6 רשימות שיהפכו אותך ליותר פרודוקטיבי

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

המוח שלך אינו מחסן, אלא כלי לחשיבה. "אם אתה עובד עם הרבה משימות, רשימות יכולות לעזור לך להגיע ליעד שלך", אומרת פאולה ריזו, מחברת "List Thinking". איך להשתמש ברשימות כדי להיות יותר פרודוקטיבי, מוצלח ופחות לחוץ." הנה שש רשימות שלדעתה יהפכו אותך ליותר פרודוקטיבי.

1. רשימה ספציפית של משימות להיום

אנחנו לא באמת חושבים על רשימת המטלות להיום, אבל לפי ריזו, היא צריכה להיות ספציפית. יש להזין בו רק מקרים שיש לכם זמן ומשאבים עבורם. יש לחלק פרויקטים גדולים למשימות ספציפיות.

הצעד הראשון להכנת רשימות אלו הוא תכנון. לפני שאתה עוזב את העבודה, כתוב רשימת מטלות למחר. הגדירו את המשימות העיקריות, ערכו תכנית להתכתבות ושיחות טלפון. כשתגיעו לעבודה בבוקר, תהיה לכם מפת דרכים מוכנה.

פאולה מייעצת לחלק משימות לרמות שונות של פרודוקטיביות. לדוגמה, המשימות החשובות ביותר נעשות בצורה הטובה ביותר כאשר הפרודוקטיביות היא במיטבה, כמו בבוקר. ומשימות פשוטות יותר, כמו עבודה עם דואר אלקטרוני או התקשרות ללקוחות, עדיף להשאיר לשעות אחר הצהריים.

אם בסופו של יום חלק מהמשימות לא ממומשות, שאל את עצמך אם היה לך מספיק זמן ומשאבים כדי להשלים אותן. או שעדיף להאציל אותם למישהו אחר? "אל תרביץ לעצמך בגלל כישלון", מייעץ ריזו. אם אתה יכול להתמודד עם המשימות הנותרות, פשוט תזמן אותן למחר. אם אין לך זמן או משאבים עבורם, האצל אותם.

2. רשימת משימות מואצלות

אנשים מצליחים הם תמיד. "זה שאתה יכול לעשות את זה לא אומר שאתה צריך לעשות את זה," מציין ריזו. לבזבז זמן בעבודה מלוכלכת לא תמיד יעיל.

פאולה ריזו ממליצה לך להסתכל ברשימת המטלות שלך ולשאול את עצמך, "האם אני האדם היחיד שיכול לעשות את זה?" כל המשימות שהאצלת צריכות להישמר ברשימה מיוחדת.

3. רשימת מטרות לטווח ארוך

רשימה של מטרות לטווח ארוך תעזור לך להשיג יותר. "גם אם אתה בטוח שהחלום הזה לא נועד להתגשם, רשום אותו בכל מקרה", אומרת פאולה ריזו. מחקרים מראים שיש סיכוי גבוה ב-33% להשלמת משימות קבועות. ערכו רשימה כזו לעצמכם ולחברה בה אתם עובדים.

4. רשימת יתרונות וחסרונות

כשיש לך החלטה חשובה לעשות, ערוך רשימה של כל היתרונות והחסרונות. יש לחשוב היטב על רשימה זו. עם זאת, להיות בהרבה על מול לא אומר שאתה צריך לקבל החלטה חיובית. אם יש לך ספק, עזוב את הרשימה וחזור אליה מחר: מראה רענן יעזור לך לבחור נכון.

יתרון גדול של רשימה כזו הוא ההזדמנות לשתף אותה ולגלות את דעותיהם של אחרים. אתה יכול לשלוח אותו לחברים או לעמיתים שלך. כמו שאומרים, ראש אחד טוב ושני טוב יותר, אז אל תפחדו לשאול את דעתם של אנשים שאתם סומכים עליהם.

5. רשימת פרויקטים

אם אתם עובדים עם מישהו בצוות, כדאי להכין רשימת פרויקטים נפרדת המפרטת את התפקידים והאחריות של כל חבר צוות. לדברי ריזו, הדבר מסייע למנוע מחלוקות פעוטות על תחומי אחריות ומבטל את הצורך להסביר כל אחד מהאחריות שלו.

6. רשימת נושאים לשיחה

אם יש לכם פגישה או שיחת טלפון בקרוב, כדאי ליצור מראש רשימה שתשקף את נושאי השיחה הקרובה. "הרשימות האלה הופכות את המשא ומתן לאפקטיבי יותר מכיוון שהנושאים לדיון תמיד בהישג יד", אומרת פאולה.

טוב להכנת רשימות. ניתן לשלב רשימות בו לתיקיות, וזה מאוד נוח.