איך לדעת שעשית עבודה טובה וסוף סוף לנוח קצת

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

חמישה טיפים למי שמרגיש כל הזמן לא פרודוקטיבי.

זה יכול להיות קשה לאנשים שמעורבים בעבודה נפשית להעריך את התפוקה שלהם. תמיד יש את ההודעה הבאה להגיב, הרעיון הבא לעבוד עליו, הפגישה הבאה להשתתף. לא פלא שכל כך קשה לנו להפסיק לעבוד בערבים ובסופי השבוע. אנחנו כבר לא מבינים באיזה שלב עשינו מספיק ביום. התחושה שאנחנו כל הזמן לא פרודוקטיביים מתורגמת ללחץ, עומס יתר ובסופו של דבר שחיקה. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם להתמודד עם התחושה הזו.

1. שנה את הגישה שלך לפרודוקטיביות

עבור בעל חווה או מפעל, הגדלת הפריון פירושה הגדלת הייצור מבלי לבזבז זמן ומשאבים. אבל אין טעם להחיל גישה זו על יעילות אישית בעידן המידע.

אנו מתמקדים בכמות העבודה שנעשתה ביום: קוראים את כל ההודעות, משתתפים בכל הפגישות, חוצים 50 פריטים מרשימת המטלות. אנחנו עוברים בין אפליקציות כמעט כל 20 שניות ולעיתים רחוקות מבלים יותר מ-20 דקות לעשות דבר אחד. שינויים כאלה משפיעים לרעה על היכולת להתרכז ולבצע דברים. אבל ככה רובנו עובדים, כי אנחנו רגילים לשבח תעסוקה מתמדת. הרי אם אתה עסוק כל הזמן (לא משנה מה), נראה שאתה נחוץ ובעל ערך.

לכן, כדי להיפטר מתחושת הבושה, קודם כל, צריך להבין שלהיות פרודוקטיבי זה לא רק לעשות עסקים כל היום. זה אומר לעשות את הדבר הנכון.

תעסוקה חסרת תועלת	פִּריוֹן
נתח דואר באופן קבוע כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך ריקה	בדוק דואר בשעות מסוימות ביום ואל תענה להכל באופן מיידי
השתתף בכל המפגשים	הקדישו משבצות זמן לעבודה מעמיקה
הסר משימות בעדיפות נמוכה מרשימת המטלות	השלם משימה אחת קשה וחשובה
נסו לעשות כמה שיותר ביום	בצע משימות חשובות באופן קבוע והתנתק מהעבודה בתום יום העבודה

הזכר לעצמך שלהיות פרודוקטיבי פירושו לבצע משימות חשובות על בסיס קבוע. תכננו והקדישו את זמנכם במודע. ברגע שאתם מרגישים שאתם נשאבים לזרם התעסוקה המתמדת, שאלו את עצמכם האם זה עסק שאתם צריכים לקחת על עצמכם עכשיו.

2. למד לראות את ההתקדמות שלך

כשיש לנו מטרה ענקית לפנינו, אנחנו לא שמים לב להתקדמות. יום אחרי יום נדמה לנו שאנחנו לא מתקרבים לקו הסיום. באופן טבעי זה מוותר ומתעוררת תחושת בושה.

זה לא אומר שאתה צריך לנטוש לחלוטין מטרות שאפתניות. פשוט תפרק אותם לצעדים קטנים. זה יבטל את התחושה שאתה לא מתקדם. וביצוע משימות קטנות יחייב אותך בהתלהבות.

מכל הגורמים שמניעים מצב רוח, מוטיבציה ותובנה לאורך היום, התבוננות בהתקדמות שלך בעבודה חשובה היא החשובה ביותר, כותבת תרזה אמביל מבית הספר לעסקים של הרווארד. אנו מרגישים מרוצים ומוטיבציה כאשר אנו מסתכלים אחורה על היום האחרון ורואים שאנו מתקדמים במשהו משמעותי עבורנו.

3. בניית מערכת תמיכה

מקור נוסף לבושה הוא מטרה קשה ללא מערכת שתתמוך בך בדרכך. הצבנו יעדים כאלה, ואז אנחנו חושבים שנכשלנו כי היה חסר לנו כוח הרצון. ציפינו שהמוטיבציה תופיע ותעזור לנו להגיע לעניינים. אבל הפרדוקס הוא שהוא נולד בתהליך העבודה. לכן, כל כך חשוב כבר מההתחלה ליצור לעצמכם מערכת כלים שתעזור לכם להתקדם גם כשלא מתחשק לכם בכלל. הנה מה שאתה צריך.

גשש זמן

זמן הוא המשאב היקר ביותר שלנו. ככל שאנו משתמשים בו בצורה יעילה יותר, כך אנו מרגישים פרודוקטיביים יותר בסופו של יום. אבל לרוב, אנחנו אפילו לא יודעים בדיוק לאן זה הולך, כי אנחנו לא עוקבים. בשביל זה, אתה רק צריך גשש זמן. התוכנית עוקבת באילו אתרים אתה מבקר, כמה דקות אתה מבזבז ועל מה מושקע כל יום העבודה. אתה יכול גם לשמור רישומים באופן ידני, אבל אפשרות זו פחות מדויקת.

מתכנן אלקטרוני

זה מקל על מיון משימות לפי העדיפות שלהן, לקבוע מועדים ולעקוב אחר מה אתה מתמקד. חלקם, כמו Todoist, מספקים נתונים סטטיסטיים על משימות שהושלמו והיכולת לעקוב אחר הפרודוקטיביות שלך במשך היום, השבוע או החודש. יש הרבה מתכננים עכשיו, אז בחרו לפי טעמכם.

שיטה כמו GTD

Getting Things Done (GTD) היא טכניקה לביצוע דברים. היא עוזרת לארגן את מילוי ההתחייבויות ללא לחץ מיותר. בקיצור, לפי זה צריך לרשום את כל המידע הנכנס, לחלק משימות לפי רשימות ולתכנן את היום בהתאם להן.

4. למד להתנתק בסוף היום

אם לא נפריד את חיי העבודה שלנו מכל דבר אחר, גם בזמננו הפנוי רודפת אותנו המחשבה על משימות: נראה שצריך לעשות משהו אחר. במצב כזה אי אפשר לנוח ולהתאושש.

פסיכולוגים זיהו ארבעה אלמנטים שעוזרים להתנתק מהעבודה:

• הַשׁעָיָה - להתרחק פיזית מסביבת העבודה ומהכלים.
• הַרפָּיָה - להיות לבד עם המחשבות שלך לעכל את היום שחלף.
• הַשׁרָאָה - להקדיש זמן לתחביבים ותחביבים.
• לִשְׁלוֹט - ליצור טקס כיבוי ולעקוב אחריו כל לילה. לדוגמה, פעולה כזו יכולה להיות הליכה או מקלחת.

התמקדו בנקודות אלו כדי שהנפש והגוף שלכם יהיו רגועים ולא תרדוף על ידי התחושה של משימות לא ממומשות.

5. קבעו מה המשמעות של "לעשות מספיק" עבורכם

בגלל הרצון שלנו להצליח, לעתים קרובות אנו דוחפים את עצמנו לעבוד יתר במקום להציב מטרות קטנות וניתנות להשגה. ברוב המקרים זה מביא לעייפות ותסכול מיותר.

חפשו את הסף הזה, כשתגיעו אליו תהיו מרוצים מההצלחות שלכם, אך יחד עם זאת תרצו להמשיך הלאה. כלי טוב לכך הוא שיטת המטרות והתוצאות העיקריות (OKR) בה משתמשים גוגל ותאגידים אחרים. זוהי מערכת להגדרת יעדים המשלבת את מה שאתה שואף אליו עם מדדי הצלחה. בזכותו תוכלו להגדיר את אחוזי ההצלחה שלכם עבור כל עסק, תוך שחרור מהלך הרוח של "הכל או כלום".

לפניכם דוגמאות לשימוש בשיטה למטרות עבודה ולמטרות אישיות.

מטרות	תוצאות מפתח
הגדל את מעורבות המשתמשים בבלוג	הגדל את מספר המשתמשים הייחודיים ל-25,000 בשבוע. הגדל את מספר הקישורים המובילים לבלוג ב-20%. הגדל את מספר ההופעות של מודעות בלוג ברשתות החברתיות ב-15%.
שפר את מערכת התמיכה במשתמשים	צמצם את מספר הלקוחות עבור מנהל אחד. צמצם את זמן העיבוד של בקשת משתמש לשעתיים או פחות. צמצם את מספר המיילים ללקוחות ב-5%.
לבלות יותר זמן עם משפחה וחברים	הכירו את אחד החברים שלכם לכוס קפה פעם בשבוע. התכנסו יחד לארוחות משפחתיות משותפות שלוש פעמים בשבוע. צאו לטיול גדול עם חברים פעם בחודש.
למד לגלוש	בשנת 2020, קחו 12 שיעורי גלישה. הקדישו 20 שעות ללמידה באמצעות סרטוני YouTube.

הזכירו לעצמכם שמשימות לעולם לא יסתיימו. למד לעצור כשעשית מספיק כדי לחזור הביתה שמח ומוכן להמשיך מחר.