איך לעשות יותר בשנה החדשה

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

כדי להבין איך להגדיל את הפרודוקטיביות שלך, תחילה עליך לדעת על מה בדיוק אתה מקדיש זמן. כדי לעשות זאת, עקוב אחר מה שאתה עושה במהלך היום. ואז בערב תראו מה לא ניתן היה לעשות, ולמה היה כדאי להקצות עוד זמן.

כמובן שאם יום העבודה שלכם מורכב בעיקר מפגישות שונות (אם אתם, למשל, רופאים או עורך דין), גישה זו אינה מתאימה במיוחד עבורכם. עם זאת, ניתן להשתמש בו גם מחוץ לשעות העבודה אם אתה מבחין שהערבים והסופי שבוע שלך עוברים ללא תשומת לב בצפייה בתוכניות טלוויזיה וברשתות חברתיות.

התייחסו לזמן כמו לאוכל

חלוקת הזמן הנכונה ניתנת לנו בקושי כזה, כי הזמן עצמו הוא מושג מאוד מעורפל. אי אפשר לראות או לגעת בו, אפילו מדענים עדיין מתווכחים על טיבו.

אז נסו לחשוב על זמן כעל משהו ספציפי יותר, כמו אוכל. הנטייה להיות מוסחת דומה לתשוקה לג'אנק פוד. בזבוז זמן זה עודף משקל. והפתרון לבעיה (מעקב אחר זמן) הוא ניהול יומן אוכל.

מה השימוש הכללי ביומני מזון? ראשית, עבור אנשים הסובלים מעודף משקל, עצם הידיעה מה הם אוכלים יכולה לפעמים לבוא כהלם. נראה שכל מיני חטיפים וקינוחים לא נספרים עד שרואים אותם סופרים על הנייר. ההבנה של מה שאתה אוכל, תחושת הבושה הבריאה והאחריות שמגיעה עם רישום ביומן מובילים כולם לעובדה שאתה יורדת מהר יותר במשקל.

אותם שיקולים חלים בעת רישום הזמן שהושקע. אז אם אתה מחפש לבנות את שרירי הפרודוקטיביות שלך, התחל לעקוב אחר איך אתה מבלה את הזמן שלך.

יתרונות של מעקב אחר זמן

כדי לעקוב אחר הזמן שלך, תצטרך לרשום בקפדנות את השעות והדקות המושקעות ביום, על פני מספר שבועות או אפילו חודשים. עד כמה שזה נשמע פרדוקסלי, התהליך עצמו גם לוקח זמן.

ראשית, בואו נסתכל על היתרונות של מעקב אחר זמן, ולאחר מכן נעבור לטיפים שיעזרו לכם להתחיל.

1. זהו הבסיס לטכניקות פרודוקטיביות אחרות

אנחנו לא מתחילים באימוני כוח מבלי לקבוע את המשקל ההתחלתי שנוכל להרים. אותו הדבר צריך להיעשות כאשר מנסים ליצור הרגלים חדשים ולהגדיל את התפוקה. אם לא נדע בדיוק איך ועל מה אנחנו מבלים את זמננו, פשוט לא נוכל לחשב נכון את הזמן לדברים שונים ונהיה כל הזמן לא מרוצים מעצמנו.

אם, למשל, אינכם שמים לב שאתם מבלים שעה שלמה ביום ברשתות החברתיות, כיצד תוכלו להיפטר מההרגל הזה? אתה פשוט תחשוב שכדי להיות פרודוקטיבי יותר, אתה צריך להכין את רשימות המטלות שלך אחרת. למרות שאתה רק צריך לחסום את פייסבוק או VKontakte.

מעקב אחר הזמן שאתה מבלה יעזור לך להבין אילו אסטרטגיות פרודוקטיביות אתה באמת צריך.

2. תגלו שהערכתם יותר מדי את עלויות הזמן שלכם

עכשיו כולם מתלוננים על היותם עסוקים כל הזמן ואין להם מספיק זמן. אבל מה אם התחושה הזו היא בעיה של תפיסה, ולא מצב העניינים בפועל? יתכן שזה נובע מכך שאתה מעריך לא נכון כמה זמן לוקח לך לעשות דברים שונים.

כאשר אנו מסתכלים על השגרה שלנו, אנו מגזימים את כמות הזמן שתצטרך להשקיע במשימות מסוימות. וזה מרתיע אותנו מלצאת לעניינים או להתחיל תחביבים חדשים. ולפעמים אנחנו אפילו משקיעים יותר זמן בפעולה ממה שצריך.

כמובן, לא כל המקרים פשוט נראים גוזלים זמן. חלקם באמת גוזלים זמן. אבל, על ידי מעקב אחר הזמן שלך במשך מספר שבועות, אתה תבחין כי משימות מסוימות מתבצעות מהר יותר ממה שחשבת. כך אולי יהיה לך זמן למשהו שלא הספקת לעשות קודם לכן.

3…. או זלזל

באותה תדירות אנו ממעיטים בהערכת הזמן הממשי שלנו.

הנטייה להגזים בזמן המושקע, למשל, במטלות בית שונות נובעת מהעובדה שאנו מוצאים מטלות כאלה מכבידות יותר.

הזמן המושקע בפעילויות שאינן דורשות לחץ בדרך כלל חולף. את הפעולות האלה יש להוציא מהשגרה היומיומית שלך.

4. זה מפתח תחושת אחריות

כשישבתם שעה באינטרנט ואז חזרתם לעבודה, בהחלט ייתכן שאף אחד אחר לא שם לב לכך. מסתבר שהשעה הזו פשוט שקעה בשכחה. כן, אתה מרגיש אשם לזמן מה, אבל אז אתה פשוט שוכח מזה ומבזבז עוד שעה או שעתיים למחרת.

אבל כשאנחנו עוקבים אחרי הזמן שלנו, אנחנו צריכים לרשום גם את השעה המבוזבזת הזו. כאן התגובה תהיה שונה לחלוטין. ההקלטה "הייתי באינטרנט מ-12:00 עד 13:00" תגרום לתחושת אשמה הרבה יותר גדולה מאשר רק המחשבה: "אוי, עברה עוד שעה". אתה חייב להודות שבזבזת שעה.

באופן טבעי, כשאני מסתכל ברשימות שלי בערב, אני רוצה לראות שהיום לא היה לשווא. אם בזבזת זמן היום וכתבת את זה, מחר יהיה קל יותר לא להסיח את דעתך.

5. זה עוזר לך לעשות יותר

לפעמים, כשאתה מנתח את הפעולות שלך לזמן מה, אתה מגלה שבאמת אין לך מה לעשות. אתה מבזבז את הזמן שלך על זוטות כי זה לא ממש פוגע בעבודה שלך.

אם אתה יכול לעשות את העבודה שלך ועדיין יש לך זמן, אבל עדיין מרגיש שהיום לא פרודוקטיבי, אתה יכול לקחת על עצמך יותר משימות. אם אתה עובד בשביל עצמך ויכול לנהל את לוח הזמנים שלך בעצמך, חפש לקוחות או ספקים חדשים או פתח את האתר שלך. אם אתה עובד בחברה גדולה, שאל את ההנהלה אם יש פרויקטים חדשים שאתה יכול לקחת על עצמך. לא סביר שיסרבו לך.

6. זה מלמד אותך לא להיות מרוסס על כמה דברים בבת אחת

כולם יודעים שריבוי משימות הוא רק מכשול לפרודוקטיביות. ועצם הרעיון של ריבוי משימות הוא רק מיתוס. למעשה, אנחנו לא עושים כמה דברים במקביל, אלא עוברים מהר מאוד ממשימה אחת לאחרת שוב ושוב. המוח שלנו לא בנוי לריבוי משימות, אז אנחנו בהכרח מפספסים משהו או לא מצליחים.

כאשר אנו עוקבים אחר זמן, אנו עוקבים אחר כל משימה. ולכל משימה אנו מקצים פרק זמן מסוים, לפחות על מנת להקל על ניהול הרישומים. אנחנו אפילו גאים איכשהו כשאנחנו מציינים ששעה או שעתיים הושקעה במשימה חשובה אחת.

עם הזמן תפתחו את היכולת להתמקד בדבר אחד וכבר לא תרצו לשלב מספר משימות ולהיות מוסחת מעבודה חשובה. סביר להניח שתוכלו להקדיש חצי שעה או שעה ביום למשימות קטנות שונות ולעשות את כולן בפגישה אחת.

כיצד לעקוב בצורה מדויקת ויעילה אחר הזמן שלך

להלן שלושה כללים מרכזיים שיהפכו את מעקב הזמן שלך ליעיל ביותר:

• יוֹשֶׁר … אף אחד מלבדך לא יראה את הרשומות האלה, אז אל תיפה אותן. אם אתה לא כנה עם עצמך, למה בכלל להתעסק בעסק הזה?
• קְבִיעוּת … ייקח לך לפחות שבועיים כדי לקבל תמונה מלאה על מה אתה מבלה את הזמן שלך. רשום הערות רק כאשר אתה חי בקצב הרגיל שלך (לא לפני חופשות או חגים).
• קַפְּדָנוּת … תחשוב לא בשעות, אלא בדקות. לדוגמה, בימים הראשונים, רשום את כל הפעולות שלך מהבוקר עד הערב בדייקנות לכל דקה. אז אתה יכול ללכת למרווחים של 5, ומאוחר יותר ל-15 דקות.

ישנן שתי דרכים לעקוב אחר זמן:

• מרווחי זמן … לדוגמה, מ-9:00 בבוקר עד 9:15 בבוקר. הגדר טיימר כל 15 דקות (לפחות בהתחלה, ואז אתה יכול להגדיל את מרווח הזמן) ורשום מה עשית.
• משימות … תתעסק בעניינים שלך ורשום בכל פעם שאתה מתחיל משהו אחר.

נסה את שתי השיטות והחליט איזו מהן מתאימה לך ביותר. ראשית, רשום הכל עד דקה. זה יעזור לך להבין כמה זמן לוקח כל משימה בפועל ואיך היום שלך בנוי בדרך כלל. לאחר מכן תוכל לעקוב אחר הזמן במרווחי זמן מסוימים. זה מקל על תכנון דברים ולשים לב מתי אתה לרוב מוסח.

אתה יכול גם להוסיף הערות קצרות להערות שלך. למשל, ליד הערך "קריאה", ציינו איזה ספר או מגזין קראתם. ליד הפריט "בדרך" תוכלו לסמן את מזג האוויר או למה שהאזנתם (פודקאסט, ספר שמע, מוזיקה), וליד הערך "שיחק עם הילד" לציין משחק ספציפי. אז מעקב זמן פשוט הופך למעשה ליומן. אתה לא חייב לעשות את זה, אבל אולי תאהב את זה.

לאחר שבועיים, מעקב אחר זמן יהפוך להרגל. עכשיו אתה לא צריך לרשום את כל הפעולות שלך כל כך בקפידה. רק שימו לב לשעה (לפחות במהלך יום העבודה) ובדקו אם אתם מנצלים את המקסימום. אם אתה מרגיש שדעתך מוסחת לעתים קרובות, חזור להערות.

גם אם אתה כבר לא עוקב אחרי הזמן בכלל אחרי הניסוי בן השבועיים הזה, נסה לבדוק את עצמך בערך פעם בשנה כדי לראות איך ההרגלים שלך משתנים.

כלים דיגיטליים

יש המון עוזרים דיגיטליים שעוקבים אוטומטית אחר איך אתה מבלה את הזמן שלך. ולמרות שהם יכולים להיות שימושיים (במיוחד אם לא רשמתם הערות במשך כמה שעות ושכחתם מה בדיוק עשית ברגע זה או אחר), עדיין לא כדאי לסמוך עליהם לחלוטין. רק אתה עצמך יודע מה עשית באתר כלשהו - עובד או מתעסק. האפליקציה לא תקבע זאת עבורך.

• … תוכנית זו פועלת ברקע ועוקבת אחר כמה זמן אתה מבלה באתרים ויישומים שונים. הוא מתאים למערכות הפעלה שונות, כולל אנדרואיד. אתה יכול גם להגדיר יעדים ולעקוב אחר צמיחת הפרודוקטיביות שלך בתוכנית.
• … למרות שתוכנית זו נועדה במקור לפרילנסרים, היא אמורה להיות בסדר עבור כולם. יש לו תרשימים שימושיים המשקפים חזותית את ההתקדמות שלך.
• (iOS בלבד). פשוט הוסף את המשימות הרגילות שלך, לחץ עליהן כשאתה מתחיל, ובסיום, לחץ על הבא. המשימה הקודמת תושלם אוטומטית, והאפליקציה תגדיר את השעה בעצמה.
• … כמו ATracker, זה סוג של שילוב של דיגיטלי ואנלוגי. אתה משתמש במכשיר דיגיטלי, אבל רק לשמירה על רישומים. Evernote יכול לשמש כמו מחברת נייר רגילה.

מתקנים אנלוגיים

• … במהלך השבוע (שהם 168 השעות שלך), רשום מה אתה עושה, תוך חלוקת היום למרווחים של 15 דקות. שמור את לוח השנה שלך בהישג יד, כגון על השולחן או במטבח. תוך שבועיים תבינו על מה אתם נוהגים להשקיע זמן וכיצד תוכלו להתאים את השגרה שלכם.
• פנקס רשימות רגיל. לא פלא שזה נחשב לקלאסיקה. פשוט רשמו מתי אתם מסיימים פעילות אחת ומתחילים אחרת, והוסיפו הסברים במידת הצורך. לדוגמה, אם אתה קורא מאמר באינטרנט לצורך עבודה, סמן אותו בהתאם, במקום פשוט לכתוב, "קרא מאמר באינטרנט".

מסקנות

כאשר תעיין בהערות שלך בערב ותראה יום מנוצל היטב, תרגיש שאתה באמת ראוי למנוחה ולשינה. זמן המעקב ישנה לא רק את האופן שבו אתה מבלה כל דקה וכל שעה, אלא באופן כללי את תפיסת החיים שלך.

הקדישו זמן למה שחשוב באמת. עקוב אחר זמן השהות שלך. שנה את חייך.