6 דרכים לסיים פגישה בהקדם האפשרי ולקבל תוצאות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

צריך לדעת לארגן פגישות בצורה טובה ויעילה. זה לא קל כמו שזה נראה במבט ראשון. אבל אם תלמדו לקבוע את הזמן הנכון, להשתמש בסביבה ולהגדיר מטרות בצורה ברורה, אז תוכלו לנהל פגישות במהירות וביעילות.

ודא שהמטרה ברורה

במקום לומר, "בואו נאסוף את כל המשרד ב-11 בבוקר", שאל את עצמך, "מה אנחנו רוצים להשיג?"

אתה בהחלט צריך לדעת למה אתה מארחת את הפגישה הזו בכלל:

• לייצר רעיון;
• לקבל החלטה;
• להשלמת עסקה;
• כדי לענות על שאלות לגבי השינויים הקרובים.

אולי מתאים לך:

• להקשיב לתלונות של עובדים (האם זה צריך להיעשות במתכונת של מפגש קבוצתי?);
• לדון מחדש במה שכבר הוחלט;
• לעשות משהו שניתן לדון בו או לפתור אותו בטלפון או במייל.

אל תערכו התכנסויות גדולות

השתמשו ב"חוק שתי פיצות" הנהדר ואל תזמינו יותר מדי אנשים לפגישה. אתה צריך ליצור צוות שכל אחד בו נמצא במקומו. לכן, בפגישה יש להשתתף כמה שיותר אנשים להאכיל שתי פיצות.

העניין הוא לא רק להאכיל את כל מי שהגיע לפגישה. קבוצות גדולות של אנשים לא יכולות לקבל החלטות ביעילות. יש אפילו קונספט. זה מתרחש בקבוצות גדולות של אנשים, כאשר אינדיבידואלים אינם יכולים להביע את דעתם בשל חשש לגינוי מצד עמיתים ומנהיגים. קבוצות קטנות יותר נוחות מנקודת מבט זו. לכן, הם יעילים יותר.

קודם זמן ואז טיימר

המאחרים מאוד מעצבנים ומסיחים את הדעת. למד אותם להגיע בזמן.

אם הם לא מעריכים את הזמן שלהם, הם גם לא יעריכו את הזמן של כולם.

עשה זאת באופן הבא.

קבעו שעת פגישה למשל לשעה 08:48. באופן מפתיע, המהלך הזה יעבוד, ואנשים יתחילו להגיע כדי להגיע בזמן. לגבי מי שמאחר, צריך ללמד אותם לשלם על זה. ולא כסף. תנו, למשל, לשיר. עונשים כאלה עובדים הרבה יותר טוב מעונשים כספיים. תוך חודש תשכחו איך נשמעת השירה של הכפופים לכם.

וכמובן, תאמן את עצמך להגדיר טיימר. לכל נואם, אם בכלל, ולכל הישיבה בכלל. כך הפגישה לא תימשך, ותדעו מה בזבזתם בכל דקה.

כיסאות חייבים להיות נכונים

יש חשיבות רבה גם לאופן שבו אנשים יושבים באולם:

• ישיבה במעגל מועילה לשיתוף פעולה, דיון, קבלת החלטות כללית;
• ישיבה בשורות שימושית אם אתה צריך לעורר תחרות ואת הרצון להתחרות עם עמיתים.

אם אתם צריכים לערוך פגישה מהירה ופרודוקטיבית במיוחד, הזיזו את כל הכיסאות מהחדר. מחקרים רבים מראים שככל שאנו עומדים זמן רב יותר, כך אנו מתעוותים יותר. אני רוצה לקחת את זה מיד ולקבל החלטה בהקדם האפשרי. בנוסף, עמידה לזמן מה יכולה להיות טובה לבריאות שלך.

הסר מחשבים ניידים וטלפונים

אחרת, דעתך תהיה מוסחת כל הזמן. גם אתה וגם עמיתיך לעבודה צריכים לעשות כל מה שתכננתם ולסיים את הפגישה בהקדם האפשרי. אז תפסיק לבהות במסך הסמארטפון שלך. במקום זאת, הוצא עט ודף נייר. הרבה יותר קל לזכור מידע.

סדר היום לא נוצר "להצגה"

אתה באמת צריך לעבוד על זה. רוב הפגישות אינן פרודוקטיביות כי סדר היום נדון בלי סוף. נסו לנסח את סדר היום בצורה של שאלה במקום לציין את הבעיה.

לא "לדון בתוכן וידאו", אלא "מתי תוכן הווידאו יהיה מוכן?"

כאשר נשאלת שאלה, הם אוטומטית מתחילים לחפש תשובה. ככה זה עובד.