8 דברים שכדאי ללמוד כדי להיות פרודוקטיביים יותר

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

נהל את הזמן שלך, הדגש את מה שחשוב, ואל תשאף לשלמות.

תומס אופונג, בלוגר ויזם פופולרי, מאמין שלהיות פרודוקטיבי ועסוק זה לא אותו דבר. הוא מדבר על מה יהיה נחמד ללמוד אם אתה רוצה להשיג את המטרות שלך.

1. תעדוף

אם אתה לא יודע לאן אתה הולך, אז אתה בהחלט תגיע למקום הלא נכון.

יוגי ברה שחקן בייסבול אמריקאי, שחקן ליגת העל

כדי להשיג משהו, תחילה עליך להבין מה בדיוק אתה רוצה. אנשים מצליחים ויעילים יודעים מה לעשות ומתי ובאילו כלים להשתמש. מיומנות זו משפיעה על ההצלחה הן בעבודה והן בחיים בכלל.

כדי לתעדף נכון את המשימות, לזהות את המשימות החשובות ביותר, להפריד בין הדחופות לחשובות, לדרג אותן לפי חשיבות ולהוסיף את זמן ההובלה המשוער לכל אחת מהן. שים את כל זה ברשימת המטלות שלך תוך שמירה קצרה ככל האפשר. קרא לזה "רשימת ההצלחה" שלך.

מדוע זה נחוץ, מסביר גארי קלר, מחבר הספר התחל עם היסודות! 1 חוק פשוט להפליא של הצלחה פנומנלית ":" שעות ארוכות שהושקעו בהשלמת משימות מהתוכנית, סיום היום עם פח אשפה מלא ושולחן עבודה נקי לחלוטין לא מוסיפים ליעילות שלך ואין להם שום קשר להצלחה. במקום רשימת מטלות, אתה רוצה רשימת הצלחה המבוססת על חתירה לתוצאות יוצאות דופן.

רשימות המטלות בדרך כלל ארוכות מאוד; רשימות ההצלחה קצרות. אחד מושך אותך לכל הכיוונים; השני נמצא באחד מוגדר. הראשון הוא אוסף מבולבל של פעולות, והשני הוא הוראה ברורה. אם הרשימה לא מבוססת על הצלחה, לא סביר שתשיג את מה שאתה רוצה. אם תכתוב הכל לתוכו, תעשה הכל ברצף, חוץ ממה שאתה באמת צריך."

2. רשום הערות

אל תסתמך יותר מדי על הזיכרון שלך: הוא יכשיל אותך ברגע הכי לא מתאים. במקום זאת, תמיד רשום הכל.

ישנן מאות אפשרויות לרישום הערות, ממדבקות רגילות ועד אפליקציות כמו Evernote, Any.do ו-Wunderlist.

על ידי לכידת כל מה שצריך לעשות בשבוע, יהיה לך מושג ברור יותר אילו משימות להתחיל קודם. זה יקל על תעדוף.

3. הפרידו את הדחוף מהחשוב

מה שנראה דחוף היום אולי לא יהיה חשוב מחר. התפקיד שלך הוא לדעת מה צריך מענה מיידי ומה ניתן לדחות. אז תוכל להקדיש יותר תשומת לב לכל משימה ולבצע דברים מהר יותר.

כדי להגיע לתוצאה, חשוב לא רק לבחור במה להתמקד, אלא גם להבין ממה צריך להתעלם.

סופר ברגמן, יועץ לפיתוח אישי

הגדר כללים וגבולות ברורים כדי לא להעמיס על עצמך בניסיון לרצות את כולם. השתחרר מחלק מההתחייבויות. לדוגמה, קח את הזמן שלך עם תשובות למיילים, או בקש ממישהו לסדר אותם כדי שתוכל להתמקד במשימות שלך.

האציל חלק מהעבודות. זה יקטין את עומס העבודה ויטפל בהכל מהר יותר.

4. התמקד בדבר אחד

היכולת להתמקד היא מיומנות לא מוערכת. אבל משימה בודדת משנה הכל: היא גורמת לך להישאר ממוקד בעבודה ולבצע אותה מהר יותר.

אם אתה מתמודד בכוונה עם משימה אחת בלבד, ללא הסחת דעת, היעילות עולה פי 2-5.

עליך לתעדף בבירור ולבחור משימה אחת. זה יעזור לך להשיג יותר בפחות זמן ועם פחות מתח.

5. השתמשו בעקרון 80/20

בטח שמעתם על עקרון פארטו, הידוע גם בתור כלל 80/20. לדבריו, כ-80% מהתוצאה תלויה ב-20% מהפעולה.אז התמקד רק בכמה משימות שיועילו לך ביותר.

אולי אתה רוצה לעשות הכל בבת אחת ופשוט לא מצליח להבין מה לעשות. ואז קחו דקה והעריכו: מה חשוב, מה דחוף, מה אפשר להאציל, ומה זה בכלל בזבוז אנרגיה.

כדי להספיק יותר בפחות זמן, עקוב אחר כמה זמן אתה מבלה ובמה. ענה על השאלות הבאות. מה קירב אותך ליעד שלך? מה היה בזבוז זמן? מה אפשר להאציל?

בחרו 20% מהמשימות שלכם שנותנות 80% מהתוצאה ובצעו רק אותן. האציל את השאר או פשוט מחק אותם.

השתמש בכלל האצבע. בכל יום, ייחד שלוש משימות עיקריות והתרכז במלואן בהשלמתן למשך זמן מסוים.

6. מצא זמן פנוי והקדיש אותו בחוכמה

רק אתה אחראי על הזמן שלך. ורק אתה יכול להחליט כמה להקדיש לחשיבה, דיבור, משחק ואפילו בידור שיקרב אותך להצלחה.

אתה לא יכול לתת לאנשים אחרים לקבוע את התוכניות שלך.

משקיע ויזם וורן באפט

אם אתה צריך 20% מהמאמץ כדי להשיג 80% מהתוצאה, תאר לעצמך: אתה צריך להשקיע רק 20% מזמנך בעבודה. לכן, הגן עליו כמשאב היקר ביותר שלך.

אנשים פרודוקטיביים במיוחד מתמקדים בהפקת המרב מכל דקה פנויה. אבל להחזיק את הזמן שלך לא אומר רק שיש לך הרבה ממנו. אתה צריך לבזבז אותו ביעילות ולדעת בדיוק מה אתה רוצה להשיג.

זכור, אם אתה לא נותן עדיפות לחיים שלך, מישהו אחר יעשה זאת עבורך.

פסיכולוג גרג מקיון, בלוגר, מחבר ספרים על צמיחה אישית

כל אתגר שתציבו לעצמכם צריך להיות בר השגה, ריאלי ומוגבל בזמן. העיקר: זה אמור לספק התקדמות ליעדים שלך ליום, לשבוע או לחודש. על ידי זיהוי ברור של המשימות שלך, תמיד תדע במה להתמקד ברגע שיש לך כמה שעות פנויות.

נתח את הזמן שלך, ופתאום יש לך טונות של דקות פנויות לעבוד על מטרות החיים שלך, להירגע ולהפיג מתח, לבלות עם משפחה וחברים, לקרוא או לעשות ספורט.

וזה יהיה אחד הדברים הכי חשובים שאתה יכול לעשות.

7. הימנע מפרפקציוניזם

העבודה שלך סובלת מהחתירה המתמדת למצוינות. אתה איטי להשלים משימות מסוימות, דוחה כל הזמן אחרות, ובדרך כלל הופך פחות פרודוקטיבי.

אתה מבזבז זמן יקר וזה מעצבן את הבוס שלך. זה אפילו יותר גרוע אם אתה הבוס של עצמך, כי אז ייתכן שהעבודה לעולם לא תובא לאידיאל.

השלמות עשויה להיות האויב שלך. לעתים קרובות זו רק אשליה: אתה ממשיך להשתפר במשהו שכבר טוב.

לארי קים מייסד ומנכ ל MobileMonkey

על ידי ניצחון על פרפקציוניזם, תפסיק סוף סוף לסמן זמן, לפחד מטעויות ולעכב את השלמת המשימות. כישלון יהיה הסיבה לצמיחה, לא פחד. העבודה תעבור מהר יותר, ואתה תתחיל לעשות אותה בצורה יעילה יותר.

8. נתח את המאמצים והתוצאות שלך

מדדו את עצמכם לא רק לפי מה שהשגתם, אלא גם לפי מה שהייתם יכולים להשיג אילו הייתם משתמשים בשיטות העבודה הטובות ביותר.

בדוק את ההתקדמות שלך כל הזמן. מדוד את העלויות והתוצאות שלך בקפידה. קח את הזמן כדי להעריך מה קורה ולהבין איך לעשות דברים מועילים אפילו יותר. אחרת, זה ילך לפח – לפעולות שיש להן השפעה מועטה על הפרודוקטיביות שלך.

האמת העצובה היא כזו: אנחנו חיים בעולם שבו הרבה דברים לא משמעותיים טורפים את זמננו, אבל לא נותנים תוצאות גדולות. עם זאת, מעט מאוד דברים הם בעלי ערך רב.

אי אפשר להפריז במידת חוסר המשמעות של משהו.

סופר ג'ון מקסוול, דובר ציבור, מומחה למנהיגות

רשום תמיד היכן מוקדש הזמן שלך והאם אתה מקבל את התוצאות הצפויות. זה אולי נראה כמו תרגיל חסר טעם בהתחלה. אבל בקרוב תראה כמה נתונים כאלה הם בעלי ערך, ותתחיל לנתח כל שבוע שחיית.