מדוע רשימת המשימות לאותו יום גרועה וכיצד מחליפים אותה

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

למעשה, זה לא מגדיל את התפוקה, אלא מקטין אותה.

זה לא משקף את חלוף הזמן בפועל

לפי ניסוי אחד, People Awful at Estimating Time, רק 17% מהאנשים מעריכים נכון כמה זמן עבר. לרובנו קשה לחשב כמה זמן ייקח לנו לעשות את זה או את זה. זה משפיע גם על אנשים מצליחים כמו אילון מאסק: כמה פעמים הוא כבר קבע תאריך יציאה לדגם חדש של טסלה ולא עמד בדדליין. בילדותו אחיו נאלץ לומר לו שהאוטובוס לבית הספר יגיע מוקדם מעכשיו, כי הוא ידע שאלון יאחר.

אנחנו אופטימיים מדי לגבי הזמן שייקח להשלים משימות. אחרי כוס קפה בבוקר, נראה שבמהרה נגמור עם זה. אבל רשימת המטלות הולכת וגדלה, שלושה פריטים הופכים לעשרה, והמשימה שרצינו לסיים בכמה דקות נמתחת למשך שעה.

הוא לא גורם לך להרגיש שיום העבודה נגמר

נסו להיזכר בפעם האחרונה שסימנתם את כל הפריטים מהרשימה. בדרך כלל זה נדחה למחר, מתחדש שוב וכן הלאה עד אינסוף. בגלל זה, נראה שהעבודה לעולם לא נגמרת, ואין לך זמן לכלום.

בנוסף, נראה שהכל צריך להיכלל ברשימה, ללא קשר למידת החשיבות והערך. כתוצאה מכך, אתה מקדיש יותר תשומת לב למשימות שאינן כל כך חשובות בטווח הארוך.

זה מאפשר לך להימנע מעניינים חשובים

הנה דוגמה טיפוסית לרשימת מטלות. נניח שהוא חובר על ידי מומחה מכירות.

• ניתוח דואר.
• קרא הודעות ב-Slack.
• עשה עסקה עם פול למחר.
• היפגשו עם צוות השיווק והעלו רעיונות.
• לך על מצרכים.
• בצע 50 שיחות קרות.
• לִשְׁטוֹף.
• תנקה את הבית.

לא צריך גורו פרודוקטיביות כדי להבין שהדבר החשוב ביותר ברשימה הזו הוא 50 שיחות קרות. אמנם זה נחמד לצאת ולעשות משימות קטנות אחרות, אבל הן לא ישפיעו על שום דבר. אם אתה במכירות, הדבר החשוב ביותר עבורך הוא להתקשר ל-50 לקוחות פוטנציאליים.

למרבה הצער, הרבה מהזמן אנחנו משתמשים ברשימות מטלות כדי להימנע מדברים שלא בא לנו לעשות. ואלה הדברים שבדרך כלל מתבררים כדבר הנכון לעשות.

החלף אותו באסטרטגיה אחרת

נצל את הרעיון של היזם Aytekin Tank. הוא מציע להחליף רשימות ב"אסטרטגיית צייד".

בימי קדם, אנשים צדו כדי לשרוד. אם הצייד יתפוס משהו, למשפחתו יהיה מה לאכול. אם לא, הם יצטרכו לגווע ברעב. זה פשוט. לא היה לו זמן לבדוק את הדואר שלו, ללכת לפגישות, ופחות לעשות רשימות מטלות. הוא התעורר במטרה אחת - להשיג אוכל בציד. זה היה העסק העיקרי שלו להיום. הלך הרוח הזה שימושי גם בעת תכנון היום שלך.

אל תכתוב תריסר מקרים. בחר את זה שאתה חייב לעשות וזה ישפיע הכי הרבה על העבודה שלך. אם אתה מתקשה להחליט, זכור את המשימה שאתה הכי פחות רוצה לעשות.

כאשר אתם מגיעים לעבודה בבוקר, רשמו מטרה אחת חשובה ליום על פיסת נייר והדביקו אותה במקום בולט. למשל, על מסך מחשב. אם אתה מבחין שדעתך מוסחת או שאתה רוצה לבדוק את הדואר שלך, עצור. הסתכל על המטרה המוקלטת והתכוונן ל"ציד" שלך. תוכל להשלים משימות קטנות על ידי סיום המשימה העיקרית.

השתמש בשיטה זו במשך מספר שבועות, כתוב יעד אחד על פיסת נייר בכל יום. ואז נתח את המצב. אם אתה מרגיש מרוצה יותר מעבודתך ושם לב שתרומתך למטרה המשותפת גדלה, המשך "לצוד".