תכונות Microsoft Word שתרצה ליישם בעבודה שלך

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

מסתבר שאנשים עובדים בוורד כבר שנים, אבל לא מכירים את התכונות הבסיסיות שלו או לא עוקבים אחר החידושים. הגיע הזמן להתעדכן!

כמה מילים על הסיבה שהתחייבתי לתאר את הפונקציות הכלל לא ייחודיות של Microsoft Word. הכתבה הבשילה לי בראש לאט לאט. פעם אחר פעם נאלצתי לתאר את היכולות של אותו עורך בפני עמיתיי ואהוביי. התובנה הבוטה שלהם, ההפתעה ממה שהם ראו, גרמה לי לכתוב את החומר הזה. אני מקווה שגם אתה תלמד משהו חדש בעצמך.

כל הטיפים הבאים עובדים ב-Word 2013. אני ממליץ בחום לעבור לדור המסוים הזה של התוכנית אם דחית את המעבר מסיבה כלשהי.

1. התחל להקליד בכל מקום

התכונה 'לחץ לכתיבה' אינה חדשה, אך לא כולם שמעו עליה. לעתים קרובות יש להתבונן כיצד אדם לוחץ על כפתור "Enter" פעמים רבות על מנת להגיע לסוף העמוד ולדוגמא, להזין שם את מבצע האותיות.

לחיצת עכבר כפולה יכולה להחליף תריסר לחיצות מקש.

העבר את הסמן על מיקום ההדפסה המיועד ובצע כמה לחיצות מהירות עם העכבר. Word עצמה תציב שורות, כרטיסיות וסריפים חדשים עבור המקום שציינת לו. זה נראה בבירור כאשר מסתכלים על סימני העיצוב הנסתרים.

2. תרגם מיד

תשאלו את השכן שלכם איזה מתרגם הוא מעדיף, וסביר להניח שתשמעו על גוגל, Yandex, PROMT, אבל בקושי על בינג. מסיבה כלשהי, המתרגם הממותג של מיקרוסופט אינו פופולרי במיוחד באזורנו. ולשווא, כי איכות עבודתו מספיקה לצרכים היומיומיים. כמובן, Office מספקת תרגום מהיר של טקסט באמצעות Bing. אני ממליץ לנסות את זה.

בהחלט ייתכן שתפסיקו למהר בין הדפדפן ל-Word, להעתיק ולהדביק בלי סוף משפטים קדימה ואחורה.

יש כמה עשרות שפות ושלוש שיטות תרגום לבחירה. אתה יכול למצוא אותם בלשונית "סקירה".

3. השתמש בקורינג

מעצבים יודעים היטב מהו קרנינג, ולעיתים קרובות הם פועלים איתו בעת כתיבה של טקסטים. במילים פשוטות, הקרינה אחראית על המרווח (המרחק) בין האותיות בהתאם לצורתן. שינוי הגדרה זו יכול לכווץ או להרחיב את אותה מילה, משפט או פסקה בהשוואה למצב הסטנדרטי. ראיתי איך אנשים התחילו למחוק חלק מהטקסט, או להיפך, "לשפוך מים" רק כדי להתאים אותו למסגרת מסוימת. קרנינג פותר בעיות כאלה בצורה מתוחכמת יותר. כמובן, משחק גס עם זה פוגע בעין, אבל מניפולציות קלות עשויות להתאים.

שינוי הקרנה יהיה שימושי בעת שימוש בגופנים גדולים, למשל, בעת הכנת עמודי שער של ספרים, מאמרים, דוחות.

הקש על השילוב Ctrl + D כדי להעלות את תיבת הדו-שיח "גופן", עבור ללשונית "מתקדם" השנייה. זה המקום שבו אתה יכול לשחק עם קרנינג. ועוד קצת על הנושא. סתם כך, אני רוצה להציג בפניכם משחק דפדפן מעניין שבו אתם צריכים לנחש את הקרנינג הטוב ביותר לקריאה. תהנה!

4. החל טקסט מוסתר

האם מסמך Word ריק יכול לשקול עשרות או מאות מגה-בייט? כן! ואצל רבים, יש עכבה בנפש. אנשים לא רואים מילה אחת מול העיניים, אבל הם לא יכולים להבין למה הקובץ כל כך גדול? וירוסים מרושעים או האקרים מזיקים? לא. הכל עניין של מידע נסתר. אלה יכולים להיות גרפיקה, תמונות וטקסט.

כמו תווים שאינם ניתנים להדפסה, נתונים מוסתרים אינם מוצגים על המסך או מודפסים, אך הם עדיין חלק מהמסמך.

עם טקסט מוסתר, אתה יכול:

• הסתר מידע סודי באופן זמני.
• השאר הערות או ספק תשובות לשאלות שאסור לערבב עם הטקסט הראשי.
• הדפס מספר גרסאות של אותו מסמך, תוך הסתרת חלקים שונים ממנו. במקרה זה, אינך צריך להתעסק עם מספר עותקים של הקובץ!

בחר חלק מהטקסט או כולו, הקש Ctrl + D והצב סימן ביקורת לפני האפשרות "נסתר". הפרגמנט נעלם והופך זמין לצפייה רק בתצוגה של תווים שאינם ניתנים להדפסה. למען הבהירות, נתונים מוסתרים מסומנים בקו תחתון בקו של נקודות שחורות.

5. השתמש בפונקציה "בודק מסמכים" לפני השמירה

Word ישן לא יכול לפתוח את הקובץ או שהוא מוצג בצורה לא נכונה? מוכר לכולם ולכולם! צרות מסוג זה מסביבי קורות בקביעות מפחידה, מכיוון שארגונים ואנשים רבים עדיין עובדים ב-Office 2003. לכן, לפני שליחת ו/או שמירת מסמך, כדאי לבדוק את תאימותו לגרסאות קודמות של וורד. על כך אחראי "בודק המסמכים".

הוא גם יודע להריץ בדיקת קריאות לאנשים עם מוגבלות ובעיקר למצוא מאפיינים ונתונים נסתרים במסמך.

לדוגמה, הפונקציה מזהה נוכחות של פקודות מאקרו, מסמכים משובצים, תוכן בלתי נראה ורכיבי קובץ אחרים שעלולים להיות בעייתיים.

6. ערוך PDF

שפע האפשרויות לא תמיד מועיל. עבודה עם PDF היא דוגמה מצוינת לכך. לפעמים אנשים הולכים לאיבוד כבר בבחירת הכלי איתו הם רוצים לעבד את קובץ ה-PDF. הנה Adobe Reader הקלאסי, וה-Foxit Reader האלטרנטיבי, וכל דפדפן מודרני יותר או פחות, ועוד הרבה שירותים מקוונים. עם זאת, אחת השיטות המוצלחות ביותר טמונה על פני השטח - זה הגיבור של המאמר שלנו.

Word 2013 לא רק נפתח, אלא גם מאפשר לערוך את התוכן של מסמך PDF.

העורך ממיר טקסט, טבלאות, רשימות, גרפים ואלמנטים אחרים לקובץ DOCX, ומשמר את העיצוב של המקור בצורה מדויקת ככל האפשר. יש לציין שהוא יוצא מאוד מאוד ראוי. ניתן גם להוסיף קובצי PDF למסמך Word כאובייקט שניתן להטמעה. במקרה זה, רק העמוד הראשון של ה-PDF או סמל הקישור לקובץ יוצגו.

7. הכנס וידאו

זה לא סוד שצפייה ארוכת טווח בטקסט יבש מפחיתה במהירות את תשומת הלב ומובילה לאובדן עניין אצל הקורא. לכן, כמעט כל התלמידים, הדוברים ועובדי המשרד מדללים את הקווים באמצעות דיאגרמות, טבלאות, גרפים ועוד טריקים ויזואליים. עם זאת, רק מעטים מאמצים כלי הרבה יותר חזק - וידאו.

Word יכול להטביע סרטוני חיפוש ב-Bing במסמך, להוסיף סרטוני YouTube ולהטמיע קודים מאתרים שונים.

ואל תדאג לגבי גודל הקובץ הסופי. המסמך אינו שומר את הסרטון עצמו, אלא רק יוצר את הקישור שלו בצורה ויזואלית. כמובן שדרוש חיבור לאינטרנט כדי לצפות.

8. עבדו יחד על המסמך והגיבו לעריכות

זוכרים את המילים של הקלאסי: "מה שלא עושים - נעשה ביחד"? הם רלוונטיים עד היום. אבל לא כולם מבינים איך לארגן נכון עבודה משותפת. למרבה הצער, עדיין ניתן לראות כיצד אדם מדגיש קטע טקסט בכל צבע, לאחריו, בסוגריים, הוא מוסיף את הגרסה שלו או התנגדויות ושולח את המסמך בחזרה. ברגעים כאלה מתחיל עווית עצבנית של העפעף. המהדורה האחרונה של Word מאפשרת לך להוסיף הערות ולערוך בנוחות קובץ ציבורי. יש להשתמש בזה!

Word 2013 מאפשר להשיב להערות של אנשים אחרים, מה שהופך את העורך לכלי מצוין לדיון בעבודה קבוצתית.

הקדישו כמה דקות לחקור את הכרטיסייה סקירה, שתף את הכישורים החדשים שלך עם עמיתיך, ותרגיש את הקלות בעבודה משותפת.

9. פשט את העבודה שלך עם טבלאות

תן לי לנחש, האם אתה עדיין מוסיף שורות ועמודות בטבלה על ידי לחיצה ימנית וניווט לפריט התפריט המתאים? זה הרבה יותר קל!

מקם את הסמן ממש מעל / מתחת (שמאל / ימין) במקום בו אתה מתכנן להוסיף שורה או עמודה. Word יציע מיד להגדיל את הטבלה.

אגב, הגרסה האחרונה של העורך קיבלה מספר פונקציות חדשות לעיצוב שולחן. עדכן את הידע שלך.

10. שלבו חלקים מהמסמך לבלוקים

למען האמת, יש כמה עובדים שמוכנים להפוך מעל 100 עמודים של מסמך רק כדי להרוג זמן. אם ברצונך לנווט במהירות בקבצים גדולים, עליך לשלוט במספר קיצורי מקלדת לניווט מהיר בזק או לבנות את העבודות שלך בצורה נכונה.

שימוש בכותרות של רמות שונות מאפשר לך לכווץ אלמנטים של המסמך שאינך עובד עליהם כעת.

מקם את הסמן ליד הכותרת, והתוכנית תבקש ממך לכווץ את תוכן הבלוק. לפיכך, אפילו היצירות העצומות ביותר יכולות להתאים לכמה עמודים בלבד.

לא מצאתם משהו מעניין בעצמכם? ליתר בטחון, קרא את המאמר של Lifehacker על 20 סודות מילים שיעזרו להפוך את העבודה שלך לקלה יותר. או תן את העצות שלך בתגובות.