כיצד אנו נותנים לאימייל לשלוט בנו ומה לעשות בנידון

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

זהו קטע מספרו של העיתונאי והדובר האמריקאי פיל סיימון. זה עוסק איך אנשים פולשים זה לחייו של זה באמצעות דואר אלקטרוני ואיך להתמודד עם זה.

אם, בעבודה עם דואר אלקטרוני, נראה לך שאתה משחק במשחק שבו אתה צריך "להדביק" עם פטיש שומה זוחלת פתאום החוצה במחילה כזו או אחרת, אתה לא לבד. דוא"ל הוא כברירת מחדל הערוץ הראשי לתקשורת עסקית. לפי קבוצת Radicati, פקיד המשרד הממוצע מקבל כ-100 מיילים ביום. מספר זה גדל מדי שנה ב-15%. ביולי 2012, חברת הייעוץ McKinsey Global Institute פרסמה דו"ח שכותרתו הכלכלה החברתית: שחרור ערך ופרודוקטיביות באמצעות טכנולוגיות חברתיות. הוא אומר שעובדי הקו הקדמי מבלים 28% מזמנם בניהול דוא"ל.

תחשוב על זה. אם יש לך שבוע עבודה של 50 שעות, אז 14 שעות מאותו שבוע יוקדשו לקריאה וכתיבת מיילים. אתה בקושי מבלה כל כך הרבה זמן ב-Word, Excel או תוכניות עבודה אחרות.

ייתכן שמספרים אלה לא יהוו בעיה אם הדוא ל היה באמת ערוץ תקשורת יעיל. במקום זאת, זה כזה עבור חברות מסוימות. אבל ברוב המקרים זה לא המצב. כמובן שלמייל יש זכות קיום, אבל אל תיסחף. מחקר הראה שבדיקה מתמדת של תיבת הדואר הנכנס שלך מורידה את רמת ה-IQ שלך.

בשנים האחרונות, האימייל הפך למכת תקשורת עסקית של ממש. עם זאת, אתה לא צריך להאשים אותה בכל הצרות. להאשים טכנולוגיה זה נוח: זה תירוץ טוב לא להסתכל במראה. אחרי הכל, אם נסתכל פנימה, נבין שהבעיה היא לא באימייל ככזה, אלא באיך אנחנו משתמשים בו.

הנקודה היא לא לבטל את הסכמתך לדואר אלקטרוני (למרות שיש כאלה שכן). העניין הוא להשתמש בו בצורה רציונלית.

איפה להתחיל?

הבן דוא"ל ≠ שיחה

אתה לא יכול לנהל דיאלוג באמצעות דואר אלקטרוני באותו אופן כמו בחיים האמיתיים. תמיד יש פערי זמן בין מכתבים, והודעות טקסט אינן מרמזות על ביטוי ידידותי קרוב לבן השיח. ג'סטין קרוגר מאוניברסיטת ניו יורק וניקולס אפלי מאוניברסיטת שיקגו שחוסר ברמזים לא מילוליים אנשים מפרשים לא נכון מיילים.

פסיכולוגים מצאו שניתן לפרש נכון את מצב הרוח בהודעת טקסט רק במחצית מהמקרים. סמיילים, אבוי, לא יעזרו, למשל, להבדיל בין הומור לסרקזם. זה מוביל לרוב לאי הבנות. האם אתה מוכן להטיל מטבע בכל פעם שאתה מנסה לנחש אם בן שיחו מבין את המסר שלך?

פעל לפי כלל שלוש האותיות

לאחר שקיבלתם את העובדה שדוא ל הוא לא המקום הטוב ביותר לשיחות מלב אל לב, עברו לפעולה.

השתמשו בכלל של שלוש אותיות: אם הבעיה לא נפתרה בשלושה מיילים, יש צורך בפגישה אישית.

זה ישים הן למשימות ניהוליות (כגון זימון פגישה) והן למשימות אישיות. זה יחסוך לך הרבה זמן והרבה תסכול. עם זאת, לא כולם אוהבים את זה, היו מוכנים למורת רוחם של כמה חברים. עם מידה סבירה של הנחה, אבל הגיע הזמן להיפטר מהגישה של "דואר לכל השאלות".

אל תפתרו עניינים דחופים במייל

אם הבעיה באמת חשובה ודורשת פעולה מיידית, אל תתייחס אליה במיילים. יש טלפון לזה. הפוך את זה לכלל בחברה שלך.

אל תשתמש בדוא"ל לניהול משימות

אימייל אינו מנהל משימות. אבל אנשים רבים משתמשים בדוא ל ככזה. באופן לא מפתיע, דעתם מוסחת כל הזמן. פתחתי את תיבת הדואר הנכנס שלי כדי לבדוק את המשימות שלי, וזרם של עבודה והודעות אישיות נפל עליך. קל לעבור אליהם, שוכח מדוע פתחת את לקוח הדואר.

ישנם יישומים עצמאיים לניהול משימות: DropTask ואחרים. הם לא מהווים תחליף לדוא ל, הם מכוונים למטרות שאתה מנסה להשיג.

זה אותו דבר עם ניהול פרויקטים., או Basecamp - כלים נוחים ומשתלמים שיחסכו מכם קילומטרים של שרשראות הודעות.

אל תתייחס לתקשורת כמו כריית פחם במכרה

מעטים חופשיים ביחסי העבודה שלהם. רבים, כולל בגלל שהם לא יכולים לבחור את הקולגות, הלקוחות והשותפים שלהם. חלקם "עסוקים" מכדי לדבר בטלפון - הם מעדיפים לכתוב תריסר הודעות במקום לדון כל דבר מילולי תוך שתי דקות.

במקרה זה, אתה צריך לשים לב לאופן התקשורת שלהם (מילים, ביטויים וכן הלאה). שאל את עצמך אם אתה באמת רוצה ליצור אינטראקציה עם אנשים שנרתעים מהטלפון ומדברים. תסתכל מקרוב על מחפשי עבודה למשרה פנויה בחברה שלך, לקוחות פוטנציאליים או ספקים עתידיים פוטנציאליים. אם בהתחלה הם מתקשרים כאילו הם כורים עפרות במכרה, אז מה הסיכוי שהם ישתנו?

זכור את החיים מחוץ לאימייל

היא! אל תפחד לסגור את תיבת הדואר שלך. העולם לא יקרוס. זה ברור, אבל עבור רבים זה יכול להיות התגלות. לדוגמה, בקליק בריאות עובדים משתמשים בדואר אלקטרוני. לדברי המנכ ל שלה, אימייל הוא כלי שנותן שליטה על עצמו לאנשים אחרים.

מה אתה חושב: האם הדוא ל באמת שולט באנשים על ידי הטלת משימות וסדר ביצוען עליהם?