קנבן אישי: איך ללמוד לעשות את העבודה בדיוק בזמן

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

העיקר על השיטה היפנית לארגון העבודה בשאלות ותשובות.

מהי המילה הבלתי מובנת הזו - "קנבן"?

Kanban אישי היא מפה אינטראקטיבית של התעסוקה שלך. אחת האפשרויות הנפוצות והמשתלמות ביותר היא לוח דביק שעוזר לך לבצע את העבודה בדיוק בזמן.

המילה "קנבאן" עצמה מתורגמת מיפנית כ"לוח חוצות". זה הגיע אלינו ממפעל טויוטה, שם מערכת ארגון הייצור נקראת כך.

איך לוח דביק יכול לעזור לך לעמוד בזמנים?

זה מאפשר לך לראות את העיקר: מה סדר העדיפויות שלך ומה כבר השגת. זה גם מלמד אותך לא להתפזר על פעילויות משניות וחסרות חשיבות כרגע ולא לקחת על עצמך יותר מדי התחייבויות.

כנראה שכל זה מאוד קשה?

לא. ישנם רק שני כללים עיקריים במערכת הקנבן:

1. אתה צריך לדמיין את זרימת העבודה שלך. זה עוזר לך לראות את העומס האמיתי שלך, ובמידת הצורך לשנות אותו.
2. עליך להגביל את מספר המשימות שאתה עובד עליהן באופן פעיל. לעתים קרובות, כדי להמחיש את הכלל הזה, הם מביאים את הדוגמה של להטוטן: ככל שהוא מרים יותר חפצים, כך גדל הסיכוי לשבור משהו.

הדמיה משמעה להציב לוח עם מדבקות?

לא נחוץ. תוכלו להשתמש בכל אפשרות שנוחה לכם: לוח, מקרר עם מגנטים, מחברת, אפליקציות מיוחדות וכדומה. העיקר שתצייר לפחות שלוש עמודות: To doing, Doing, Done. יש למלא אותם במדבקות או כתובות כדי לראות בכל עת עד כמה אתה עסוק כרגע.

אתה יכול גם להוסיף עמודה בהמתנה למשימות לא דחופות. או כל עמודה אחרת, למשל "מנוחה" (עם המשימות "הזמנת פיצה", "לצאת לסקי" וכן הלאה).

זה עובד בפשטות: אתה מעביר מדבקות (או הערות) מעמודה אחת לאחרת תוך כדי ביצוע משימות.

ומה זה ייתן לי?

הזדמנות לקבל משוב יעיל. כאשר אתה מעביר את המדבקה לעמודה "בוצע", המוח שלך מקבל מתוק: המשימה הושלמה, אתה יכול לנוח או להתחיל משימה חדשה.

עם הזמן, תפתחו הרגל להתחיל משימה חדשה רק לאחר השלמת הקודמת. פירוש הדבר, באופן אידיאלי, לא יהיה עסק לא גמור.

כיצד אוכל לקבוע כמה משימות אוכל לבצע?

מבחינה אמפירית. התחל להשתמש בקנבן האישי שלך, ועם הזמן תגלה מה "רוחב הפס" שלך. זה יכול להשתנות בהתאם למורכבות המשימות, מצבך ומצב הרוח שלך. בחר מינימום ולאחר מכן הרם את הרף.

אגב, זו הגנה טובה מפני שחיקה בעבודה. תלמד לנהל את עומס העבודה שלך מבלי לפגוע בקריירה שלך.

במה שונה קנבן אישי מרשימת מטלות רגילה?

הדמיה, היכולת לראות את התוצאה הסופית (כמה עשית ביום) מאפשרים לערוך ניתוח, לקבוע אילו משימות מעוררות בך השראה, ואילו מבוצעות בקושי (עדיף לבצע אותן קודם).

רשימת מטלות רגילה אינה אינטראקטיבית, אינה נותנת משוב, אינה מפיגה מתח, מאחר ואינה בונה את יום העבודה.

אילו אפליקציות מחליפות את לוח המדבקות?

Trello היא אפליקציה חינמית שהיא נהדרת ככלי לבניית עבודה משלך וניהול פרויקטים קטנים. זה יכול לשמש גם לאימון, הדמיה של רשימת מטרות ורצונות, תיקונים, תכנון נסיעות, מחקר וכדומה.

KanbanFlow נראה כמו Trello, אבל למעשה, הוא מתאים אפילו יותר לקונספט הקלאסי של "קנבאן". האפליקציה, בנוסף ליצירת לוחות ומשימות, מאפשרת לך לעקוב אחר הזמן המושקע בביצוען (משתמשים בשיטת Pomodoro).

Kanbanote הוא תוסף לאפליקציית Evernote הפופולרית שממחישה רשימות מטלות.

אם אני רוצה לדעת יותר על זה, מה עלי לקרוא?

אחד הפרסומים הפופולריים ביותר הוא Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life מאת ג'ים בנסון וטוניאן דה מריה בארי, המספק ידע בסיסי על המערכת.

ג'ים בנסון גם מנהל בלוג שבו הוא עונה על שאלות ומתייעץ.