12 טריקים קלים לביצוע דברים מהר יותר ב-Excel

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2024-01-13 01:35

כיצד להוסיף נתונים במהירות, ליצור טבלה חכמה או לשמור קובץ שלא נשמר.

1. הוסף במהירות נתונים חדשים לתרשים

אם מופיעים נתונים חדשים על הגיליון עבור הדיאגרמה המתוכננת, אשר צריך להוסיף, אז אתה יכול פשוט לבחור טווח עם מידע חדש, להעתיק אותו (Ctrl + C) ולאחר מכן להדביק אותו ישירות לתוך הדיאגרמה (Ctrl + V).

2. מילוי פלאש

נניח שיש לך רשימה של שמות מלאים (Ivanov Ivan Ivanovich), שאתה צריך להפוך לשמות מקוצרים (Ivanov I. I.). כדי לעשות זאת, אתה רק צריך להתחיל לכתוב את הטקסט הרצוי בעמודה הסמוכה ביד. בשורה השנייה או השלישית, אקסל ינסה לחזות את הפעולות שלנו ולבצע עיבוד נוסף באופן אוטומטי. כל שעליך לעשות הוא ללחוץ על מקש Enter כדי לאשר, וכל השמות יומרו באופן מיידי. באופן דומה, ניתן לחלץ שמות ממייל, להדביק שמות מקטעים וכן הלאה.

3. העתק מבלי לשבור פורמטים

סביר להניח שאתה מודע לסמן ההשלמה האוטומטית הקסומה. זהו צלב שחור דק בפינה הימנית התחתונה של התא, מושך עליו ניתן להעתיק את התוכן של תא או נוסחה למספר תאים בו-זמנית. עם זאת, יש ניואנס אחד לא נעים: העתקה כזו מפרה לעתים קרובות את עיצוב הטבלה, שכן לא רק הנוסחה מועתקת, אלא גם פורמט התא. ניתן להימנע מכך. מיד לאחר משיכת הצלב השחור יש ללחוץ על התג החכם - אייקון מיוחד המופיע בפינה הימנית התחתונה של האזור המועתק.

אם תבחר באפשרות מילוי ללא עיצוב, Excel יעתיק את הנוסחה שלך ללא עיצוב ולא יקלקל את הפריסה.

4. הצגת נתונים מגיליון אקסל על מפה

ב-Excel, אתה יכול להציג במהירות את הנתונים הגיאוגרפיים שלך על מפה אינטראקטיבית, כגון מכירות לפי עיר. לשם כך, עבור לחנות ה-Office בלשונית הוספה והתקן משם את הפלאגין של Bing Maps. ניתן לעשות זאת מהאתר על ידי לחיצה על כפתור קבל את זה עכשיו.

לאחר הוספת מודול, תוכל לבחור אותו מהרשימה הנפתחת שלי בכרטיסייה הוספה ולהציב אותו בגליון העבודה שלך. נותר לבחור את התאים שלך עם הנתונים וללחוץ על כפתור הצג מיקומים במודול המפה כדי לראות את הנתונים שלנו עליו. אם תרצה, בהגדרות הפלאגין, תוכל לבחור את סוג התרשים והצבעים שיוצגו.

5. קפיצה מהירה לגיליון הנדרש

אם מספר גליונות העבודה בקובץ עלה על 10, יהיה קשה לנווט בהם. לחץ לחיצה ימנית על כל אחד מלחצני הגלילה של כרטיסיות הגיליון בפינה השמאלית התחתונה של המסך. תוכן העניינים יופיע, ותוכלו לקפוץ לכל גיליון רצוי באופן מיידי.

6. המרת שורות לעמודות ולהיפך

אם אי פעם נאלצת להעביר תאים משורות לעמודות ביד, אז תעריך את הטריק הבא:

1. הדגש את הטווח.
2. העתק אותו (Ctrl + C) או, על ידי לחיצה על לחצן העכבר הימני, בחר "העתק" (העתק).
3. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התא שבו ברצונך להדביק את הנתונים ובחר באחת מהאפשרויות הדבק מיוחד מתפריט ההקשר - הסמל Transpose. בגירסאות ישנות יותר של Excel אין סמל זה, אבל אתה יכול לתקן את הבעיה באמצעות הדבקה מיוחדת (Ctrl + Alt + V) ובחירה באפשרות Transpose.

7. רשימה נפתחת בתא

אם בתא כלשהו הוא אמור להזין ערכים מוגדרים בקפדנות מתוך הסט המותר (לדוגמה, רק "כן" ו"לא" או רק מרשימת מחלקות החברה וכן הלאה), אז ניתן לארגן זאת בקלות באמצעות הרשימה הנפתחת.

1. בחר תא (או טווח של תאים) שצריכה להיות לו מגבלה כזו.
2. לחץ על כפתור "אימות" בלשונית "נתונים" (נתונים → אימות).
3. ברשימה הנפתחת "סוג" (אפשר) בחר באפשרות "רשימה" (רשימה).
4. בשדה "מקור", ציין את הטווח המכיל את גרסאות ההתייחסות של האלמנטים, שיישמטו לאחר מכן בעת ההקלדה.

8. שולחן חכם

אם תבחר טווח עם נתונים ובכרטיסייה "בית" תלחץ על "עיצוב כטבלה" (בית → עיצוב כטבלה), אז הרשימה שלנו תומר לטבלה חכמה שיכולה לעשות הרבה דברים שימושיים:

1. נמתח אוטומטית כאשר מתווספות אליו שורות או עמודות חדשות.
2. הנוסחאות שהוזנו יועתקו אוטומטית לכל העמודה.
3. הכותרת של טבלה כזו קבועה אוטומטית בעת הגלילה, והיא כוללת כפתורי סינון לסינון ומיון.
4. בכרטיסייה שהופיעה "עיצוב" בטבלה כזו, אתה יכול להוסיף שורה של סכומים בחישוב אוטומטי.

9. Sparklines

קווי ניצוץ הם תרשימים מיניאטוריים שצוירו ישירות בתאים הממחישים את הדינמיקה של הנתונים שלנו. כדי ליצור אותם, לחץ על הלחצן קו או עמודות בקבוצה Sparklines בכרטיסייה הוספה. בחלון שנפתח, ציין את הטווח עם הנתונים המספריים המקוריים ואת התאים שבהם ברצונך להציג את קווי הניצוץ.

לאחר לחיצה על כפתור "אישור", Microsoft Excel תיצור אותם בתאים שצוינו. בלשונית "עיצוב" שמופיעה, תוכל להתאים אישית את צבעם, סוגם, לאפשר הצגת ערכי מינימום ומקסימום וכן הלאה.

10. שחזר קבצים שלא נשמרו

תארו לעצמכם: אתם סוגרים את הדוח איתו התעסקתם בחצי היום האחרון, ובתיבת הדו-שיח שמופיעה "שמור שינויים בקובץ?" פתאום מסיבה כלשהי אתה לוחץ על "לא". המשרד מכריז על הצרחה קורעת הלב שלך, אבל זה כבר מאוחר מדי: שעות העבודה האחרונות ירדו לטמיון.

למעשה, יש סיכוי לתקן את המצב. אם יש לך Excel 2010, לחץ על "קובץ" → "אחרונים" (קובץ → אחרונים) ומצא את הלחצן "שחזר חוברות עבודה שלא נשמרו" בפינה הימנית התחתונה של המסך.

ב-Excel 2013, הנתיב מעט שונה: קובץ ← פרטים ← בקרת גרסה ← קובץ - מאפיינים - שחזור חוברות עבודה שלא נשמרו.

בגירסאות הבאות של Excel, פתח קובץ ← מידע ← ניהול חוברות עבודה.

תיפתח תיקיה מיוחדת מקרביים של Microsoft Office, שבה נשמרים עותקים זמניים של כל הספרים שנוצרו או השתנו, אך לא נשמרים.

11. השוואה בין שני טווחים להבדלים וצירופי מקרים

לפעמים בעבודה באקסל צריך להשוות בין שתי רשימות ולמצוא במהירות פריטים זהים או שונים בהם. הנה הדרך המהירה והאינטואיטיבית ביותר לעשות זאת:

1. בחר את שתי העמודות בהשוואה (החזק את מקש Ctrl לחוץ).
2. בחר בכרטיסייה בית ← עיצוב מותנה ← הדגשת כללי תא ← שכפול ערכים.
3. בחר באפשרות ייחודית מהרשימה הנפתחת.

12. בחירה (התאמה) של תוצאות חישוב עבור הערכים הנדרשים

האם אי פעם שינית את ערכי הקלט בחישוב האקסל שלך כדי לקבל את הפלט שאתה רוצה? ברגעים כאלה אתה מרגיש כמו תותחן ותיק: רק כמה תריסר חזרות של "תת-קרב - טיסות יתר" - והנה, הלהיט המיוחל!

Microsoft Excel יכול לעשות זאת עבורך, מהר יותר ומדויק יותר. לשם כך, לחץ על כפתור "מה אם" בלשונית "נתונים" ובחר בפקודה "בחירת פרמטרים" (הוספה → מה אם ניתוח → חיפוש יעד). בחלון שמופיע, ציין את התא שבו ברצונך לבחור את הערך הרצוי, את התוצאה הרצויה ואת תא הקלט שיש לשנות. לאחר לחיצה על "אישור" אקסל יבצע עד 100 "צילומים" על מנת למצוא את הסכום הנדרש בדיוק של 0,001.