7 טעויות ברשימת מטלות שמפריעות לפרודוקטיביות שלך

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

לדברי מומחים, יש להימנע מפעילויות אלו על מנת להפיק את המרב מרשימת המטלות.

1. ערכו רשימה בבוקר

זה נראה טבעי לרשום תוכניות ליום דבר ראשון בבוקר. עם זאת, זה כבר מאוחר מדי. כך אומרת איילין רוט, מחברת "ארגון למען בובות". "אם אתה עושה רשימה של משימות בבוקר, וב-8:00 יש לך תור בצד השני של העיר, אז לא סביר שיהיה לך זמן לזה", היא אומרת.

ערכו רשימה בסוף היום. זה יאפשר לך להשאיר את ענייני העבודה שלך מאחור ולנוח בשלום. "אתה חוזר הביתה מהעבודה ולא חושב יותר על רשימת המטלות, כי כבר ערכת אותה ויודעת מה תצטרך להספיק מחר. המוח שלך יכול סוף סוף לנוח", אומרת איילין.

2. יותר מדי משימות כדי להופיע ברשימה

אם רשימת המטלות שלך עשויה להימשך שבועות או חודשים להשלמתו, אתה מגדיר את עצמך מראש לכישלון. זה יגרום לך להרגיש מוצף.

לדברי קירה בובינט, מחברת הספר "חי מאורגן היטב: 10 שיעורים בפסיכולוגיה קוגניטיבית וחשיבה עיצובית לחיים מודעים, בריאים ומשמעותיים", שלוש משימות הן המספר האידיאלי לרשימה. "המוח שלנו קולט מידע שמקובץ בשלושה חלקים", היא אומרת. "אז התחל בפירוט שלושת הדברים המובילים לעשות."

רוב האנשים אפילו לא מבינים כמה מעט שעות פרודוקטיביות באמת יש ביום אחד.

"הכוח המנטלי שלנו הוא משאב הרבה יותר מוגבל מאשר זמן. יש לנו רק 3-6 שעות בכל יום כשאנחנו יכולים לעבוד קשה", אומרת כריסטינה וילנר, יוצרת אפליקציות הפרודוקטיביות של רשימת המשימות המדהימה של Marvin.

בנוסף, רבים אינם מבינים כמה זמן יכול לקחת כדי להשלים משימות מסוימות. זו הסיבה שרשימות מטלות ארוכות מדי אינן יעילות. וילנר ממליץ לרשום את הזמן המשוער להשלמתו ליד כל משימה. עקוב אחר זמן זה כדי לבצע חישובים מדויקים יותר בעתיד.

3. כלול חלומות או יעדים גדולים מאוד ברשימת המטלות שלך

יעדים שאפתניים כמו כתיבת ספר או טיפוס על הר האוורסט לא צריכות להיות ברשימת המטלות שלך. במקום זאת, הכנס אותם לרשימת משאלות נפרדת.

רשימת המטלות צריכה להכיל תוכניות ברורות.

אם צריך לסיים פרויקט גדול, צריך לחלק אותו למספר משימות קטנות וברות השגה ורק אז לרשום אותן ברשימה. על כך מייעצת פאולה ריזו, מחברת הרשימות חשיבה: כיצד להשתמש ברשימות כדי להיות פרודוקטיביים יותר, מוצלחים יותר ופחות חרדים.

הסתכלות ברשימה נרחבת של כל המטרות שלך תגרום לך להרגיש מוצף. בנוסף, אתה תהיה לא מרוצה מהעובדה שאתה לא יכול להשלים את כל התוכניות הכתובות. ואכן, חלקם דורשים די הרבה זמן ומאמץ.

4. העריכו כל משימה באופן שווה

מאמנת הפריון ננסי גיינס טוענת שרשימת המטלות צריכה להיות בראש סדר העדיפויות. "הבא רק את הדברים האלה שמניעים את הקריירה או העסק שלך קדימה", אומר גיינס. - אם זה לא בראש סדר העדיפויות, אז זה לא צריך להיות ברשימה. זה רק יסיח את דעתך".

היא ממליצה לעקוב אחר שיטת "3-3-3" בעת ביצוע הרשימה: מחקו את שלוש המשימות הפחות חשובות מהרשימה, האצול שלוש משימות שאינן שוות את הזמן שלכם, והשלימו את שלוש המשימות המובילות.

5. הגדר מטרות מעורפלות

אם המשימות ברשימה מנוסחות בצורה מעורפלת, אז בעתיד תצטרכו לחשוב איך לבצע אותן, ואפילו לזכור מה המשמעות שלהן.לכן יש לתת תשומת לב ראויה להכנת הרשימה.

"הקדישו קצת יותר זמן לתכנון והפכו את רשימת המטלות שלכם לכמה שיותר ספציפית", מייעצת מאורה תומס, מחברת "סודות הפרודוקטיביות האישית". לדוגמה, במקום לכתוב "דוח הוצאות", כתוב "הזן נתונים לגיליון אלקטרוני".

הימנע ממילים מעורפלות כגון "תכנן", "ליישם" או "לפתח". "אם אתה קצר בזמן, מסתכל על המילה" להתפתח "ברשימה, כנראה שתרצה לדלג על הנקודה הזו", אומר מורה. "שמור את המילים האלה לרשימת הפרויקטים הגדולה שלך."

6. השתמש באותה רשימה עד להשלמת כל המשימות

"הבעיה היא שכל יום מביא משהו חדש. לכן, מה שעשית היום לא בהכרח צריך להיעשות מחר. והתוכניות שלך למחר עשויות להשתנות עוד לפני שהתוכנית הזו תסתיים", אומרת איילין רוט. אז אתה צריך להכין רשימת מטלות חדשה כל יום.

7. אל תקשור את הרשימה ליומן שלך

אם הרשימה והלוח לא קשורים זה לזה והם מכילים משימות שונות, אז בקושי תוכל להשלים את כולן. "במקרה זה, לא יהיה לך זמן להשלים את המשימות מהרשימה. אלא אם כן אתה צריך להקריב שינה, סופי שבוע, חופשות או זמן שהיית רוצה לבלות עם המשפחה שלך", מזהירה קייטי מצוקו, מחברת הספר "פרודוקטיביות מהפכנית: כיצד למקסם זמן, השפעה והכנסה בעת ניהול עסק קטן".

נסה תמיד להקצות זמן בלוח השנה שלך כדי להשלים משימות מהרשימה.