איך לא להיות עבד אימייל: 7 טיפים מראש לינקדאין

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

מספר עצום של אנשים מתמודדים עם אותה בעיה מדי יום: דואר אלקטרוני, שנועד לייעל ולארגן תהליכי עבודה ותקשורת, הופך לעתים קרובות למשגיח מרושע, מאלץ אותך לפקוח עין על אנשים נכנסים, כאילו אתה עובד על מסוע. ברגע שדעתכם מוסחת, המידע המצטבר כל הזמן הופך במהירות תיבת דואר מסודרת ונקייה למזבלה, שתהיה קשה יותר לנקות אותה ככל שלא תחזרו לדואר זמן רב יותר.

היום אנו מביאים לכם כמה טיפים פשוטים לניהול אינטראקציות הדוא"ל שלכם מג'ף ויינר, מנכ"ל LinkedIn. האיש התורן הזה נאלץ לשמור על קשר עם מאות אנשים מדי יום, ויש לו כמה טריקים שמאפשרים לו לא לטבוע במפולת המידע הזו.

תיבת הדואר הנכנס שלי הפכה למעשה למרכז המרכזי של זרימת העבודה שלי - אני מתקשר בקביעות עם למעלה מ-4,300 עובדים ב-26 ערים ברחבי העולם באמצעות דואר. זה לא אומר שתמיד הייתי חובב אימייל, או שלא היו לי מצבים שבהם העבודה שלי עם הדואר דומה לעבודה סיזיפית.

בכל אופן, במהלך השנים פיתחתי כמה קווים מנחים פרקטיים שאפשרו לי לעבור מהמושג "הדואר שולט בי" למושג "אני שולט בדואר".

1. רוצים לקבל פחות דואר – שלח פחות דואר

העצה הזו נראית פשוטה עד כדי גיחוך, במיוחד בהקשר של בעיה שכיחה שכזו, אבל מבחינתי, אני רואה בה כלל הזהב לניהול מוצלח של אימייל.

מסקנה זו הגיעה אלי במהלך עבודתי בחברה קודמת, בה עזבו שניים מהאנשים הקשורים אליי ביותר. הם תקשרו ביעילות רבה עם אנשים, עבדו קשה וכפי שהתברר, שלחו הרבה דואר. בזמן שהם עבדו בחברה, נפח ההתכתבויות שהגיע דרך המייל נראה נורמלי לחלוטין, אולם לאחר שעזבו גיליתי שהתנועה בדואר שלי ירדה בכ-20-30%.

כל הפעילות הזו בדואר לא הייתה רק מכתביהם: היו תשובותי אליהם, אלא גם מכתבים ותשובות מכל הנמענים צורפו להתכתבות. לעתים קרובות הודעות אלו לא הצריכו את השתתפותי החובה בדיון.

מאותו רגע הצבתי לעצמי תנאי ברור - לא לכתוב שלא לצורך. התוצאה: פחות דואר ויותר הזמנה בתיבת הדואר הנכנס מבלי להתפשר על פעילות העבודה. מאז השתדלתי שלא לחרוג מהכלל הזה.

2. סמן הודעות דוא"ל ממתינות כלא נקראו

סימון הודעת אימייל כלא נקראה שינתה מהותית את הדרך שבה אני עובד עם דואר. מספיק לי לעבור במהירות על המכתבים הנכנסים, לענות מיד על הדחופים ביותר ולמחוק מיותרים. את אותן האותיות שאני צריך לחזור אליהן אחר כך, אם יש זמן, אני מסמן כלא נקרא. בכך נעלם החשש שמכתב חשוב, שנקרא ונשאר ללא מענה, יישכח ויקבור בבטן תיבת הדואר. אותה גישה מאפשרת לנו ליישם מעין רשימת ToDo, אליה אצטרך לחזור בהמשך.

אני משתדל לסיים כל יום עבודה עם מינימום של מכתבים ממתינים כאלה, ובאופן אידיאלי הם לא צריכים להיות בכלל. אם ביום זה אין לי זמן לחזור אליהם, אז אתחיל איתם למחרת בבוקר העבודה.

3. קבעו לו"ז דיוור ברור

במהלך השנים האחרונות, חיי בימי עבודה התנהלו לפי לוח זמנים די ברור. להתעורר ב5:00-5:30 בבוקר, שעה לדואר, לקרוא חדשות, ארוחת בוקר, לשחק עם הילדים, להתאמן, למשרד, לחזור הביתה, להשכיב את הילדים, ארוחת ערב עם אשתו, מנוחה (בדרך כלל זו צפייה בטלוויזיה עם ניקיון של תיקיית הדואר הנכנס בזמן פרסומות ורגעים משעממים).

הסתבר שעמידה בלוח זמנים כזה אני יכול לנהל את הדואר בקלות, אולם ברגע שמשתנה מעט לוח הזמנים מתחיל כאוס בתיבת הדואר.

במקרה זה, לא תרגישו את הלחץ הגובר מההבנה שהקופסה שלכם תישאר לפתע ללא השגחה. שמירה על לוח זמנים במסלול תעזור לשמור על שליטה על הדברים. זה עזר לבנג'מין פרנקלין, זה עוזר גם לך.

4. הביעו את עצמכם בצורה ברורה יותר

זוכרים את משחק הטלפון השבור? זה היה די מצחיק אז, אבל עכשיו הכל נחשב בקונספט של עבודה ועסקים, ואין זמן למשחקים.

מילים חשובות מאוד ויש לבחור אותן בקפידה כדי למנוע אי בהירות ואי הבנה. ככל שיהיה יותר חד משמעי וברור להבנת הטקסט שלך, כך קטן הסיכוי שתקבל מכתב שני המבקש להבהיר את הראשון.

5. חשבו על הנמענים

לעתים קרובות נראה שהשדות To ו-Cc נתפסים בעיני רבים זהים. למעשה בעזרתם תוכלו להבהיר באופן חד משמעי ממי מהנמענים אתם מצפים לתגובה, ולמי נשלח העתק מהמכתב על מנת לעדכן אותו.

למעשה, אי הדגשת הנמענים מהם נדרשת תגובה היא הדרך המהירה ביותר ליצור בהלה ובלבול בהתכתבות. 6 נמענים במקום נמען אחד ו-5 עותקים הם 5 תגובות אפשריות נוספות, שכל אחת מהן יכולה לגדול לשרשרת נפרדת שלמה של אותיות.

6. אשר קבלה

אם אתה מצויין כנמען, והמכתב באמת מופנה אליך, אז אל תתעצל להודיע לשולח שקיבלת את המכתב. לא צריך הרבה מילים, פשוט "קיבל" או "קיבל" יספיקו. זה יהפוך לסימן שקיבלת את המידע במלואו ובנפח הראוי ושהשולח לא נדרש עוד לשלוח לך משהו אחר באותו נושא.

אם לא אישרת קבלה, השולח נשאר לגמרי לא מודע למכתב. אולי זה הלך לאיבוד במעמקי התיבה שלך? אם מדובר במידע חשוב, אז הספק והחרדה יאלצו את השולח לכתוב לך מכתב נוסף ובו בקשה לאשר את קבלת המכתב הראשון, או לשאול מישהו אחר על נוכחותך במקום העבודה. מעורבים אנשים נוספים, מכתבים נוספים נשלחים ומתקבלים.

7. הרחיקו רגשות מהדואר

דואר אלקטרוני יכול להיות כלי שימושי אם משתמשים בו נכון. זה יכול גם להפוך לכוח הרסני אם משתמשים בו בצורה לא נכונה. הדוגמה הנפוצה ביותר היא השימוש בדואר כדי לדון בנושאים שנויים במחלוקת, סותרים ורגישים.

זה לא מפסיק להדהים אותי איך אנשים משתמשים במילים וביטויים בהתכתבות שלעולם לא היו אומרים מול אותו קהל.

אם פתאום אתה מוצא את עצמך בהתכתבות כזו, אז תעשה דבר אחד פשוט - תפסיק. ניתן לפתור מחלוקת או סכסוך באמצעות הרמת טלפון והתקשרות לנמען, או בפגישה אישית עמו. דברים עדינים כאלה לא צריכים להתעסק בהתכתבות טקסטואלית. הטקסט אינו מעביר את המרכיב הרגשי, האינטונציה ועוד דברים חשובים שיכולים להכריע לפתרון בונה לסוגיה.

(דרך ג'ף ויינר)