7 טיפים לג'ימייל מעובד לשעבר של גוגל

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

אם מאות מיילים נכנסים והסחות דעת מתמדות לבדיקת הדואר שלך לא מאפשרים לך להתמקד בפעילות העיקרית שלך, אז המאמר הזה בשבילך. רודולף דוטל, עובד לשעבר של גוגל, הסביר כיצד לעבוד נכון עם Gmail ללא כאבי ראש.

בשנת 2011, רודולף דוטל קיבל עבודה בגוגל. "היום הראשון שלי במשרד גוגל היה כמו הגעתו של הארי פוטר להוגוורטס: אתה מאוד מודאג, כמו תלמיד בית ספר בדייט ראשון, ולא ברור מה לעשות", נזכר רודולף. "לכן, שמחתי לכל עבודה שהופקדה עליי ולהזדמנות ללמוד משהו חדש בתהליך".

בשנתיים הבאות הוא נועד לעסוק מקרוב בהכשרת עובדי החברה לעבודה עם שירות הדואר Gmail, כמו גם במכירות הארגוניות שלו.

דוטל כבר אינו חבר בגוגל; הוא עובד כעת בחברת Buffer ומייסד פרויקט Remotive, מגזין שבועי אלקטרוני לעובדים מרוחקים. עם זאת, הוא עדיין משתמש בכמה מהטריקים שלימד את עמיתיו לשעבר.

איך לאמן את הדואר האלקטרוני שלך: 7 טיפים מטורפים לעבודה עם Gmail

לפעמים פתיחת תיבת הדואר הנכנס שלך ביום שני בבוקר היא התגלות. זה נראה בלתי אפשרי פיזית למיין את זרם האותיות האינסופי.

הדואר האלקטרוני כיום אינו בשימוש אלא בכפרים נידחים, בהם אין חשמל או מגדלי סלולר. על פי מחקר ממכון מקינזי העולמי, אנו מבלים בממוצע שליש מיום העבודה שלנו במענה למיילים.

עובד מיומן ממוצע מבלה עד 28% מזמנו השימושי בניתוח דוא ל. זה בערך 13 שעות בשבוע.

כמובן, אני לא רוצה להסכים עם סטטיסטיקה עצובה שכזו. יתר על כן, כולם רוצים לבזבז את זמנם על משהו שימושי יותר. לשם כך השקיע Dutel זמן רב בבדיקת היכולות של Gmail, כלי השירות והשירותים, והדגיש את שבעת השימושים ביותר, לדעתו, לשימוש יומיומי. אולי, התכתבות היא לא עסק כל כך ארוך.

1. השתמש בלחצן "ביטול שליחה"

האם אי פעם שמת לב לכמה שגיאות כתיב מעצבנות במכתב שלך לאחר לחיצה על "שלח"? אני בטוח שכן.

מעתה והלאה, אין יותר ממה לחשוש: יש לך את הפונקציה של ביטול השליחה, שהשימוש בו הוא תנאי מוקדם למי שהחליט לקחת ברצינות את ניהול זמן העבודה היקר.

ניתן להפעיל את הפונקציה על ידי מעבר לתפריט וסימון מול הפונקציה המתאימה: "הגדרות" → "כללי" → "ביטול שליחה". לחלופין, ניתן להגדיר את תקופת הביטול ל-10, 20 או 30 שניות.

נסה את זה בעצמך, אני אישית אהבתי את זה!

2. החל תבניות כדי לחסוך זמן

אנו כותבים מספר עצום של אותיות מאותו סוג, הדומות זו לזו כמו שתי טיפות מים. לפעמים אנחנו לוקחים כבסיס למכתבים חדשים את אלה שכבר כתבנו לאנשים אחרים. למשל, לאנשי מכירות זה נוח ויכול לחסוך זמן משמעותי.

אז למה לא להכין כמה תבניות להודעה מהסוג הזה במקום לשכתב את אותו הדבר שוב ושוב? אחרי הכל, החלפה של כמה מילים וביטויים היא הרבה יותר קלה מאשר לכתוב מחדש. העיקר לא לשכוח לקרוא אותו שוב מאוחר יותר.

הכן ושמור כמה תגובות תבנית שבהן תוכל להשתמש מאוחר יותר במידת הצורך.

כדי להפעיל את הפונקציה "תבניות תגובה", עבור ללשונית "מעבדה" בתפריט ההגדרות.

הודות לתכונה שימושית להפליא זו, הצליחו רודולף ואחיו לשלוח באופן ידני את פרטי הקשר שלהם ל-1,500 המנויים הראשונים של Remotive במכתב דיוור רגיל.

3. השתמש בפונקציית הגישה הלא מקוונת

טריק נוסף שלמדנו מ-Dutel הוא איך להמשיך לעבוד עם Gmail ללא גישה לאינטרנט.

אולי חלקכם אוהבים להתנתק מאחרים לזמן מה כדי להתמסר במלואו למשימות יצירתיות.עם זאת, ברוב המקרים, אתה פשוט לא יכול להסתדר בלי התיקיה "תיבת דואר נכנס", שבה, למשל, ירדת מהמשימה הטכנית. איך להיות?

עבור כל נסיעות ברכבת, מקרים עם גישה בתשלום או מוגבלת לרשת ה-Wi-Fi ונסיבות בלתי צפויות אחרות, אתה יכול להשתמש בפונקציה "לא מקוון". זה מאפשר לך לקרוא, להשיב, לחפש ולאחסן מיילים ללא גישה לאינטרנט.

זה באמת מאוד נוח, מכיוון שמצב זה מאפשר לך לעבוד לא רק עם דואר, אלא גם עם Google Drive ו-Google Docs.

4. אין לך זמן? הַפסָקָה

לעיתים, הודעות נכנסות פשוט נופלות לתיבה אחת אחרי השנייה, מטרידות ומסיחות את הדעת מהעבודה בה אנו מתמקדים. אחת, שתיים, ארבע, עשר אותיות חדשות… מה אם יש משהו חשוב?

הפתרון הטוב ביותר לבעיה זו, לפי Dutel, היה פונקציית Inbox Pause. המשמעות של פונקציה זו היא פשוטה מאוד: אתה משבית את זרימת ההתכתבות הנכנסת אם אתה עסוק במשהו חשוב, וכאשר אתה משוחרר מעומס הדאגות ולוח השנה מלא באירועים, אתה חוזר אליהם כאילו קיבלת אותם. באותה שנייה על ידי מעבר לדף עם לשונית דואר.

5. בטל את המנוי מרשימות תפוצה מיותרות

במקרה שקשה להיפטר לחלוטין מכל מיני דיוור שנכנס לתיבת הדואר האלקטרוני של העבודה שלך. איך נפטרים מאלה שבכלל לא מעניינים אותך?

בדוק את Unroll.me, כלי עזר שיכול לעזור לך לארגן את המיילים שלך בצורה הטובה ביותר תוך דקות. לאחר שנרשמת לשירות, פתח את רשימת התפוצה אליה נרשמת. לאחר מכן בטל את המנוי לאלה מיותרים.

6. הפעל את האימות הדו-שלבי

נראה שג'ימייל יודע עלינו כמעט הכל: עם מי אנחנו מתקשרים, אילו תמונות אנחנו מחפשים בחיפוש, מה אנחנו מאחסנים ב"מסמכים". אפשר לומר שזהו מעין מרכז בקרת טיסה ומטה הפיקוד הראשי – כל הקישורים מובילים לכאן, כמו הדרכים לרומא. המשמעות היא שקודם כל צריך לדאוג לבטיחות.

אימות דו-שלבי הוא הפתרון הטוב ביותר למשימה זו. "שניים", כי כדי להגן על המידע שלך, תצטרך לא רק את הסיסמה שלך לתיבת הדואר, אלא גם לקוד ייחודי, אותו תקבל בכל פעם שתנסה לגשת לתיבת הדואר שלך מאפליקציה סלולרית או הודעת SMS.

רודולף גם ממליץ לשים לב לשירות 1Password.

שירותים פופולריים רבים אחרים כמו Dropbox, Facebook וטוויטר משתמשים גם באימות דו-שלבי לגישה.

אגב, למען בטיחות הנתונים שלך, חשוב לוודא שחשבון הג'ימייל שלך לא יהיה בשימוש במספר מכשירים בו זמנית, למשל בשני מחשבים בו זמנית.

7. השתמש בהודעות אינפורמטיביות יותר

שליחים רבים משתמשים במספר סטטוסים להודעות בו-זמנית: "נשלח", "נמסר", "נקרא". במקומות מסוימים, כמו פייסבוק, נעשה שימוש בסמלים כדי לייצג את ההתראות הללו.

לשירות Gmail קיים פתרון דומה - Sidekick. זוהי אפליקציה טובה למי שמחפש עבודה, או למי שפעילותו קשורה למכירות: נוח מאוד לקבל את הסטטוסים של המיילים שנשלחו.

עכשיו אתה יודע קצת יותר על הבטיחות והחיסכון בזמן בעבודה עם Gmail. אנו מקווים שהעצה של מומחה ותיק תעזור לך להיות פרודוקטיבי יותר.