איך לתעדף כשאתה מוצף כל הזמן

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

אנחנו מגדירים את העיקר בחיים ולומדים לשים אותו במקום הראשון.

כשאתה טובע בים של משימות והתחייבויות, אפילו ההחלטה מה לעשות קודם יכולה להיות מסובכת. במצב כזה, חשוב לקבל שפשוט אי אפשר פיזית להשלים הכל, ולהדגיש את הדבר החשוב ביותר. אחרת, מתח ואשמה ירדפו אותך.

מה צריך להיות בראש סדר העדיפויות

לכל אחד יהיו משימות ספציפיות משלו, אבל יש כמה תחומי חיים שכולנו צריכים לשים אליהם לב יותר. הם אלו שעוזרים לך להתקרב ליעדים ארוכי הטווח שלך ולהפוך את החיים לכדאיים. עם זאת, רבים מתעלמים מהם במשך חודשים או אפילו שנים. נסה להעביר אותם לראש רשימת המטלות שלך.

1. בריאות

אורח חיים בריא נמוג ברקע לעתים קרובות יותר. אנחנו מוותרים על הליכה בפארק ואימונים כדי לעשות דברים, או שאנחנו בוחרים מזון מהיר כדי שלא נבזבז זמן על בישול.

התוצאות של החלטות כאלה מצטברות ומתחילות להשפיע על כל תחומי החיים. מזון מהיר אינו מספק מספיק אנרגיה כדי לעבוד היטב. הלחץ והעצבנות הנובעים מכך שלא דואגים לעצמנו יכולים לגרום לנו להרגיש כאילו אנחנו נמצאים אצל אהובינו. כתוצאה מכך, לא רק הרווחה הפיזית סובלת, אלא גם הרווחה הנפשית, המצב הרגשי מתדרדר. אז הזכירו לעצמכם: בריאות היא הבסיס לכל דבר.

2. שינה

להתכונן למבחנים, לסיים לכתוב דוח, להישאר ער עד מאוחר ולראות סדרה - אנחנו בוחרים הכל מלבד לישון. נראה שבצמצום נרוויח עוד כמה שעות לעניינינו. אבל המחיר גבוה מאוד.

סביר להניח שחווית את ההשפעות של חוסר שינה: עייפות, עצבנות, חוסר יכולת להתרכז ולעשות משהו פרודוקטיבי. אבל מחקרים מראים שהמחסור המתמיד במנוחה מוביל לבעיות חמורות הרבה יותר, ממחלות של מערכת הלב וכלי הדם ועד להידרדרות המוח. אל תזניח את השינה.

3. יחסים עם אנשים אהובים

ברגעי לחץ, אנו מתחילים פעמים רבות מערכות יחסים עם אנשים אהובים, מתוך אמונה שהם לא ילכו לשום מקום ופשוט נחזור לתקשורת כשיהיה לנו יותר זמן. וכך אנחנו מפספסים קונצרט של ילד בגלל פגישת עבודה, או שאנחנו שוכחים לאחל לחבר יום הולדת שמח כי המחשבות עמוסות בעסקים. דברים קטנים כאלה מצטברים ומקלקלים מערכות יחסים, וקשה לשקם אותם אחר כך.

הקדישו זמן לחיזוק המשפחה והחברויות כדי שלא תצטרכו להצטער על מה שפספסתם. הנה כמה טיפים שיעזרו לך לעשות זאת:

• לעשות את הצעד הראשון. אל תחכה שאחרים יציעו משהו. תהיה זה ששומר על קשר ומזמין משפחה וחברים לאנשהו.
• קבע בעצמך מה לא תפספס עבור שום דבר בעולם. בשלב מסוים, בהכרח תצטרך לבחור לטובת עבודה או אחריות אחרת. אבל חייבים להיות מצבים שאי אפשר להזניח, כמו יום נישואין או עזרה לחבר ברגע קשה עבורו.
• שמור על קשר. כולנו עסוקים, אבל זו לא סיבה לאבד קשר. התקשרו, כתבו, ברכו את יקיריהם על הניצחונות, הביעו הזדהות במקרה של כישלונות, הודו וצרו קשר סתם כך.

4. עבודה פרודוקטיבית

לעבוד קשה ולהיות פרודוקטיבי זה לא בהכרח אותו דבר. אתה יכול לעבוד מהבוקר עד הלילה, אבל להשיג תוצאות מינימליות. לכן, חשוב לפעול לא רק בחריצות, אלא בחוכמה: לעבוד לעומק, להתרכז במשימות שעוזרות לצמוח, כולל מקצועית. חפש ותעדף הזדמנויות המאפשרות לך ללמוד דברים חדשים ולעשות דברים שנותנים לך השראה.

מה להחריג מסדרי עדיפויות

כדי לעלות משהו ברשימת המטלות, אתה צריך לוותר על משהו אחר. הנה כמה פעילויות שתוכל לבצע כדי לפנות את הזמן והאנרגיה שלך.

1. מדיה חברתית וקליטת תוכן

בדיקת מה חדש באינסטגרם או בטוויטר לא צריכה להיות בראש סדר העדיפויות שלך. הנה מה שמחבר המינימליזם הדיגיטלי Cal Newport מייעץ: "התמקד בקומץ של פעילויות מקוונות שנבחרו בקפידה התומכות בערכים שלך, ודלג על השאר."

כדי להקל על תהליך זה:

• עקוב אחרי לאן זמנך הולך. יש שירותים מיוחדים לכך. כשאתה רואה כמה אתה מבזבז, קל יותר להפנות את הזמן הזה למשהו אחר.
• תקשה על עצמך לגשת. הסר אפליקציות מדיה חברתית כדי למנוע גישה לשעמום.

2. משימות בעלות ערך נמוך

תמיד יש דברים שלוקחים הרבה זמן, אבל לא מזיזים אותנו קדימה:

• לבדוק דואר ולענות על מכתבים;
• לקרוא את ההודעות המצטברות בצ'אטים בעבודה;
• לעשות משימות אדמיניסטרטיביות שחוזרות על עצמן;
• למלא את הבקשה הדחופה של מישהו.

תחלופה כזו רק מסיחה את הדעת מהעיקר. הזכירו לעצמכם שלא תשיג מטרות גדולות אם תעשה רק דברים קטנים כאלה כל הזמן.

3. גישה שלילית

לעתים קרובות אנו מתעכבים על אירועים ומכשולים לא נעימים, מפקפקים בעצמנו או כועסים על אחרים. זה לא רק מקלקל את מצב הרוח, אלא גם גוזל זמן שניתן להשקיע בשינויים בחיים. השתמש באסטרטגיות הבאות כדי להימנע מלהיתקע במחשבות שליליות:

• אספו אוסף של מחמאות. כשמישהו אמר משהו טוב, שיבח, הודה, החמיא לך, רשום את זה במחברת או שמור צילום מסך. כאשר אתה במצב רוח רע, קריאה חוזרת של המילים הטובות תעזור לך להרגיש טוב יותר.
• צפו בדיאלוג הפנימי שלכם. כאשר אתה מבחין במחשבות שליליות על עצמך, דמיין את עצמך אומר משהו כזה לחבר קרוב או לילד. סביר להניח שתגלה שאתה ביקורתי מדי כלפי עצמך.
• תהיה יותר נחמד. זכור שייתכן שאנשים פגעו בך בגלל שהם חוו קשיים בעצמם. אבל אל תשכח להיות נחמד לעצמך. אם אתה מרגיש שהאדם רעיל, הגן על הגבולות שלך או הפסק לתקשר.

לשים את החשוב במקום הראשון

1. שלבו את כל המשימות

בוודאי יש לכם רשימה של משימות עבודה ועניינים אישיים, וכל הזמן מסתובבים בראשכם רעיונות שונים. כל כך קשה לדעת ממה להתחיל. לכן, השלב הראשון הוא לאסוף את כל התיקים במקום אחד ולסמן באיזה תאריך יש לסיים אותם. כדי לעשות זאת, אתה יכול להשתמש בנייר או בשירותים כמו Trello ו- Todoist.

2. היפטר מהסחות דעת

חסום גישה לאתרים גוזלים זמן. אתה יכול לעשות זאת במשך כל היום או לתקופה מסוימת כאשר אתה צריך לעבוד ללא הסחת דעת. אם זו לא אפשרות עבורך, לפחות כבה התראות מיותרות.

3. תתנגד לדחף לעבור למשהו חדש

תמיד יהיה רעיון או משימה חדשים שאתה רוצה להתמודד איתו. אבל במעבר מאחד לשני, לא תתקדם במה שאתה עושה. גם אם אתה משתעמם, נסה את זה. אל תוותרו על הרגל אחד לאחר שבוע כדי לנסות אחר. אל תיקח על עצמך פרויקט חדש עד שתסיים את הפרויקט הנוכחי.

4. להבחין בין עניינים חשובים לדחופים

אנו נוטים לתעדף משימות עם מועדים, גם אם הם פחות חשובים לנו כשלעצמם. אבל פעילויות כמו להתקשר לסבתא או לצאת לטיול אינן בראש סדר העדיפויות, למרות שהן רק הופכות את החיים למאוזנים ומעניקות זיכרונות יקרי ערך.

השתמש במטריקס של אייזנהאואר כדי לתעדף מקרים. יש לו ארבע קטגוריות:

• דחוף וחשוב: משימות בעלות ערך עבורך - יש להשלים אותן בהקדם האפשרי.
• לא דחוף אבל חשוב: משימות שעוזרות להתפתח - יש להזין אותן בלוח השנה.
• דחוף אבל לא חשוב: משימות שניתן להאציל למישהו אחר.
• לא דחוף ולא חשוב: משימות שיש לנטוש.

נסו לעשות דברים חשובים ככל האפשר, ולצמצם את הבלתי חשובים שבהם.

5. נהל לא את הזמן, אלא את האנרגיה שלך

כדי לעשות זאת, עליך לקבוע מתי אתה הכי פרודוקטיבי ולחלק משימות על סמך רמת האנרגיה שלך. לדוגמה:

• אם אתה קם מוקדם, שים דברים חשובים לעשות בבוקר כשאתה הכי נמרץ.
• אם אתה ינשוף לילה, עשה פרוייקטים שדורשים ריכוז בערבים.
• אם יש לך ילדים קטנים, הזמן היצרני שלך הוא כשהם ישנים או שמישהו אחר דואג להם. השתמש בפערים אלה למשימות העדיפות שלך.

6. ערכו רשימה של ההתחייבויות שלכם

לעתים קרובות אנו לוקחים על עצמנו יותר מדי, למרות שהאנרגיה והזמן שלנו מוגבלים. לכן, כדאי לבדוק מעת לעת את ההתחייבויות שלך:

• ערכו רשימה מפורטת ככל האפשר של על מה אתם מבזבזים את זמנכם.
• חלקו את הפעילויות הללו לקטגוריות: קריירה, משפחה, תחביבים וכדומה.
• החלט כמה זמן באחוזים תרצה להשקיע בכל קטגוריה.
• צמצם את מספר תחומי האחריות הפחות חשובים כך שיהיו לך מספיק משאבים עבור החשובים ביותר.
• ערכו רשימת מטלות בכל יום על סמך הקטגוריות העיקריות שלכם.

7. השתדלו "לאכול את הצפרדע" בהקדם האפשרי

צפרדע פירושה הדבר הכי קשה או לא נעים ביום. למשל, לעבוד על פרויקט שאתה חולם לעשות, לעשות ספורט, לכתוב אלף מילים לספר עתידי. בדרך כלל, אתה רוצה לדחות דברים כאלה לאחר מכן, אבל עדיף לעשות אותם קודם.

זה יקדם אותך ויקל על כל השאר במהלך היום. אם "אוכלים צפרדע" כל יום, בהדרגה תשיג תוצאות גדולות יותר.

8. חלקו משימות בבלוקים

זה יעזור לך לבנות לוח זמנים המבוסס על סדרי עדיפויות ולא לבזבז זמן במעבר מאחד לשני. כך עובדת השיטה:

• ערכו רשימת מטלות להיום.
• חלקו משימות מאותו סוג לבלוקים, למשל "עבודה עם דואר", "כתיבת טקסט", "פגישות".
• חשב כמה זמן ייקח לכל בלוק.
• הוסף בלוקים ללוח השנה אחד אחד.
• עברו אל הבא רק לאחר שתסיימו את הקודם.
• הזז בלוקים בלוח השנה במידת הצורך.

נסה להקדיש כל יום לפחות אחד מהבלוקים לסדרי העדיפויות שלך.

לקרוא גם?

• 7 שיטות תכנון יעילות שיעזרו לך להישאר על המסלול
• איך להיות יותר פרודוקטיבי: 7 כללים עיקריים
• 4 דרכים לארגן את רשימת המטלות שלך כך שתוכל לעבוד בצורה חכמה יותר