למה אין מספיק זמן ואנרגיה לדברים הכי חשובים ומה לעשות בנידון

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

מלכודת הדחיפות היא האשמה. אנחנו מבינים איך זה עובד ואיך לא להיכנס לזה.

כמה פעמים בסופו של יום קשה ועמוס הבנת שנראה שאתה מסתובב כמו סנאי בגלגל במשך שעות רבות ופתרת הרבה בעיות, אבל לא הקדשת זמן לפרויקטים חשובים באמת? כמה פעמים הבטחת לעצמך להתייחס לעניינים אישיים שהם משמעותיים עבורך: ספורט, יצירתיות, לימודים, אבל אפילו לא הצלחת להתחיל אותם במשך חודשים? אם זה קרה לך, אז, כמו רוב האנשים, נפלת למלכודת הדחיפות.

מהי מלכודת הדחיפות

מחקר מבית הספר לעסקים של אוניברסיטת ג'ונס הופקינס הראה שלעתים קרובות יותר מאשר לא, אנו נוטשים משימות מעניינות וחשובות לטובת משימות דחופות. ואנחנו ממש נוטים לדחות פרויקטים משמעותיים לאחר מכן, קודם כל, לקחת על עצמם את אלה שכפי שנראה לנו, צריך להיעשות עכשיו.

זה נקרא מלכודת הדחיפות. זה מוביל אותנו ללחץ, תשישות רגשית, ולמרבה הפלא, אובדן כסף. חוקרים גילו שאנו נוטים לקחת על עצמנו משימה שנראית דחופה יותר, גם אם משלמים עליה פחות מאשר על משימה עם מועד רך יותר. זה קורה מכמה סיבות.

למה אנחנו נופלים למלכודת הדחיפות

1. אנחנו סובלים אם אנחנו לא יכולים להשלים את המשימה

זה התגלה עוד בשנת 1927, ואז זה אושר יותר מפעם אחת: אנשים מרגישים לא בנוח אם יש עסק לא גמור תלוי מעליהם. תכונה זו של חשיבה נקראה אפקט זייגרניק. ומכיוון שמשימות דחופות, ככלל, קטנות מספיק ואינן לוקחות הרבה זמן, איננו יכולים לדחות אותן, כי אז הפריט הבא ברשימת המטלות לא יימחק. ואנחנו תופסים את המשימות הקטנות האלה, פותרים אותן אחת אחת ולא יכולים להפסיק. כמו עם חבילת צ'יפס: עד שלא תאכל הכל, לא תירגע.

2. אנחנו תקועים במנהרה ולא רואים שום דבר מסביב

כלומר, אנחנו מוצאים את עצמנו כל כך מוצפים בעניינים קצרי טווח עד שאנחנו ממש לא יכולים לנשוף, להסתכל על לוח הזמנים שלנו מבחוץ ולהעריך מה באמת חשוב ומה לא. אפשר להשוות את המצב הזה לראיית מנהרה: אנחנו לא רואים את התמונה השלמה, אלא רק קטע שנמצא במרכז תשומת הלב שלנו כרגע.

3. אין באפשרותנו לארגן נכון את יום העבודה

אם התהליכים אינם באגים באשמתך או באשמת ההנהלה, משימות שגרתיות מתחילות ממש לצרוך זמן ומאמץ. נניח שאתה עצלן מכדי ליצור תבניות למסמכים ומכתבים - ובכל פעם אתה מבלה שעות יקרות רבות בעבודה עם תיעוד או דואר נכנס. או שמנהל הפרויקט שלך לא הסכים עם הלקוח לבצע את כל העריכות בבת אחת, ואתה צריך להיות מוסחת על ידי הערות חדשות אינספור פעמים.

4. נראה לנו שאם נתעלם ממשימה דחופה יקרה אסון

יבוא מנהיג או לקוח רשע והוא ישבע הרבה, ימנע ממך כסף, השמיים יפלו ארצה, כולנו נמות.

כל ההתראות הללו על הודעות חדשות, שיחות, עריכות, הזמנות קטנות נוספות יוצרות אשליה שאי אפשר לדחות אותן. אם כי, למעשה, אין כל כך הרבה משימות בוערות באמת.

כיצד להימנע מללכוד בדחיפות

1. התחילו את היום במשימות חשובות ולא דחופות

ספרי ניהול הזמן הקלאסיים אומרים שהדבר הראשון שצריך לעשות הוא "לאכול את הצפרדע". כלומר, לחסל משימה קטנה ולא מאוד נעימה. יש הגיון בגישה הזו: אחרי שיחה קשה או מענה למכתבים משעממים, אנחנו מרגישים כמו מנצחים ובעלייה אנחנו לוקחים דברים אחרים.

אבל יש סיכון שאחרי ה"צפרדע" הראשונה תבוא השנייה, אחר כך השלישית, הרביעית… ועכשיו ערב, ה"צפרדעים" נאכלו לאין שיעור, אבל הידיים לא הגיעו לדבר החשוב באמת. משימות. לכן, אפשר לנסות את ההיפך: להתחיל את היום במה שיותר משמעותי, אבל לא דחוף, ורק אז לעבור לכל ערימת המשימות הקטנות הזו.

2. למד לקחת הפסקה

אל תמהרו להגיב מיד להודעות חדשות ולבצע כל משימות ובקשות קטנות. נשמו פנימה והחוצה ותעריכו כמה זה דחוף באמת. אם המשימה סובלת, דחו אותה על ידי מתן עדיפות לפרויקט הגדול והיקר יותר.

3. נסו לעבוד בבלוקים

נניח 40 דקות למשימות חשובות ו-15 דקות למשימות דחופות. הגדר טיימר כדי שהשגרה הקטנה לא תבאס אותך יותר מדי, וברגע שהיא מצפצפת, תחזור לדברים הגדולים. סביר להניח, שיחה או מכתב יוכלו להמתין ב-40 הדקות הבאות.

4. שלבו דברים

אפשר לעשות הרבה דברים קטנים בזמן שאתה נוסע ברכבת התחתית, עומד בתור בסניף הדואר, מחכה לילד משיעור ציור. לא סביר שניתן יהיה לעסוק בעבודת גמר, ספר, דו ח או תוכנית ברגעים כאלה, אבל בהחלט אפשרי להגיב במהירות להודעות, למלא כמה טפסים, לבצע עריכות קלות.

5. זכרו שמשימות דחופות לעולם לא יסתיימו

טעות גדולה מאוד לחשוב שעכשיו תנקו מהר את כל השגרה הזו: קבעו תור לרופא, תענו על מכתבים, תזמינו לילדכם נעלי ספורט חדשות, תמלאו תעודת דו ח - ואז, בלב קל, אתם ייקח עבודה חשובה ופרויקטים אישיים: עדכן את תיק העבודות ואת קורות החיים שלך, קרא ספר בשפה זרה, חפש מידע למחקר. אבוי, זה לא יהיה כך. דברים קטנים ימשיכו ליפול עליך עד שתשתלט עליהם.