מערכת GTD, מוכחת לאורך שנים של תרגול

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

הקורא שלנו אולג בונדרנקו חולק את מערכת ה-GTD המוכחת שלו לארגון עניינים וכל החיים. זה לא סוד שאנחנו יודעים כמעט הכל על GTD ומכניקה דומה, אבל רק לעתים רחוקות אנחנו מסוגלים להשתמש בהם במשך זמן רב. אנו בטוחים שסיפור ההצלחה בתחום זה יעניין אותך.

להלן סיכום של יישום GTD אישי בצורה שעמדה במבחן השנים. אולי זה יעזור למישהו.

אני מחלק משימות נכנסות, רעיונות, מחשבות באופן הבא:

• מה שאפשר לדחוף מיד על פרפורמר אחר, אני מיד דוחף אותו. אני מוסיף משימת תזכורת "בדוק ביצוע".
• מה אפשר לעשות עכשיו תוך 5-15 דקות. אני מתיישב ועושה את זה.
• מה שלוקח יותר זמן או שלא ניתן לעשות זאת כעת. זה כולל גם משימות תזכורת מסוג "בדוק את המצב של פרויקט XXX". מיד אני מכניס אותו לרשימת המשימות בטלפון או ב-Google Tasks - הכל מסונכרן.
• מה שמעניין ואולי מבטיח. אני מטיל את זה בחבורה של Evernote. אני סוקר אותו בערך פעם בשבוע, ממיין אותו לפי מחברות. משהו גדל למשימות.

פרטים נוספים על הנקודה השלישית.

כדי לשמור על רשימת משימות בהצלחה, נדרשת פורמליזציה קפדנית, תוך מזעור עלויות הניהול והשגת נתונים. זה מושג בדרך הבאה.

לכל משימה יש שם מובנה כמו: Project | חפץ | פעולה

פּרוֹיֶקט - זהו קיבוץ גדול של משימות, קוד מקוצר כגון HOUSE, OFFICE, CLIENT1, … לכל פרויקט, צריך להיות בממוצע 1-10 משימות. אם יש יותר משימות באופן עקבי עבור הפרויקט, אני מקצה חלק לפרויקט נוסף. לפיכך, קיבוץ המשימות הוא תמיד ברמה אחת. כפי שהראה התרגול, קיבוץ יותר ויזואלי של משימות בצורה של עץ רב-מפלס הוא למעשה זמן רב שלא לצורך ומפחית את המוטיבציה לשימוש יעיל במערכת.

חיפוש משימות בתוך פרויקט נעשה באמצעות פונקציות בסיסיות: חיפוש או מיון הם הדרך המועדפת עלי.

חפץ - זהו חפץ או אדם שעליכם לבצע עליו פעולה. הכל פשוט כאן.

פעולה - פעולה אלמנטרית שיש לבצע על האובייקט.

נקודת עקיפה נוספת: כל משימה מכילה תאריך להגשה … אם אינך בטוח לגבי תאריך היעד של המשימה, הגדר את התאריך הנוכחי. אם קבעתם את התאריך הנוכחי ולא תעשו שום דבר אחר, מחר המשימה תהיה ברשימת האיחורים ותצטרכו לקבל החלטה לגביה. לדוגמה, הסר מהחיים הערות.

לפעמים, עבור פרויקט מסוים, מופיעה רשימה של משימות, שתזמון ורצף ביצוען אינם ברורים כרגע. במקרה זה, אני מחפש משימה כללית של הטופס: משימות פרויקט. בתגובות אני מפרט את רשימת המשימות. עם הזמן המצב מתבהר, משהו נמחק, משהו מתגשם, משהו גדל למשימה נפרדת. בכל מקרה, גם מתוך ערך קבוצתי כזה, אני קובע את המועד - בו יש צורך להתייחס אליו ולערוך ביקורת.

והדבר האחרון. בתרגול שלי, בערך 50% מהמשימות אינן מבוצעות (או לא ניתן לבצע) בתאריך שנבחר. הרבה לא תלוי בי. משימות מסוג "בדיקת סטטוס פרויקט" הן בדרך כלל ממושכות ודורשות התייחסות תקופתית. משהו מוגדר ומשלים. משימות כאלה נדחות כל הזמן לתאריכים מאוחרים יותר. זה נורמלי (אגב, זה יתרון עצום של מארגנים אלקטרוניים). העבודה הידנית של דחיית מועדים מועילה גם במובן זה שהיא מובילה לפעמים למחשבות חשובות.