איך להספיק יותר ולעבוד פחות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

תוך 4, 5 שעות אתה יכול לעשות הרבה יותר מאשר ביום שלם במשרד. היום אנו מפרסמים שישה טיפים מעניינים מאת אלנה פרוקופטס, סופרת וסופרת נודדת, על ממצאים תרבותיים.

אתמול חציתי שני גבולות, השלמתי שלושה פרויקטים מתמשכים עם לקוחות, סגרתי עסקה עם לקוחות פוטנציאליים גדולים, ובערב סעדתי בבית עם הנפש התאומה שלי.

אני עובד 25 שעות בשבוע, ישן שמונה שעות ביום, אין לי לוח זמנים, ועדיין מצליח לעשות הרבה יותר דברים מאשר כשהייתי דבוק לשולחן המשרדי שלי יותר מ-60 שעות בשבוע.

אני רחוק מלהיות על אנושי. כל מה שתואר לעיל הוא רק דוגמה להמחשה.

אתה מבין, בהיותי עצמאי מהמקום ועובד עבור עצמי יותר משנה, למדתי כמה שיעורים חשובים ביעילות ובניהול הזמן שלי.

להלן רשימה של פריצות לחיים שעשויות להיראות פשוטות מאוד. עם זאת, ברגע שתנסה אותם באמת, תשים לב שהמשימות שלך גוזלות פחות ופחות זמן.

1. נצלו את אפקט זייגרניק

למוח יש פונקציה מובנית פולשנית להזכיר לך כל הזמן דברים שהשארת לא גמורים, ובכך לדחוף אותך להשלים את המשימה. זהו אפקט Zeigarnik, והוא יעזור לך להשלים את המשימות שכבר התחלת.

זה לא משנה אם אתה אוהב שהבעיה תיפתר או לא, עשה לפחות צעד קטנטן אחד לקראתה.

עומדים בפני משבר יצירתי ולא יודעים לכתוב? פתח קובץ ריק והתחל להקליד מה שאתה רוצה. צריכים להתחיל לתכנן את החתונה שלכם? התחל בחיפוש אחר זר כלה. האם אתה צריך לפתח אסטרטגיית שיווק עבור החברה שלך עד מחר? הקלט כמה רעיונות בוידאו כדי להתחיל.

ב-99% מהמקרים תעבדו על משימה עד הסוף המר.

2. השתמש בכלים לניהול פרויקטים (לא רק למקרי עבודה)

המוח שלנו לא אוהב משימות מאתגרות. כשהוא מתמודד עם איזו משימה מופשטת, נניח, "תמציא קמפיין שיווקי חודשי", הוא מיד מתייאש ומעדיף לעשות את הדברים הקלים שהוא עושה.

זו הסיבה שיש צורך לחלק כל עסק גדול לכמה שלבים פשוטים, זעירים ובר-השגה.

כאן נכנסים לתמונה כלי ניהול פרויקטים. אתה לא רוצה לפספס אף צעד חשוב, נכון?

יש מספר עצום של אפליקציות לניהול פרויקטים אישיים בחינם וגם בתשלום. אני הכי אוהב את הגישה הוויזואלית לניהול.

מה שמעולה במיוחד באפליקציה הזו הוא שאתה יכול לבנות מידע כמו שהוא עולה על דעתך - בצורה של מערכות יחסים, ולא ליניאריות. המשמעות היא שבמקום לשרטט תכנית שלב אחר שלב ליניארית, ניתן ליצור תמונה מפורטת של הפרויקט עם מספר זרימות של פעולות המתרחשות בו זמנית או בזו אחר זו. (קרא עוד על מיפוי מחשבות וכלים לכך כאן).

במילים אחרות, אתה מצייר מפה ויזואלית המאפשרת לך לקבל הצצה לכל הפרויקט, בנוסף היא עוזרת לך לנקוט בצעדים קטנים שמובילים למטרה שלך.

הנה דוגמה לפרויקט כזה:

למה הגישה הוויזואלית הזו עובדת נהדר בשבילי (ואולי עובדת גם בשבילך):

1. אתה תמיד יודע איזה שלב צריך להיות הבא, אז אתה אפילו לא משאיר לעצמך הזדמנות לדחות.
2. יש לך תמונה גדולה וברורה של המטרות שלך במבט חטוף.
3. תכנון פרויקט שלם הוא קל כמו לצייר אותו על נייר (מה שעשיתי בעבר), והשימוש בתוכנית הרבה יותר נוח.
4. אם אתה עובד בצוות, תמיד יהיה ברור מה כבר נעשה ומה נעשה עכשיו. משמעות הדבר היא שיהיו פחות טעויות ומועדי החמצת.

כלים פופולריים אחרים שאני נהנה להשתמש בהם כוללים,, Trello ו.

3. שנה את ההרגלים שלך

היום קל למצוא מידע על איך להתעדכן בכל העסק שלך, אבל כמה מכם מיישמים את הטיפים האלה בפועל? גם אני הייתי בסירה הזו.

לכולנו יש הרגלים ומשנים אותם מאוד. עם זאת, פתרון חכם אחד לבעיה זו ניתן למצוא ב"כוחו של ההרגל" של צ'ארלס דוהיג. המחבר קורא לזה מעגל ההרגל. בקיצור, להרגל יש שלושה מרכיבים: גירוי (הטריגר שקדם להרגל), התנהגות רגילה (למעשה חזרה על פעולה), ותגמול (התגמול החיצוני והפנימי שמקבלים על ביצוע הפעולה הרגילה).

עכשיו החדשות הרעות הן שאין דרך להשפיע על הגירויים. החדשות הטובות הן שאתה יכול לשנות את ההתנהגות שלך.

יש הרבה דברים לא פרודוקטיביים שעשיתי ועושה, אבל תמיד הרגשתי אשמה על זה שבדבר הראשון בבוקר אני מתחיל לפרסם ברשתות חברתיות ובמדיה. המטרד של שיתוף פוסטים חדשים בבלוג שלך הוא בסדר. אבל אני יודע שאני יכול להיתפס במהירות לגלישה חסרת שכל באינטרנט במשך כמה שעות וזה יהפוך את היום שלי לבלגן.

הפתרון הוא לתזמן מה צריך לעשות ברשתות ובמדיה ערב קודם. הגדר לעצמך את השעה המדויקת שבה לעשות זאת, ועשה זאת כל יום.

גישה זו חלה על כל גירוי שמוביל להתנהגות שלילית.

בכל פעם שאתה מבצע פעולה רגילה חדשה, וודא שאתה מתגמל את עצמך על כך. צרו לעצמכם טקס שיעזור לכם לצפות את ההתנהגויות השליליות שלכם, כמו גלישה פזיזה באינטרנט, הוצאת כסף או אכילת ממתקים, ותגמלו את עצמכם במשהו נחמד בכל פעם שתוכלו להימנע מכך.

חזור על הפעולה במשך 21 יום עד שההרגל החדש יישאר.

4. השתמשו בכלל 90 הדקות

לפני כ-50 שנה גילה מדען המוח נתנאל קלייטמן שהגוף שלנו עובר משיא לשיא כל 90 דקות במהלך היום. תופעה זו מכונה גם קצב אולטרהדיאני. במילים פשוטות, אנחנו יכולים להיות פרודוקטיביים רק במשך 90 דקות.

מה קורה אחרי 90 דקות? אנחנו מתחילים לחפש דלק נוסף בצורה של קפאין, חטיפי ממתקים או הורמוני הלחץ שלנו: אדרנלין, נוראדרנלין וקורטיזול. ברגע זה, אנו מאבדים מיקוד, אנו מפסיקים לחשוב בבהירות ורואים את כל התמונה.

אתמול שלי התנהל כך: הגעתי לשדה התעופה ועבדתי בבית קפה 90 דקות לפני העלייה למטוס (לא היה Wi-Fi), צפיתי בסרט במהלך הטיסה וחזרתי לעבודה ברכבת משוויץ לצרפת. כשהגעתי הביתה, בדקתי במהירות בתיבת הדואר הנכנס שלי, אכלתי ארוחת ערב ועבדתי עוד 90 דקות.

כתוצאה מכך, תוך 4.5 שעות בלבד עשיתי את רוב העבודה שהייתי משקיעה עליה יום של 8 שעות לפני כן.

5. תעדוף עד האחרון

בכיר אחד בפנטגון סיכם בצורה מבריקה את תמצית העצה הזו:

ראשית, אני עושה רשימה של סדרי עדיפויות: ראשון, שני, שלישי וכו'. ואז אני חוצה הכל מתחת לשלישי.

זהו כלל הזהב לכל רשימת מטלות יומית. העבר את כל המשימות לאחר השלישי ליום הבא.

אינך יכול לקבוע אילו משימות חשובות יותר?

1. שקול אם יש תלות בין המשימות.האם אפשר לעשות שלב א' בלי לעשות שלב ב'? אם לא, אז משימה ב' חשובה יותר. בחר את המשימות המשפיעות על הצלחתך העתידית.
2. השתמש במטריצת החלטות.

כל דבר בפינה הימנית העליונה צריך להיות מסומן בתווית "עשה זאת עכשיו". בעיות בעלות השפעה גבוהה, שקשה להשיגן, צריכות להיות מעורבות עם אחרות, פחות קשות. כדאי להאציל משימות עם השפעה מועטה שקל לבצע.

6. לארגן "יום שדה תעופה"

עבורי, מקום עבודה סופר פרודוקטיבי הוא שדות תעופה ומטוסים.למעשה, אני מעדיף טיסות המשך בתדירות גבוהה יותר מאשר טיסות ישירות (הן בין היתר זולות יותר ב-100$ לפחות), ומשתדל לבצע כמה שיותר משימות בימים שאני בדרכים, ולא כשאני עובד מהבית.

עכשיו תן לי להסביר.

יש לך זמן מוגבל בהחלט (לפני היציאה או לפני העלייה למטוס) וגישה חופשית לאינטרנט אלחוטי מוגבל. זה אומר שאתה יכול לרוץ 90 דקות כדי להישאר פרודוקטיבי.

אין לך ממה להסיח את הדעת כשאתה במטוס: הטלפון שלך כבוי, ויש רק עבודה טהורה ויעילה שצריך לעשות בזמן מוגבל. לעתים קרובות אני מנסה לשחזר אווירה דומה בבית: אני מכבה את האינטרנט ועושה את העבודה שלי במשך 90 דקות בלי להיות מוסחת על ידי שום דבר אחר.

בואו נסכם. הנה תוכנית להספיק יותר ולעבוד פחות:

1. קח את הצעד הראשון בעסק שלך ותן לאפקט זייגרניק לעזור לך להשלים אותו.
2. השתמש בכלי ניהול פרויקטים כדי להיות ברור לגבי מה שצריך לעשות ולהישאר ממוקד.
3. עקוב אחר המגרים שלך והמיר אותם להרגלים חיוביים.
4. השתמשו בכלל 90 הדקות.
5. תעדוף ועבוד על המשימות החשובות ביותר.
6. הסר כל דבר שמסיח את דעתך. למשל, תן לעצמך "יום שדה תעופה".