5 טעויות עיקריות בניהול זמן שמונעות מאיתנו להצליח לעשות הכל

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

אנחנו מכינים רשימת משימות ומנסים לעמוד בלוח הזמנים לא משנה מה. אבל לא משנה כמה ננסה, משימות חדשות ודחופות עדיין יופיעו. הרשימה מתארכת, ואנחנו לא יכולים להשתחרר מהתחושה שהזמן ממש חומק לנו מהידיים. אז בואו נבין אילו טעויות אנחנו עושים לרוב ואיך לנהל נכון את הזמן שלנו.

1. אנחנו לא נותנים עדיפות

כמובן, רשימת מטלות היא דרך יעילה לארגן את המחשבות שלך לגבי מה שצריך לעשות. אבל אם אתה לא נותן עדיפות, אז הדבר החשוב ביותר יכול פשוט ליפול מהעין. אתה צריך להבין את הכיוון, מטרת הפעילות שלך, ולא לקפוץ ממשימה אחת לאחרת. תעדוף לא הולם יכול לספר הרבה על סביבת העבודה הנוכחית.

אנשים רבים העובדים בצוות מרגישים לא בנוח כשהבוסים או עמיתיהם מבקשים מהם לעשות משהו: הם דוחים את המשימות הנוכחיות שלהם, לא קובעים סדר עדיפויות ואז לא עומדים בלוח הזמנים שלהם. לכן, אם אתם מתכננים את היום, השבוע או החודש שלכם, שאלו את עצמכם מהי המשימה החשובה ביותר עבורכם בתקופה זו.

לעתים קרובות קורה שעבודה על משימה חשובה לוקחת את כל המחשבות וזורמת בהדרגה לדחיינות. כי זה בדרך כלל דורש מאמץ נפשי רציני ומיקוד מוחלט. הרבה יותר מפתה לעשות משימות קטנות של חמש דקות כל היום מאשר משימה אחת גדולה שהיא לא קלה, למרות שהיא מביאה הרבה תמורה בסופו של דבר.

2. אנו מעריכים יתר על המידה את כוחנו

הערכת יתר של היכולות שלך היא חטא ידוע בניהול זמן. כשאתה חושב שמשימה תיקח כמה דקות לכל היותר, אבל היא אוכלת לפחות חצי שעה. כדי להימנע ממצב זה, לפני תחילת העבודה, רשום איפשהו כמה זמן אתה הולך להשקיע בזה.

אם המשימה אורכת 25-30 דקות, הקפידו למקם אותה בלוח הזמנים.

טיפ נוסף: חשבו פעמיים כמה זמן המשימה עשויה להימשך בפועל.

אם אתם בטוחים שהעבודה היא באורך 30 דקות, הקדישו שעה בלוח הזמנים שלכם מטעמי בטיחות. אחרת, אתה עלול להפוך לאחד מאותם מכורי עבודה אומללים שעובדים כל הלילה.

בתחילת היום, הקדישו 10 דקות לבדיקת לוח הזמנים שלכם. עובדה: 10 דקות של תכנון בבוקר יחסכו לכם שעה במהלך יום העבודה. אבל אל תעלה את כל לוח הזמנים שלך, זכור להשאיר קצת זמן פנוי למשימות חדשות ו/או בלתי צפויות.

3. מוסחת

תשומת לב מוסחת היא הגורם העיקרי לדחיינות. ויותר מכל, הרשתות החברתיות והדואר מסיטים אותנו מהעבודה. כדי להימנע מכך, אנו ממליצים לכבות את התראות תיבת הדואר הנכנס כאשר אתה מנסה להתמקד בניואנסים של משימה, או לציין מרווח להתראות, למשל, כל שלוש שעות. זה יעזור לך לא להסיח את דעתך ממכתבים כל שתי דקות.

דרך מצוינת נוספת לעשות זאת היא להקדיש זמן מיוחד בלוח הזמנים שלך שתבזבז בעבודה עם תיבות הדואר הנכנס שלך. בדיקה מתמדת של הדואר שלך פירושה תשומת לב מועטה אליו: אתה סורק במהירות את המכתב ושולחת תגובה במהירות באותה מידה, לעתים לא מדויקת ועם שגיאות הקלדה. התנצלות והסבר מחדש למה אתה באמת מתכוון הוא בזבוז זמן שהיה יכול להימנע.

העומס יכול גם להסיח את הדעת. תיקיות מפוזרות עם ניירות על השולחן, כאוס בציוד משרדי, פתקים שאי אפשר למצוא בבלאגן הזה… תקפידו לנקות את השולחן בכל פעם בסוף השבוע ולזרוק באכזריות ניירות שלא מועילים אתה וספק אם יהיה צורך.

4. אנו חושבים שספירת הזמן המושקע היא מיותרת

ישנן שתי דרכים לפנות זמן: התעלם ממשימות חדשות, או רציונליזציה של השימוש בה. אבל עד שלא תתחילו לעקוב אחרי כמה זמן אתם מבלים בפעילות מסוימת, לא תדעו איזו שיטה מתאימה לכם.

במשך שבוע או שבועיים, נסו לעקוב אחר הזמן שאתם מבלים במשימות עבודה. זה יעזור לך לראות ולנתח כיצד אתה מבלה את זמנך, ובעתיד - להימנע מטעויות שלך.

האם אתה מופרע כל הזמן על ידי שיחות טלפון או דפיקות על הדלת שלך? האם אתה מבלה יותר מדי זמן באינטרנט או בודק את הדואר שלך לעתים קרובות מדי? ראה כמה זמן לוקח לך לבצע את המשימות הלא פרודוקטיביות האלה, ופתח אסטרטגיה להתעלם מהן או להפחית את המספר.

5. אנו מאמינים בריבוי משימות

מומחי ניהול זמן אומרים בקול אחד: אין דבר כזה ריבוי משימות. מה שנהוג לכנות "ריבוי משימות" הוא למעשה זריקה ממשימה אחת לאחרת, ואין בזה שום דבר טוב.

לתוצאה הטובה ביותר, עליכם להתרכז במשימה אחת, להגדיר טיימר ולעבוד בשעה המיועדת רק עליה.

חזור על עצמך כמו מנטרה: "כרגע אסיים את המשימה הזו" - ולא תקפצו ממשימה אחת לאחרת.