OmniFocus 2: חווה את העוצמה של GTD ב-OS X

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

עבור התרגול הארוך שלי של ארגון עצמי, GTD הפכה למערכת הטובה ביותר, אם כי לא האידיאלית, ואומניפוקוס 2 הוא המארגן הטוב ביותר עבור GTD עבור Mac. על זה נדבר.

כוחו של GTD טמון במערכת האיסוף, המיון, הצפייה, השליטה וקבלת החלטות. יישום GTD, לכל הפחות, צריך לתמוך בכל התהליכים הללו. באופן אידיאלי, כל התהליכים הללו צריכים, הודות ליישום, להיות פשוטים ומהירים. בואו נסתכל על התוקף של הטענה של OmniFocus 2 להיות אפליקציית GTD הטובה ביותר.

אוסף ("תיבת דואר נכנס")

ל-OmniFocus 2 יש את כל מה שאתה צריך כדי להוסיף במהירות משימות לתיבת הדואר הנכנס שלך. אתה יכול להציג את החלון ליצירת משימה באמצעות מקשי קיצור מותאמים אישית:

כפי שאתה יכול לראות, בחלון אתה יכול להזין את כל הנתונים על המשימה (הערה, פרוייקט, הקשר, שעת התחלה ותאריך יעד), או שאתה יכול להקליד במהירות את השם ולשלוח את המשימה לפח.

אתה יכול ליצור משימה בתיקיית Inbox על ידי שליחת אימייל לכתובת דוא ל מיוחדת. שורת הנושא תהפוך לכותרת המשימה, והתוכן ימוקם בהערות. במכשירי iOS שלי, הקלדתי את האימייל של OmniFocus באפליקציה ויצרתי משימות בשתי הקשות בדרך זו.

ועוד דרך - דרך תפריט ההקשר "שירותים":

וכדי שלא תצטרכו לפתוח את תפריט ההקשר בכל פעם שתבחרו טקסט, רדו לפריט "שירותים" ומצאו את האפשרות לשלוח את הבחירה ל-OmniFocus שם, הגדר קיצור מקלדת. זה נעשה בכרטיסייה "קיצורי מקשים" של הגדרות המקלדת:

עם הגדרה זו, שימוש בקיצור ישלח כל טקסט שנבחר לתיבת הדואר הנכנס של OmniFocus 2.

מיון ("פרויקטים")

לאפשרויות ולנוחות המיון, ניתן ליצור תיקיות ושלושה סוגי פרויקטים: עם מקרים עוקבים, מקבילים ונפרדים. במקרה של משימות עוקבות, רק משימה אחת תהיה תמיד פעילה בפרויקט, ולאחר מכן הבאה תהפוך לפעילה. לכן, אם תבחר במסנן זמין, רק המשימות הראשונות מהפרויקטים העוקבים יוצגו.

מדוע יש צורך בפרויקטים, לדעתי, אין צורך להסביר, וניתן להתאים פולדרים לתחומי אחריות: פעילות מקצועית, בריאות, זוגיות, התפתחות, רוחניות, כספים וכדומה.

הצג ("בדוק")

סקירה היא סקירה תקופתית של פרויקטים ומשימות על מנת להיות עם האצבע על הדופק ולא לפספס דבר. אנו מגדירים תדירות צפייה לכל פרויקט, ובתדירות זו היא מופיעה בלשונית Checkout.

זה נראה כך: אנו פותחים את הכרטיסייה "בדוק" ומסתכלים על המשימות של פרויקט NNN. משימה אחת סומנה בדגל, משימה אחרת קיבלה דד-ליין ותחילת השלישית נדחתה. לאחר כל המניפולציות הדרושות, אנו מסמנים את הפרויקט כמסומן ושוכחים ממנו עד ללהיט הבא בכרטיסייה "בדוק".

זה עוזר לא לפספס שום דבר חשוב וחוסך מאיתנו סקירה יומית של פרויקטים, שמספיק לבדוק פעם בשבוע או אפילו בחודש.

שליטה ("תחזית")

ללשונית "תחזית" יש משימה דומה, אך עם פעולות ופגישות שנקבעו לכל היום או לשעה מסוימת ביום. זה מסתנכרן עם היומן שלך ואוסף את המועד המתוזמן ב-OmniFocus ואת המועד המתוזמן ביומן שלך במקום אחד.

כרטיסייה זו עוזרת לנו לא לפספס פגישות ואירועים או מועדים שהוקצו למשימות.

קבלת החלטות ("הקשרים" ו"פרספקטיבות")

ליוונים היו שתי מילים לזמן: כרונוס וקאירוס. Chronos הוא מושג הזמן, האומר לנו את התאריך או משך הזמן שנותר לפני האירוע או שחלף ממנו. Kairos הוא הזמן הנכון (Kairos הוא האל היווני העתיק של רגע שמח).

הם אומרים שפושקין אסף את שמות המבקרים הבררניים של יצירותיו באגרטל מיוחד, וכאשר הקאירוסים של מצב רוח קאוסטי התעקשו, הוא הוציא אחד באקראי וכתב אפגרמה רעילה למבקר האומלל.

במערכת GTD, מושג הקאירוס מועבר על ידי המילה "הקשר":

ניתן לשייך את ההקשר לפי המצב הנפשי והפיזי (נמרץ, כאב ראש, מותש…), לפי מקום השהייה (משרד, היפרמרקט, בית…), לפי האנשים שאיתם יש צורך לדון בנושאים (מועצת המיזם, איבן איבנוביץ'…), לפי הכלים הזמינים וכו'.

כללי GTD מאפשרים להקצות רק הקשר אחד למשימה, ו-OmniFocus 2 מקפיד על כלל זה. אבל זה לא תמיד מוצדק, וצריך ליצור הקשרים כמו "אינטרנט + מק". אבל האפליקציה מאפשרת לך להגדיר קואורדינטות גיאוגרפיות להקשרים כך שתזכורות יופעלו כאשר אתה מתקרב למיקום נתון.

ועבור קבלת החלטות מהירה עוד יותר, יש הזדמנות ליצור נקודות מבט:

כפי שניתן לראות מצילום המסך, זהו סינון פשוט של משימות לפי פרויקט (תיקיה), סטטוס (מסומן, בעתיד הקרוב, לפי תאריך יעד…), זמינות (זמין ראשון, שמאל, הכל, הושלם), משך, הקשר או תוכן של קטע טקסט בשם או בהערות המשימות.

לגישה מהירה לפרספקטיבה, תוכל להגדיר לה קיצור מקלדת או להוסיף אותה למועדפים, מה שימקם אותה בסרגל הצד השמאלי. ארבע הלשוניות העליונות בצילומי המסך הן הפרספקטיבות שיצרתי.

Outlook מסתנכרן עם גרסאות iOS בשני הכיוונים, מה שמקל בהרבה על קבלת החלטות לגבי המשימה הבאה.

החסרונות של OmniFocus 2

לא משנה כמה המפתח מנסה, פשוט בלתי אפשרי עבור אנשים לא מושלמים בעולם לא מושלם ליצור אפליקציה אידיאלית ללא פגמים וחסרונות. OmniFocus 2 אינו יוצא דופן.

החיסרון הראשון (יחסי) הוא המחיר: הגרסה הבסיסית ל-OS X ו-iOS תעלה 40$; שדרוג ל-Pro - 40$ עבור OS X ו-$20 ל-iOS (אם רכשתם גרסה קודמת של OmniFocus, השדרוג ל-Pro הוא בחינם).

החיסרון השני הוא סנכרון. זה איטי ונותן שגיאות אם יצרת או שינית משימה במצב לא מקוון מבלי לסנכרן קודם לכן את המכשיר עם הנתונים בפועל בשרת.

ואת החיסרון השלישי קשה לי לתאר במילים. בשלוש שנים של "קשר" עם OmniFocus 1 ו-2, לא הצלחנו להיות חברים טובים איתו, ולמה לא ברור. נראה שיש כל מה שצריך לאפליקציית GTD מצוינת (השלמתי עם חוסר הסנכרון), אבל חוויתי כל הזמן קשיים בקבלת החלטות ובראיית התמונה השלמה של פרויקטים ומשימות.

אולי הבעיה היא שהשתמשתי ב-MLO חמש שנים קודם לכן ומעולם לא הצלחתי להסתגל מחדש לאומניפוקוס. אז לאחרונה התקנתי את CrossOver וחזרתי ל-MyLifeOrganized. אבל זה כבר סיפור אחר…

לכן. אם אתה שוקל מארגנים עבור OS X ומתכננים להשתמש במלוא העוצמה של מערכת GTD, אז לא תמצא את OmniFocus 2 טוב יותר היום.