מערכת פשוטה לארגון חיים מודרניים מורכבים

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

היום אנחנו רוצים לספר לכם על מערכת שתעזור לכם לבנות את כל פרויקטי העבודה, המשימות והעניינים שלכם. בעזרתו תלמדו כיצד להגדיר יעדים בצורה נכונה ולפתח תוכניות להשגתן.

בעולם המודרני, אדם צריך ריבוי משימות. פרויקטים, פגישות, עניינים, משימות שתאריך היעד שלהם מתקרב ללא הרף… לעיתים קרובות קשה לנו לארגן את חיינו כך שיהיה לנו זמן להתמודד עם ענייני עבודה.

היום אנחנו רוצים להכיר לכם מערכת שתעזור לכם לארגן את כל המטרות, העניינים והמשימות שלכם. מערכת זו פותחה על ידי כריס ווינפילד, יזם בעיר ניו יורק.

החיים קשים.

אנחנו נהנים לעבוד 40+ שעות בשבוע, אנחנו גאים בזה ואוהבים לספר לכולם ולכולם כמה אנחנו עסוקים, כי זה גורם לנו להרגיש חשובים וחסרי תחליף. ובכן, או אחרת, אנחנו פשוט חושבים שזה צריך להיות כך.

כך היה איתי. עד שהחלטתי לשנות הכל.

זה לא יכול היה להימשך ככה, הייתי צריך להתחיל מחדש ולשנות הכל. רציתי לחיות את החיים במלואם ולא רציתי להחמיץ אף רגע.

אבל הייתה בעיה אחת. לא ידעתי איך לעשות את זה. בזבזתי יותר מדי זמן ועבדתי בצורה לא יעילה. אז התחלתי לחפש דרכים שיוכלו לעזור לי לפתור את הבעיה.

קראתי הרבה ספרים ובלוגים על פרודוקטיביות ובסופו של דבר הגעתי למערכת של ארבעה חלקים.

המערכת הפשוטה הזו, עליה נדון בהמשך, עזרה לי לשפר את התפוקה שלי, בעזרתה הצלחתי לארגן ימים, שבועות, חודשים ואפילו שעות בלבד. בזכותה אני יכול לעשות יותר בפחות זמן.

אני באמת רוצה לומר שהגעתי בקלות ובמהירות למערכת הזו, אבל זה לא כך: ביליתי מאות שעות בניסויים, נאלצתי לעבור הרבה כשלים, טעויות ואכזבות.

היום אני מסוגל לעשות יותר ב-17 שעות מאשר בעבר ב-40 שעות. אפילו לא זה. אני מסוגל להשיג יותר בשבוע אחד מאשר בחודשים האחרונים.

אני מסוגל לעבוד במקביל עם מספר פרויקטים, לקוחות, חברות ובמקביל לשמור על איזון בין העבודה לחיים האישיים.

אני עובד, אני מבלה עם המשפחה שלי, אני הולך, אני מתקשר עם אנשים, אני מלמד אחרים את מה שאני יודע בעצמי, ואני עושה הרבה יותר. כל יום. וכל זה נובע רק מהעובדה שפיתחתי מערכת שמתאימה לי, שאני מקפיד עליה כל הזמן. מערכת זו פשוטה למדי, אך לעולם אל תשכח את זה:

פשוט לא תמיד אומר קל.

אחד הדברים העיקריים שהבנתי הוא שאם אתה לוקח את הזמן לתכנן את היום שלך ותהיה לך מושג ברור מה אתה רוצה להשיג (תיצור תמונה מסוימת של הימים שלך), אז הכל ילך יותר קל. אתה תעבוד פחות ותצליח יותר, כי אתה תעבוד עם תשוקה, אתה תראה מטרה מולך.

למערכת שלי יש ארבעה אלמנטים עיקריים:

1. לחלום ולהציב מטרות.מה אתה באמת רוצה מהחיים? מה החלומות, המטרות, השאיפות שלך? אם אינך יודע את התשובות לשאלות אלו, אזי שאר הרכיבים ברשימה זו לא יועילו לך.
2. פרק את המוח שלך.העבר את המחשבות מהראש שלך לנייר. אתה לא צריך לחשוב על פרטים זרים אם אתה באמת רוצה להיות פרודוקטיבי.
3. צור מפות מנטליות.הם יעזרו לך למצוא פרצות למטרות העיקריות שלך. במילים אחרות, תבינו איך להשיג או להשיג במהירות את מה שאתם רוצים.
4. נהל את הזמן שלך ופרק משימות מורכבות למרכיבים המרכיבים אותן. זה יעזור לך להשיג את המטרות העיקריות שלך בזמן הקצר ביותר האפשרי.

אף אחד לעולם לא יחלוק על העובדה הברורה שלכל האנשים יש 24 שעות ביממה. לאנשים מצליחים יש שתי תכונות:

• הם יודעים בדיוק מה הם רוצים.
• הם עושים מאמץ להשיג את מה שהם רוצים.

האם אתה מוכן לקחת את הסיכון ולהתאמץ כדי להצליח? אז המשך לקרוא.

1. חלום. להציב מטרות. לפעול

התחל בדמיין את המטרה הסופית.

סטיבן קובי

הצעד הראשון הוא ליצור תמונה גדולה של חייך. אתה חייב להבין מה אתה רוצה להשיג, לאיזה סוג של אדם אתה רוצה להיות, במילים אחרות, לחשוב איך החיים האידיאליים שלך צריכים להיראות.

כשעשיתי את זה לראשונה, רציתי לשנות הרבה בחיי. אולי, כמוני אז, ייראה לכם שהרבה דברים לא ניתנים לשינוי, אבל אל תתייאשו ואל תוותרו, כי התחושה הזו נורמלית לחלוטין.

בעקבות עצתו של מארק אלן, הנחתי עמוד אחד לכל אחת מהמטרות שלי. הגבלה כזו של מקום נחוצה כדי שתהיה לך הזדמנות לצבוע כל מטרה בפירוט, לפרק אותה לאלמנטים בסיסיים, ליצור תוכנית מפורטת להשגת מטרה זו, אך מפרט המטרה צריך להיות ללא מים.

יש משהו שחשוב לזכור: אתה לא מחזיק את התוכנית שלך בדם, המטרות שלך יכולות להשתנות בכל עת. אנחנו לא יכולים לומר בוודאות מה יקרה לנו בעוד שעה, ויותר מכך אף אחד לא יכול לומר שהמטרות ותכניות חייו לא ישתנו בחודש הקרוב או בשנה הבאה.

אבל תכנון כזה הוא יתרון בכך שיש לך מושג ברור מה אתה רוצה להשיג, איזה סוג של אדם אתה חולם להיות.

כמו כן, אל דאגה אם לא הצלחתם לגבש תכנית הישגים לכל מטרה. זה בסדר, העיקר שתהיה לך מטרה, וכשיגיע הזמן תמצאי דרכים לעזור לך להשיג אותה.

2. פרק את המוח שלך

שהמוח שלך תמיד יהיה בהיר וצלול, כמו השמים העצומים, האוקיינוס הגדול ופסגת ההר הגבוהה ביותר.

מוריהיי אואשיבה

הזיכרון שלנו הוא במובנים רבים כלי הישרדותי. אנחנו זוכרים הכי בקלות דברים שחשובים והכרחיים לנו. זיכרון הוא דבר מדהים: במצב של כוח עליון, למשל, אנחנו יכולים לזכור את שיעורי בית הספר של בטיחות החיים ולהעניק לאדם עזרה ראשונה.

יש לך מאות מחשבות בראש, פרטים קטנים, פרטים מיותרים. לדוגמה, אתה מנסה לזכור את כל הניואנסים, אפילו את הפרטים הקטנים ביותר של הפרויקט שאתה עושה. מודעות כזו אמנם מכובדת, אבל היא גם לעתים קרובות חרדה ומלחיצה. מסקנה: היפטר מהזבל הזה, פרק את המוח שלך.

אל תשמור את כל הפרטים האלה בראש שלך - רשום אותם ביומן שלך, תן לכל זה להיות כלול בכונן הקשיח של המחשב שלך, או במקום אחר. זה יאפשר לך להתמקד טוב יותר במה שחשוב כרגע, תוך כדי לא לשכוח את האקטואליה.

ארגן, הפרד וכבוש

כעת, לאחר שהצלת את עצמך ממספר עצום של מחשבות מיותרות או לא כל כך חשובות, הגיע הזמן להתחיל לארגן את העניינים שלך. תסתכל על התוכנית שלך. אולי לא התעצלת והכנת תוכנית לא רק לשבועות ולחודשים הקרובים, אלא גם לשנים שלמות.

אתה צריך לבנות את כל מה שאתה צריך לעשות. נסו לתכנן את כל הפרויקטים, המשימות ושאר העניינים שלכם בצורה כזו שלא יפריעו זה לזה: קחו זמן נפרד לכל משימה, אל תרדוף אחרי שתי ציפורים במכה אחת, אלא תחלק וכבוש.

אל תדאג אם אין לך תוכנית קונקרטית להגשים את כל מה שתכננת. העיקר שיש לך מטרות, ותת המודע שלך יעזור לך בכל השאר.

במקרה זה, ניתן להשוות את תת המודע שלך לנווט GPS. אתה קובע את היעד שלך ומגלה איך להגיע לשם.

3. צור מפת חשיבה

כל מה שאתה צריך זה תוכנית, מפת דרכים ואומץ כדי להגיע ליעד שלך.

ארל נייטינגייל

מפת חשיבה היא תרשים שעוזר לך לדמיין ולארגן מידע. מפות חשיבה יכולות לשמש כמעט לכל דבר, החל מרישום הערות ועד לפיתוח אסטרטגיה רצינית. הם יעזרו לך לפרק אובייקט מורכב לחלקיו המרכיבים אותו.

בעזרת מפת חשיבה תוכלו לבנות היררכיה של פרויקטים, תוצאות ומשימות. השתמש בגודל גופן ובצבע כדי להדגיש את מה שחשוב או דחוף. אתה יכול גם לכלול קישורים למשאבי אינטרנט חשובים או מסמכים במחשב שלך.

מפה זו תעזור לכם לראות במבט חטוף איזה פרויקט לוקח מכם הכי הרבה זמן או דורש את מירב תשומת הלב (משימות ותאריכים מודגשים באדום יזעקו את הדחיפות והחשיבות שלהם).

על ידי סקירת מפת החשיבה שלך מדי שבוע, תשים לב אילו פרויקטים קרובים לסיום, וזה יניע אותך להמשיך הלאה. מחק פרויקטים שהושלמו ומלא אותם בחדשים.

4. נהל את הזמן שלך ופרק משימות קשות למרכיבים בסיסיים

החלט היום שתהפוך למומחה בניהול הזמן שלך והביצועים שלך.

בריאן טרייסי

עכשיו שיש לך תוכנית, אתה צריך להיות בטוח שאתה יכול להתמודד עם כל המשימות קדימה בזמן. ישנן טכניקות ומערכות שונות שנועדו לעזור לך בכך. לדוגמה:

• Kanban היא מערכת שתעזור לך להתמודד עם משימות ביעילות. יש כלי מקוון שימושי, KanbanFlow, שמיועד לא רק לסולו אלא גם לעבודת צוות.
• טכניקת האפקטיביות האישית המוכרת של GTD שתעזור לך לעשות דברים עד הסוף.

אל תשכח את היום

מפות חשיבה, GTD, Kanban כולן נהדרות והכרחיות ללא עוררין על מנת שתוכל להשיג את המטרות שלך. אבל אל תשכח שמדובר בתכנון אסטרטגי. לפעמים אתה צריך תוכנית פשוטה ומעשית ליום. לא למחר. לא לחודש ולא לשנה. להיום.

חלום הופך למטרה כאשר ננקטת פעולה להשגתו.

בו בנט

יש טכניקת פומודורו שיכולה לעזור לך לתכנן את הזמן שלך ביעילות. תוכל לברר על כך עוד כאן.

תמיד להגיע ליעדים שלך, להשלים משימות בזמן, להגיע להצלחה - לזה כל אחד צריך לשאוף. אבל לעולם אל תשכח את המיומנות השביעית של סטיבן קובי - חידוד המסור.

תאר לעצמך אדם שניסר עץ כבר חמש שעות, אבל כשאתה אומר לו לעצור לכמה דקות כדי להשחיז את המסור, הוא עונה: "אין לי זמן להשחיז את המסור! אני צריך לחתוך!"

זכרו להקדיש זמן לבריאות שלכם, למשפחה ולחברים שלכם, ותמיד נסו לנוח כשאתם מרגישים שאתם צריכים את זה.