איך לארגן סביבת עבודה וזמן משרד

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

כל עבודה במשרד מתחילה במרחב העבודה שלהם, אבל לעתים קרובות אנשים לא שמים לב מספיק לרגע הזה. חלל העבודה הוא לא רק ריהוט ומחשב, אלא גם תכנון, זרימת עבודה, כלים נוספים. מאמר זה מכיל טיפים פשוטים כיצד לארגן נכון את מקום העבודה שלך.

הכל מתחיל ממקום העבודה.

ד קרנגי

העבודה מתחילה במקום העבודה ובארגון שלו. יש כמובן יוצאי דופן בדמות אישים יצירתיים וייחודיים שהנושא הזה לא כל כך חשוב להם. אבל אפילו להם יש מערכת משלהם של הפרעה יצירתית, גם אם הם לא מודים בכך. רוב האנשים עובדים ליד שולחנות כתיבה רגילים בחללי משרד רגילים, והטיפים הבאים מיועדים עבורם.

שולחן עבודה

סביבת העבודה הנכונה מכוונת את המוח לקצב הנכון. אתה לא שומר את הבית שלך בבלגן ואתה יודע בדיוק איפה ומה יש. זה אותו דבר במקום העבודה: הכל צריך להיות במקומו, ושום דבר מיותר שיכול להסיח את הדעת מהמשימות העיקריות.

איך הכל מתחיל כשאתה רק בא לעבודה? משולחן העבודה. ובדרך כלל יש על המחשב ערימות של ניירות, כלי כתיבה מפוזרים, ספלים, איזו מזכרת חסרת תועלת ואבק. ומה תהיה המצב הפנימי מאחורי מקום עבודה כזה? לא מורכב. אתה, כמובן, לא תחשוב כך, אבל התת מודע כבר החליט הכל. לא משנה מה המציאות מסביב, כך גם אתה. והתודעה קלטה את המחשבה הזו, ומצב הרוח שלך נעלם.

שמור על שולחן העבודה שלך מסודר כל הזמן. התחילו את היום בניקוי אבק, התאימו את התאורה, כתבו מידע מועיל על מדבקות, שטפו את כוס הקפה שלכם, מלאו את לוח השנה - התחל לעבוד. הפעולות הפשוטות הללו ימריצו את העבודה שאחריה.

מקום העבודה האידיאלי הוא כלי עבודה, תאורה נוחה, כלי כתיבה חיוניים וריהוט פשוט לעובד.

איך עובדים: בעמידה או בישיבה? אתה תחליט. אני חושב שישיבה טובה יותר, אבל אתה בהחלט צריך לעשות הפסקות: ללכת, לעשות קצת חימום, לשאוב אוויר צח, לטפס 2-3 קומות במעלה המדרגות. לוח העבודה שלי: 45 דקות - משימה ללא הפרעות, הפסקה של 15 דקות, לאחר מכן שעה של עבודה רצופה ו-15 דקות מנוחה. כך בנוי יום העבודה.

אל תשכח את הלוקר או הארכיון שלך, שכן לכל עובד יש תמיד תיק אישי או ארכיון נייר משלו. תוכלו גם לאחסן בארונית חפצים אישיים שלא תרצו להשוויץ בהם. כל מדף וארון צריכים למלא את תפקידם ולא להצטלב עם אלמנטים אחרים. כך יהיה נוח יותר לעבוד עם מסמכים ואביזרים שונים.

ניהול מסמכים אלקטרוניים

צרו עותקי גיבוי של העבודה, המסמכים, הפרויקטים, מידע השירות המאוחסן במחשב העבודה שלכם ושלחו אותם לשרת או לאחסון הענן של החברה.

כמה אנרגיה ועצבים אנשים מבזבזים בגלל המידע האבוד! המחשב קרס, נתקע, מישהו מחק בטעות נתונים חשובים. אל תחזור על הטעות שלהם ותבצע גיבויים. אל תתנו לנסיבות לשלוט בך ובעבודתך.

אל תתקין אפליקציות מיותרות, רוב הפעולות הדרושות מבוצעות בחבילות תוכנה סטנדרטיות. אם אתם שולטים בכלי מסוים לעבודה, בקשו מההנהלה או ממחלקת ה-IT להתקין אותו, והצדיקו את עבודתכם היעילה בו.

עוד טיפ פשוט: נסו לדבוק בדבר אחד במרחב האלקטרוני שלכם. אם אתה אוהב שירותי Yandex, בחר אותם, אם שירותי Google - עבד איתם.אתה תכיר את כל החוזקות והחולשות של הכלים, וגם תוכל להגדיר במהירות את המערכת שלך במקום חדש. המירוץ אחר תוכניות טריות לא תמיד מוצדק.

בתחנת העבודה, צור היררכיה אלקטרונית פשוטה אישית שלך. אתה אמור למצוא כל אחד מהמסמכים הישנים שלך תוך זמן קצר. זה חשוב במיוחד כאשר אתה נדרש לפתור משהו בדחיפות, ושכחת היכן המידע הזה מאוחסן.

סרוק את כל המסמכים החשובים ביותר. הרבה סכסוכי עבודה בין מחלקות התעוררו בגלל נייר חשוב שאבד.

תִכנוּן

שמתם לב שהעבודה הופכת לפעמים לבלאגן: שלל משימות, שיחות, פגישות, בדיקת ניירות. ואתה מסתובב בזה בלי סוף. נראה שאתה עובד, אבל קשה לקרוא לזה עבודה. מאחורי כל זה, התמונה הכללית של המתרחש אינה נראית לעין, וזו אחת הבעיות של התפוקה המודרנית: יש פעולות, יש גם תוצאות, אבל הן לא מאוד ניכרות בשגרה.

כדי להימנע מכך, יש צורך לערוך תכנית משימות ופעילויות ליום, לשבוע ואפילו לחודש.

רובם משתמשים במחברות או ביומנים. כן, זה טוב, אבל נייר הוא "זיכרון גישה אקראית", הוא אוגר את כל הנזילות, והמידע העיקרי הולך לאיבוד בשפע הדפים. מחברת או יומן הם כבר דרך תכנון ארכאית. ביומן לא רואים את כל תמונת האירועים, לא מבינים מתי עדיף לעשות דבר אחד ומתי אחר ואפשר גם לפספס איזה אירוע חשוב. אין דרך למשוך את הנתונים הנדרשים ולבצע ניתוח מקיף. תארו לעצמכם כמה עמודים עליכם לדפדף בהם כדי לאסוף את המידע הדרוש.

כעת ישנם יישומים רבים ושירותים מקוונים לארגון זמן העבודה שלך. תאמין לי, זה צריך להיעשות אם אתה רוצה לעבוד בצורה פרודוקטיבית ללא קשר למצב ולמצב הרוח. רשימת מטלות היום עוסקת בניהול משימות וזמן יעיל.

אני משתמש במערכת תכנון ההקשר בסביבת האאוטלוק של גלב ארכנגלסקי. מה אני אוהב בו: הפשטות והיעילות של הכלי, אפליקציה מוכרת, שילוב של לוח שנה, משימות ודואר בחלל מידע אחד, אינטגרציה עם אפליקציות אופיס. ניתן להכשיר כל עובד במערכת תכנון זו תוך זמן קצר.

הנה כמה טיפים לארגון זמן העבודה שלך:

• תכנן בצורה גמישה, בהקשר, לא נוקשה בזמן.
• למד להבין מה חשוב ומה לא.
• נפרד בקלות מעניינים לא משמעותיים.
• העריכו את איכות הזמן המושקע, לא את הזמן עצמו.
• תגיד לא לעצמך ולאנשים אחרים כשצריך.
• התחל את היום שלך עם משימות מאתגרות ולא נעימות.
• כאשר מתכננים משימות ופרויקטים בעבודה, קבעו להם מועדים.

טריק פסיכולוגי רב עוצמה הוא למחוק משימה שהושלמה או לשים סימון לפניה. זה ייתן לך אנרגיה פנימית נוספת להשגת תוצאות נהדרות. אתה תראה שהכל לא לשווא.

עבודה עם דואר

איך לארגן עבודה עם דואר?

ראשית, עליך להגדיר איתו את זמן הפעולה על מנת להפחית את מספר ההפסקות. עדיף לעשות זאת בבוקר, כשמתחילות להיווצר משימות, ואחר הצהריים, כשצריך לבדוק מה המצב.

שנית, לא כדאי לענות על מכתבים מעורפלים מיד. צריך לחשוב על הכל: ערעור, בניית תגובה, מידע נוסף. נסו לשמור על סובייקטיביות נמוכה ככל האפשר. תשכחו מתשובות מהירות, כמו שכולם נהגו לעשות ברשתות החברתיות.

שלישית, אין להעמיס על טקסט המכתב מידע המובן רק לשולח עצמו. נסו לענות בקצרה ובתמציתיות, תוך שקלול כל מילה. בעידן הדיגיטלי שלנו, זה מאוד חשוב: אף אחד לא מעוניין להשתכשך במסקנות ייחודיות.

ולבסוף, אל תשכחו את הניקיון: פנייה לנמען, סגנון כתיבה, פרטי מקרה, פרטי יצירת קשר.למד כיצד לכתוב מכתב, לנתח את מה שכתבת וכיצד ליישם.

כלי נוסף

דבר נוסף שעוזר להפוך את העבודה שלך ליעילה יותר הוא הלוח הלבן. כלי הכרחי, במיוחד כאשר המחלקה עושה סיעור מוחות או פותרת בעיה רצינית בשלבי ביניים.

בקריירה המקצועית שלי, הדירקטוריון היה תכונה הכרחית של סביבת העבודה. זה שימושי גם מבחינת חיסכון בנייר. לא תאמינו כמה גיליונות מושקעים בהסבר הרעיונות והפתרונות שלכם.

הודות לחשיבה חזותית (לכולם יש את זה), אנשים יכולים לצייר יחד על הלוח, להסביר את מחשבותיהם ולהציע את הפתרונות הטובים ביותר לבעיה. כולם יכולים לראות ולהבין הכל.

אני רוצה להוסיף שמוזיקה עוזרת לי בעבודה שלי. יש לזה השפעה חיובית על הפרודוקטיביות שלי, במיוחד כשאני צריך לעבוד עם משימות חוזרות במחשב או לערוך חבילה גדולה של מסמכים. באופן כללי, טוב להתחיל את הבוקר עם מוזיקה חיובית. אבל לא כדאי להפעיל את זה לכולם, זכרו: אתם לא עובדים לבד, למישהו המוזיקה רק תפריע.