלי הפרודוקטיביות הנפוצים ביותר.

ריכוז

19. שחרר את המוח שלך מבעיות יומיומיות

הרכיבו ארון קפסולה כדי שלא תחשבו מה ללבוש למשרד בבוקר. קבעו לוח זמנים לניקיון ומטלות הבית. צאו לקניות בסופי שבוע וצרו תפריט לשבוע. כאשר כל מטלות הבית מסודרות ומתוכננות, אתה מרוכז בעבודה.

20. מצא את שיא הפעילות שלך

מישהו מייעץ לבצע משימות מורכבות בתחילת יום העבודה, ולהשאיר משימות קטנות לערב. אבל שיטה זו אינה מתאימה לינשופים או למי שצריך להאיץ. לכן, קבע את התקופות שבהן תוכל לעבוד בצורה היעילה ביותר, ותזמן משימות גוזלות זמן בזמן זה. כדי לזהות אותם, מספיק לציין את רמת הריכוז שלך במהלך היום במשך מספר שבועות. או השתמשו במחשבון פרודוקטיביות ייעודי.

21. אל תדחה דברים שמעוררים עצבים

בין אם אתם מודאגים משיחה חשובה ובין אם אתם חוששים לברר משהו עם הבוס שלכם – אל תתמהמהו. פתור משימות מפחידות מיד, גם אם המחשבה עליהן גורמת לך לדאוג. כי המחשבות האלו הן שמסיחות את הדעת מהעבודה ומפחיתות את הריכוז. ככל שאתה עושה את זה מהר יותר, אתה נרגע מהר יותר.

22. רשום ביד

רעיונות מעניינים שפוקדים את הראש בטעות נוטים להישכח מיד.לפעמים אנחנו הולכים לאיבוד במחשבות בזמן פתיחת אפליקציית ההקלטה בסמארטפון שלנו. ולפעמים אנחנו מוסחים ממשהו אחר: הודעות, חדשות ורשתות חברתיות. לכן, רשמו זאת על נייר – הערות בכתב יד יגרמו לכם גם לזכור מידע טוב יותר. קנה ספר סקיצות גס קטן עליו תוכל לרשום במהירות כמה מילים, או גוש מדבקות ולשמור אותם בהישג יד.

23. הגדר תזכורות

הצורך לעשות משהו בזמן מסוים יוצר חרדה פנימית שמסייחה את הדעת מהעבודה העיקרית. יתרה מכך, הפחד התת מודע לשכוח עסק כלשהו אולי אפילו לא מורגש. לכן, הגדר תזכורות קוליות לדברים הקשורים לזמן מסוים. זה ישחרר אותך ממבטים מתמידים בשעון ומעצבנות מיותרת.

24. שמור על מקום העבודה שלך מסודר

כל יום, כשמסיימים את העבודה, ערכו סדר בדברים על השולחן: סדרו את הפתקים, פרסו את המסמכים, שטפו את הספל. אגב, גם שולחן העבודה במחשב נחשב. סגור את כל הכרטיסיות המיותרות, מחק קבצים זמניים.

25. שימו לב לתאורה

מדענים הוכיחו שלתאורה יש השפעה עמוקה על הפרודוקטיביות שלנו. האור במשרד צריך להיות קרוב ככל האפשר לאור היום הטבעי, לא חם או קר מדי. הערך האופטימלי הוא 4,500-5,000 K. בסוף יום העבודה ניתן לעבור לאור חם כדי להירגע ולהתכונן למנוחה.

ביצוע משימות

26. לרוץ ספרינטים

בטח שמעתם על טכניקת פומודורו - ארגון עבודה בקטעים של 25 דקות עם הפסקות של 5 דקות. מסגרת הזמן הזו אולי לא מתאימה לכם, אבל העיקר הוא במהותו. ייעדו לעצמכם תקופות קצרות של ריכוז מלא - מ-20 דקות עד שעה - שבהן לא תוסח דעתכם מכלום, וקחו הפסקות בין לבין.

השתמש באפליקציות:

27. אל תמהרו לבצע מטלות חדשות

אל תשאיר את העסק שלך לא גמור בגלל משימה פתאומית או בקשה של מישהו. כמובן שחשוב לקבוע סדרי עדיפויות: אם משימה חדשה חשובה יותר וצריכה להיעשות בהקדם האפשרי, קחו הסחת דעת והקריבו את האקטואליה. אם לא, דחה. גם אם ישאלו אותך מאוד.

28. דמיינו

הדמיה תעזור לך לחסוך זמן, לשנן מידע טוב יותר, להבין נושא חדש ולקבל החלטה מושכלת. השתמש בטכניקות שונות: תיוג משימות לפי קטגוריות, צייר גרפים, טבלאות ומפות חשיבה.

29. השאר משימות לא גמורות

קח את הזמן שלך להשלים משימות גדולות ומורכבות בבת אחת. הסתמכו על אפקט זייגרניק. המהות שלו היא שהמוח זוכר טוב יותר את הפעולות הלא גמורות ובאופן לא מודע ממשיך לחשוב עליהן. אם אתם חוששים ממשימה קשה, התחילו בה ודחו אותה - בזמן שאתם עושים דברים אחרים, רעיונות מעניינים רבים עשויים לעלות בראשכם.

30. התחילו בקטן

אם אינך יכול להתחיל במשימה, הקדיש לה 10 דקות בלבד. רוב הסיכויים שתתערבו ותמשיכו לעבוד. ובכן, אם לא, אז לפחות תתחיל. ובמקביל, בדקו בעצמכם את האפקטיביות של הנקודה הקודמת.

לחסוך זמן

31. גלה היכן אתה מבלה את זמנך

נסה ניסוי: נסה לרשום לחלוטין הכל במשך שבוע אחד, אפילו את המקרים הקטנים ביותר ואת משך הזמן המושקע בכל אחד מהם. לבסוף, נתח את הרשימה שהתקבלה.

32. סרב לשיחות

נסה לדבר פחות בטלפון. ביצוע שיחה לוקח יותר זמן מאשר כתיבה וקריאה של הודעה. יתרה מכך, לא כולם עולים בראש כדי להזהיר מפניו, מה שאומר שאתה יכול פתאום ובזמן הלא נכון להיות מוסחת מהעבודה. אם אתה עדיין צריך לבצע שיחה חשובה, תזמן אותה והוסף אותה לרשימת המטלות שלך כך שתוכל להקצות זמן בבירור למשימות אחרות.

33. השבת התראות

כבה התראות עבור אפליקציות, מסנג'רים, רשתות חברתיות ודואר. הם לא גוזלים הרבה זמן, אבל הם מאוד מסיחים את הדעת ויכולים לגרור אותך למסע באינטרנט.אם אינך מצליח להיפטר מהפיתוי לבדוק את ההודעות שלך, השאר הודעות לגביהן רק מאנשי קשר חשובים.

34. בדוק את המייל שלך אחר הצהריים

בטל את בדיקת האימייל בבוקר כדי לא להסיח את דעתו ממשימות שנקבעו כבר ולא להסתגל לשגרה היומיומית של מישהו אחר. אם אתה רגיל לענות מיד ולא יכול להתאפק לשלוח הודעות טקסט, השיחה יכולה להימשך כל היום. אל תשאיר את לשונית הדפדפן פתוחה, אלא השתמש בתבניות כדי להשיב במהירות להודעות.

35. נקה את תיבת הדואר הנכנס שלך

השתדלו להבטיח שרק חשובים יישארו בין הודעות שלא נקראו. מחק ספאם מיותר מיד, וצור תיבת דואר נפרדת לדואר אישי ולמנויים מעניינים. כך שלא תצטרכו להסתכל הרבה זמן בדואר ולחפש בין כל המכתבים שבאמת נחוצים.

36. למד לגעת להקליד

בעבודה מול מחשב, הקלדת מגע היא חיסכון משמעותי בזמן. את המיומנות ניתן ללמוד באמצעות שירותים מקוונים,,. העיקר הוא להקדיש זמן לפעילות זו מדי יום.

37. השתמש במקשי קיצור

מקשי קיצור נועדו לעבודה מהירה. זכור את השילובים שלהם, הם מאוד מפשטים את השימוש במחשב ובתוכניות בודדות.

38. שמור קבצים ישירות לתיקיה הרצויה

בעת הורדה או יצירה של מסמך, מיד יש לתת לו שם ולשלוח אותו לתיקיה הרצויה. אולי אין לך זמן, אבל בסופו של דבר זה הרבה יותר מהיר וקל מאשר לבדוק ולמיין את כל ההורדות במחשב או לגרוף קבצים באחסון הענן.

39. אל תמציא תירוצים

רק אל תבזבז את הזמן שלך על זה. להמציא תירוצים זה לא פרודוקטיבי, לא מקצועי ומעצבן. עדיף להודות בתוקף בטעותך ולהתחיל מיד לתקן אותה.

נוֹפֶשׁ

40. עברו על דיאטת מידע

זרימות מידע עצומות מעמיסות את מערכת העצבים ומפריעות להרפיה. על פי הסטטיסטיקה, כל אדם מבלה בערך 2, 7 שעות ביום בטלוויזיה לבד. הוסיפו לכך את האינטרנט והרשתות החברתיות. אתרי חדשות, ערוצים וקהילות מתחרים ללא הרף על תשומת הלב שלנו, ולעתים קרובות מדברים על אותו דבר. לכן, אין צורך להקדיש זמן לצפייה בהם - עדיין תגלו על חדשות חשובות.

41. קחו הפסקות ארוכות

אם יש לכם משימה קשה שדורשת ריכוז רב, התנתקו מהעבודה לחצי שעה לפחות. קום מהשולחן ועסוק בפעילות גופנית כלשהי.

42. האזינו למוזיקה

מחקרים מראים שמוזיקה מגבירה את הפרודוקטיביות, היצירתיות ומצב הרוח באופן כללי. אם אתה מתקשה להתרכז איתה, הקשיב לאמנים האהובים עליך בין לבין.

43. צא החוצה לעתים קרובות יותר

רצוי ממש במהלך יום העבודה. אוויר מעופש במשרד מפחית את התפוקה, מוביל לכאבי ראש ומתח. מדענים אפילו טבעו את המונח Sick Building Syndrome, מצב שבו אנשים חווים תסמינים כואבים עקב אוורור, תאורה וחימום לקויים בבניינים. ולמרות שהמשרד שלך עשוי להיות בריא, הגוף שלך עדיין יאהב טוב יותר את האוויר הצח.

44. תכננו מראש את הערב ואת סוף השבוע שלכם

החליטו מראש איך תבלו את החופשה, ונסו למלא אותה בדברים האהובים עליכם. שכיבה ללא מטרה על הספה רק תוביל לעייפות עוד יותר, ובציפייה לסוף שבוע מעניין ולעבוד טוב יותר.

45. אל תחשוב על עבודה בכלל יום אחד בשבוע

הבטיחו לעצמכם לא לגעת בעבודה שלכם ביום החופשי או לחשוב עליה בכלל. גם אם יש לך פגישה חשובה או עניינים לא גמורים. זכרו שיש לכם גם חיים אחרים - הקדישו להם את היום הזה לחלוטין.

46. קח חופש

אם אתם יוצאים לעבודה באופן קבוע, אל תקחי חופש לענייני משפחה כל שבוע, ולעתים רחוקות לוקחים חופשת מחלה, קחו יום חופש סתם כך. הקדישו יום נוסף בבית לאחר השלמת פרויקט גדול או לפני מצגת. הרשו לעצמכם לאתחל מחדש מבלי לחכות לסוף השבוע.

בְּרִיאוּת

47. חי לפי לוח זמנים

אל תיקח את שגרת היום כמסגרת קפדנית שאליה אתה צריך להסיע את עצמך. פשוט קבע זמן אחד ללכת לישון, להתעורר ולאכול. ותנסה לעקוב אחריו כל יום. תמיד תרגישו פעילים, לא תסבלו מנמנום והתקפי רעב פתאומיים שמפריעים לריכוז.

48. אל תשתמש באלכוהול כדרך להירגע

הימנע משתייה לפני השינה, גם אם אתה מתקשה להירגע אחרי יום קשה בעבודה. אלכוהול באמת יכול לעזור לך להירדם, אבל אחרי כמה שעות הוא יתחיל לפעול לרעה - וזה טומן בחובו יקיצות תכופות בבוקר, ישנוניות בשעות היום ואובדן ריכוז.

49. לאכול לעתים קרובות יותר

ארוחת צהריים דשנה מעמיסה על הגוף: היא זורקת את כל כוחה לעיכול מזון, כך שקשה להתרכז בהשלמת משימות. אם אתה מרגיש ישנוני לאחר ארוחת הערב, חלק את המנה הרגילה שלך לשתי ארוחות.

במקום ארוחות כבדות, כלול מזונות המשפרים את המיקוד והריכוז בתזונה שלך: ירקות, עשבי תיבול, דגים שומניים, אגוזים ושוקולד מריר. ואל תישען על קפה - בכמויות גדולות זה לא ממריץ, אלא נותן את האפקט ההפוך.

50. כנסו לספורט

פעילות גופנית לא רק משפרת את הבריאות, אלא גם משפרת את הקשב, הריכוז ומהירות המוח. הם גם מעלים את ההערכה העצמית והופכים אותם לעמידים יותר במצבי לחץ. זהו יתרון עצום לפרודוקטיביות, אז עשה לפחות קצת פעילות גופנית.

לקרוא גם? ?

• 80 פריצות לחיים לפרודוקטיביות
• מה ההבדל בין פרודוקטיביות ליעילות, ומה יותר חשוב
• הירגע ולקחת הפסקה מהעבודה כדי להיות פרודוקטיבי יותר.
• מהי העלות האמיתית של פרודוקטיביות