תוכן עניינים:
2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56
על ידי קריאת מאמר זה, תהפוך למלך האימיילים. בִּיוֹשֶׁר.
עבור רבים, הדואר האלקטרוני הוא עדיין כלי עבודה בלתי מעורער וסבל יומיומי. למישהו יש שבעה מכתבים נכנסים, והוא יסדר אותם במהירות עכשיו. למישהו יש 46 נכנסים, אבל הוא גם יגרוף אותם ביום, כי הוא רגיל לזה. לכל אדם קיים סף מסוים למספר המיילים הנכנסים ביום, איתו הוא יכול להתמודד ללא עיכוב בעיבוד למחרת ובהתאם לכך מבלי ליצור חסימות בתיבת המייל. אפשר לקרוא לסף הזה "טבעי".
אם יש יותר מיילים ממה שאדם יכול לעבד, אז אתה צריך לשנות את הגישה שלך לניהול דוא ל. זה יגדיל את הסף לערך הנדרש במקרה מסוים. צריך לנהל 100 מיילים ביום? זה אומר שאתה יכול לעשות 100, פשוט השתמש במתודולוגיה הנכונה כשאתה עובד עם דואר. איזה מהם? בוא נגיד לך עכשיו.
האינדיקטור היחיד לכך שאדם יכול לטפל בדואר הוא אפס דואר נכנס בסוף יום העבודה. עקרון המפתח של עיבוד מוכשר של הודעות נכנסות הוא להבין איזה סוג של מכתב לפניך. ראשית עליך ללמוד כיצד לסווג בבירור אותיות ולדעת מה לעשות עם כל סוג.
ניתן לחלק את כל המיילים הנכנסים לשבע קטגוריות:
- אתה לא חייב לענות, אתה לא צריך לקרוא. ישנן שתי דרכים למכתבים כאלה: ארכיון או מחיקה. אם אתה מקבל עוד ניוזלטר שמעולם לא קראת, אז עשה לעצמך טובה - בטל את המנוי. פעולה אחת בתמורה להיפטרות מעשרות מיילים כאלה בעתיד. אנחנו רוצים ללמוד איך להתמודד עם זרימת המכתבים ביום? פחות זרימה קל יותר לטפל. אל תפחד לפספס משהו חשוב. מידע נחוץ באמת יגיע אליכם בצורה אחרת ויצוץ לפניכם לפחות פעם נוספת.
- עם קבצים מצורפים. אלו יכולות להיות הודעות על הצורך לשלם עבור משהו או מידע עבור עבודה נוכחית או עתידית. זה שימושי ליצור תיקיות נפרדות עבור מכתבים כאלה, אבל ללא קנאות. יותר מדי תיקיות? לפשט. כדי למצוא משהו שאתה צריך אחר כך, אתה לא צריך אלף תיקיות, אלא את היכולת להשתמש בפונקציות החיפוש של הדואר.
- ענה כרצונך. נראה שהתשובה היא אופציונלית, אבל לפעמים אדיבות מועילה. כאן, פעל אך ורק לפי המצב.
- עם מרווח זמן להיכרות. מעניין לקרוא, אבל לא הכרחי. נסו לסווג כמה שיותר מיילים בקטגוריה זו ובקטגוריה הקודמת. זהו המפתח לטיפול יעיל בדואר.
- אני צריך לענות היום. הכל פשוט כאן: קח וענה או עכשיו, אם משהו מאוד דחוף, או בסוף יום העבודה.
- אני חייב לענות, אבל לא היום. היופי באימייל הוא שזה לא צ'אט או טלפון. אף אחד לא מצפה ולא צריך לצפות לתגובה מהירה במייל, אם זה לא מצוין בכותרת המכתב. אם יום מסוים מוגדר כמועד אחרון לתגובה, או שאתה בעצמך יודע ומבינה כמה זמן אתה צריך לתת תשובה, אז שים מכתבים כאלה בתיקייה המתאימה. לדוגמה, "השב ביום שני", "השב ביום שלישי" וכן הלאה. כעת צור לעצמך רשימת בדיקה, המכילה את הפריט "בבוקר, עיבוד דואר נדחה להיום". ישנם גם כלי אוטומציה מיוחדים למטרות כאלה: עבור Gmail, ו.
- מכתב לא מובן. יש אותיות שקשה לסווג אותן. אל תייסר את עצמך בהרהורים והסכים עם עצמך לסווג מכתבים כאלה באחת מהקטגוריות המפורטות לעיל.
בהתבסס על סיווג זה, אנו זקוקים לתיקיות לקטגוריות 2, 3, 4 ו-6.
כללים לעיבוד דוא"ל יעיל
- הקדישו 30 דקות בסוף יום העבודה שלכם כדי להביא את תיבת הדואר הנכנס שלכם לאפס. זה יעיל יותר מאשר לנסות להגיב באופן מיידי לכל מייל. אנשים לא עושים ריבוי משימות. פחות הסחות דעת והחלפות, יותר יעילות.
- מה לעשות עם מיילים דחופים? הגדר לעצמך מרווח שבו אתה בודק את תיבת הדואר הנכנס שלך במהלך היום. למשל פעם בשעה. בדוק בתיבת הדואר הנכנס שלך אם יש אימיילים חשובים דחופים, ואם אין כאלה, חזור לעבודה. זכרו את היתרון של הדואר: הוא אינו אמצעי לתקשורת מיידית. ייתכן שהבעיה המוזכרת באחד המיילים הלא דחופים תיפתר ללא השתתפותכם עד סוף היום, או שעד סוף היום תקבלו מידע נוסף, שיאפשר לכם לפתור את הבעיה מהר יותר וביעילות רבה יותר.
- בכל פעם שאתה לא בודק את הדואר שלך, השאר את הדואר סגור. כבה התראות. חסוך לעצמך את ההתבוננות המסיחה במספר המכתבים הנכנסים. עכשיו יש לך עבודה אחרת, ועדיין לא הגיע זמן הדואר. ברגעים של ספק לגבי נכונות הגישה הזו, זכרו: אינכם נמצאים בתחנת כוח גרעינית, אבל גם אם הייתם שם, ממילא לא היו מודיעים לכם על התחממות יתר של הכור במייל.
- השתמש בדחף שלך לסיים את יום העבודה שלך בזמן כדי להאיץ את עיבוד הדואר. לכן מומלץ לפרק את תיבת הדואר הנכנס לאפס בסוף היום. יש לך 30 דקות ואתה רוצה לסיים עם זה מהר. ביסודו של דבר, מסתבר שזה סוג של משחק, אבל אתה יכול גם להפוך את עיבוד האימייל בצורה מכוונת.
- תהיה קצר ולעניין.
- היו חיוביים וידידותיים. אימיילים יכולים לבנות ולהרוס מערכות יחסים. במקום לפתור סוגיות חשובות באמת, אנשים גולשים לפעמים לניסיונות לקרוא ליריב אידיוט בצורה עדינה וסמויה ככל האפשר, ועל זה מבוסס כל הטקסט. אין שום דבר מוזר להביע את היחס החיובי שלך לנמען באמצעות ביטוי קטן ונעים בגוף המכתב. הידידות שלך תחזור אליך, וההתכתבות שלך תהפוך להרבה יותר משמעותית ויעילה.
- אתה צריך לגרוף אותיות בסדר הפוך. ורק כך. נראה שיותר הגיוני להתחיל באותיות ישנות יותר, אבל המטרה שלנו היא אפס תיבת דואר נכנס, מה שאומר שעד סוף יום העבודה אפילו נגיע למכתב הראשון שיתקבל. אם תפנקו את עצמכם ותתחילו להשאיר את המכתבים האחרונים שקיבלתם היום למחר, אז כל הטכניקה מפסיקה לעבוד. למה שתרצה ללמוד דיוור טוב בכלל אם אתה לא מקפיד על כלל בסיסי? תמשיך לעבוד כמו פעם ולסבול.
- פתחו רק את המכתבים שאתם צריכים, שלח את השאר לארכיון או למחיקה. אנחנו עושים שימוש יתר במינויים לדברים מיותרים (מנוי ל-Lifehacker, להיפך, הוא מאוד הכרחי) וכתוצאה מכך אנחנו מקבלים יותר מידע ממה שאנחנו יכולים לקרוא. איך להבחין בין האותיות שאתה רוצה? יש כלל אחד פשוט, אך יעיל מאוד: פתח רק את המכתבים הממוענים לאדם ספציפי אליך באופן אישי. השאר - באחת הקטגוריות המתוארות בתחילת הכתבה לפי המצב.
- צור תבניות. לעתים קרובות, התגובות למיילים הן די סטנדרטיות, כלומר, אתה כותב את אותו הדבר. שמתם לב שאתם כותבים את הביטוי הזה לעתים קרובות? צור תבנית להעתק-הדבק מהיר או צור אותה בשירות הדואר עצמו.
- אם הדואר עבר עיבוד, ועדיין יש זמן, אז אתה צריך להשתמש בו בצורה רציונלית. אנחנו הולכים לקטגוריית האותיות מספר 3, 4 ו-6 ועושים שם סדר בדברים.
מדריך זה, המבוסס על מיון נכון, כפי שאתה יכול לראות, הוא תוספת מצוינת לטיפים הכלליים יותר בדוא"ל של מנכ"ל LinkedIn, ג'ף ויינר. כמו כן, אל תחמיצו את 10 טיפים המייל של ליאו באבאוטה. למעשה, ישנן דרכים רבות נוספות להפיק את המרב מהאימייל שלך.נסה את הטכניקות שמתאימות לך, נתח את התוצאות ואל תשכח להשאיר בתגובות טיפים משלך לשיפור היעילות בעבודה עם דואר אלקטרוני.
מוּמלָץ:
כיצד תיבת דואר נכנס ריקה משפיעה על הפרודוקטיביות שלך
רוב הבעיות בתחום הפריון האישי הן תוצאה של אי ודאות ובלבול. תיבת דואר נכנס ריקה היא אחת הדרכים להימנע מכך
אפס עבור iOS - תיבת דואר בעטיפה אחרת
Zero הוא לקוח אימייל של iOS הדומה במראהו ל-Mailbox
7 חלופות ראויות לסגירת תיבת דואר
Dropbox סוגרת את לקוח הדואר האלקטרוני הפופולרי שלה Mailbox, אבל החיים לא נגמרים שם! החלטנו להקל על חייכם על ידי בחירת האלטרנטיבות הטובות ביותר
תיבת דואר עבור Mac: לקוח הדואר המפורסם כעת במחשבים (+ כמה מקשים)
Mailbox הציגה גרסת Mac של לקוח הדוא"ל שלה. זה עדיין בטא, אבל מאוד מאוד מעניין
Mail Pilot עבור OS X: תיבת דואר אפס אפשרית
הדואר המובנה של Apple Mail עושה את עבודתו די טוב ומספק גישה לתכונות רבות. עם זאת, אנשים נוטים לשאוף תמיד לשלמות וחלק מהמשתמשים מנסים כל הזמן כלים שונים או משתמשים במספר בו זמנית. לאחרונה סיפרנו לכם על לקוחות הדוא"ל הטובים ביותר עבור Mac והזכרנו את Mail Pilot, שהיה אז בגרסת בטא.