כיצד להכין טבלת עבודה על פרויקטים באקסל ב-10 שלבים

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

באמצעות הכלים הרגילים של עורך הגיליון האלקטרוני הפופולרי ביותר של MS Excel, אתה יכול לשרטט תרשים חזותי של עבודה על פרויקטים, שיעזור לך לעקוב אחר איך כל משימה מתקדמת וכמה נותר לעשות.

אם אתם מנהלים פרויקטים, חשוב לדעת תמיד כמה משימות יש לכם ומתי יש לבצע אותן. ואם תשרטט תרשים ויזואלי, יהיה קל יותר להסביר את נקודות המפתח בחיי הפרויקטים לצוות המעורב בעבודה, כמו גם לבעלי עניין אחרים.

לרוב משתמשים בתוכנות מיוחדות לניהול פרויקטים, אך ניתן גם ליצור לוח זמנים ברור ונגיש ב-MS Excel המוכר.

דיאגרמת עבודת הפרויקט מראה כיצד אירועים ומשימות קשורים זה לזה לאורך זמן. תרשים מעוצב היטב משקף מידע חשוב על ביצוע משימה ספציפית ופיתוח הפרויקט בכללותו, ועוזר לראות את התמונה הגדולה.

כדי ליצור תרשים כזה ב-MS Excel (גרסאות 2007 ואילך), עליך לבצע רק 10 צעדים.

מה זה בתרשים הזה? פרטי מפתח מוצגים בקווים צבעוניים וקרשים:

• קו היום הנוכחי - קו אנכי אדום המראה היכן אתה נמצא היום;
• מועדי יעד למשימה - פסים אופקיים אפורים המראים כמה זמן ייקח להשלים כל משימה;
• מוכנות משימות - קווים אופקיים ירוקים המראים באיזה שלב מתבצעת המשימה וכמה נותר לעשות.

בגירסאות שונות של MS Excel, הפעולות עשויות להיות שונות במקצת, אבל כך או אחרת התהליך יהיה אוניברסלי, וכל משתמש יכול להתמודד עם תזמון.

אתה יכול לצפות בהדרכה מפורטת בוידאו (באנגלית), זה ייקח חצי שעה מזמנך.

שלב 1. התחלה, חשבו על התוצאה

כדי להתמודד עם המשימה ללא בעיות, הדפיסו או ציירו על דף נייר את לוח הזמנים כפי שהוא אמור להיראות בסופו של דבר. החזק את פיסת הנייר לפניך כדי להשוות כל שלב עם דוגמה. אין צורך לשרטט את התרשים בקפידה, פשוט תקן את צורת התרשים ושמור אותו בהישג יד, זו תהיה תזכורת טובה.

שלב 2. צור טבלה עם נתונים

כדי לבנות גרף, תחילה עליך לערוך טבלה. בדוגמה, הפרויקט מחולק לארבעה שלבים, כל אחד עם משימות.

יוצרים טבלה מתחת לגרף. השורה ה-30 מכילה את כותרות העמודות.

בואו להבין מה המשמעות של הנתונים בטבלה:

• שלב: "שלב 1", "שלב 2", "שלב 3", "שלב 4" או "היום". מראה לאיזה שלב בפרויקט מתאים האירוע.
• סוג של: "שלב", "משימה", "היום". מציג את סוג האירוע, תוחם משימות ושלבי ביצוע הפרויקט.
• תאריך התחלה: תאריך תחילת האירוע.
• מִקרֶה: מציג את שם האירוע בתרשים.
• תִזמוּן: מראה כמה ימים לוקח להשלים את המשימה.
• אחוזי מוכנות: מציג את מידת ההשלמה עבור כל משימה ושלב, 0% - המשימה לא התחילה, 100% - הושלמה. מחוון זה לקטגוריית "שלב" אינו קשור להשלמת משימות והוא מוגדר כהערכה. כדי להחליט באיזה אחוז שלב הושלם, עליך ליישם כללים משלך.
• מוכן בעוד ימים: התקופה שעבורה הושג מחוון המוכנות לאירועים באחוזים. עבור משימה שנמשכת 10 ימים ו-50% הושלמה, נתון זה יהיה חמישה ימים (10 ימים × 50%).
• גוֹבַה: ערך הגובה חשוב לקישוט מכיוון שהוא קובע כמה גבוה או נמוך האירוע יבוא לידי ביטוי במפת לוח הזמנים. אתה יכול לציין כל ערכים, אבל עדיף לקחת מספרים קטנים קרוב לאפס. הדוגמה משתמשת בטווח שבין +25 ל-25.אם הגובה חיובי, האירוע ישתקף בתרשים מעל הציר האופקי, אם שלילי - מתחת לציר.

שלב 3. צור תרשים עם צירי X ו-Y, הוסף אליו את הנתונים הראשונים מעמודת "ציר הזמן"

הגיע הזמן ליצור תרשים כדי להמחיש את נתוני האירועים מהטבלה שנעשתה בשלב הקודם. השתמש בתרשים פיזור עם צירי X ו-Y מכיוון שהוא מאפשר לך למקם בחופשיות את קואורדינטות הבסיס בשני הצירים.

פעל לפי ההוראות:

• בחר בכרטיסייה "הוסף" בתפריט הראשי.
• לאחר מכן בחר "תרשימים" → "פיזור" → "פיזור עם סמנים", תרשים ריק יופיע לפניך.
• חברו את קצוות התרשים ושנה את גודל התרשים כך ששדה התרשים יכסה את הטווח בין תא B4 לתא K26 (לחץ והחזק את מקש Alt כדי ליישר את אזור התרשים בדיוק לגבולות התא).
• לחץ לחיצה ימנית על הדיאגרמה ובחר בפריט התפריט "בחר נתונים".

הוסף סדרה של נתונים לטווח על ידי לחיצה על כפתור "הוסף" בתיבת הדו-שיח שנפתחת.

1. כדי לשנות את השם "שם הסדרה" הכניסו בשדה המתאים את הערך של התא E30 "תאריכים".
2. עבור הערך של ציר X, בחר את השדה המתאים ובחר בתאים C33: C46 תאריך התחלה.
3. עבור הערך של ציר Y, בחר את השדה המתאים ובחר בתאים H33: H46 Height.
4. לחץ על אישור כדי לסגור את חלון הוספת הנתונים.
5. לחץ על אישור כדי לסגור את חלון בחירת הנתונים.

השלבים האלה יתנו לנו תרשים פיזור פשוט עם עיצוב אוטומטי.

בואו להפוך את סמני האירוע לירוקים:

• לחץ לחיצה ימנית על כל סמן נתונים שנבחר, בחר שנה "פורמט סדרת נתונים".
• ברשימה שנפתחת משמאל, בחרו בלשונית "פרמטרי סמן", ולאחר מכן בחרו בסוג הסמן המובנה "קריסטל". הגדל את הגודל ל-10 נק'.
• בכרטיסייה Marker Fill, בחר מילוי מוצק. שנה את צבע המילוי לירוק.

כעת יש לנו עלילת פיזור המייצגת את ציר הזמן. עד כה, סמנים ירוקים מראים רק את התחלת המשימות.

שנה את שם התרשים: לחץ פעמיים על שדה הטקסט עם השם והזן את שמך.

נחזור לאפשרויות התזמון בשלב 5, נוסיף פסים אופקיים לאורך ציר ה-X, אך לעת עתה תמשיך בעיצוב התרשים.

שלב 4. סדר במראה התרשים והוספת שמות האירועים

אנחנו נפטרים ממה שאנחנו לא צריכים בתרשים.

ציר Y … הסתר את הציר האנכי, מכיוון שהוא אינו נושא עומס מידע. בחר דיאגרמה, בתפריט הראשי בלשונית "עבודה עם דיאגרמות", בחר "פריסה". לאחר מכן בחר צירים ← ציר אנכי ראשי ← אל תראה.

מדריכים אופקיים … הם גם חסרי תועלת. בחר את התרשים, בתפריט הראשי, עבור ללשונית פריסה, ולאחר מכן בחר רשת ← קווי רשת אופקיים לאורך הציר הראשי ← אל תראה.

אגדת תרשים … לאחר מכן נחליף אותו באחד יפה יותר, אך לעת עתה נשבית אותו: "פריסה" → "אגדה" → "לא".

לבסוף, אנו מציגים את תוויות הנתונים עבור כל סמן. בתפריט הראשי בלשונית "פריסה", בחר "חתימות נתונים" → "שמאל".

כיצד לשנות נתונים בחתימת אסימון

הזנת נתונים על כל אירוע בתרשים היא ארוכה וקשה, מכיוון שצריך לבחור כל סמן בנפרד ולשנות את שמו.

אבל תהליך זה יכול להיות מואץ ארבע פעמים:

• לחץ על הכיתוב של הסמן הראשון (הפינה השמאלית העליונה של התרשים) כדי לבחור את כל הערכים בבת אחת. אל תלחץ על הסמן הירוק, זה יבחר אובייקטים אחרים!
• לחץ שוב על כיתוב הסמן כדי לערוך את השם היחיד.
• בשדה קלט הנוסחה, הקלד את הסמל =.
• לחץ על תא D33, הוא מכיל את האירוע "שלב 1", הקש Enter.
• חזור על ארבעת השלבים הראשונים עבור התוויות הנותרות עבור כל סמן.

כיצד להצמיד אזורים

כדאי להצמיד את האזורים בשורה 28 כך שתמיד תוכל לראות את הדיאגרמה בזמן העבודה על המסמך.27 השורות הראשונות יישארו לנגד עיניכם, גם אם תגללו בשאר השורות.

כדי להקפיא אזורים:

• בחר בתא A28.
• בחר בכרטיסייה "תצוגה" מהתפריט הראשי.
• בחר חלון ← הקפאת אזורים.
• בחר "הקפא אזורים" מהתפריט הנפתח.

קו אופקי שחור יופיע מעל הקו ה-28. הכל למעלה מעוגן כעת ורק השורות התחתונות יזוזו בעת הגלילה.

שלב 5. הוסף פסי שגיאה להצגת קווי זמן כדי להפוך את התרשים ללוח זמנים חזותי

פסי השגיאה האופקיים בתרשים יראו כמה זמן לוקח להשלים כל משימה. כדי לעשות אותם:

• הדגש את הגרף.
• מהתפריט הראשי של כלי תרשים, בחר בכרטיסייה פריסה.
• ברשימה הנפתחת בפינה השמאלית העליונה (אזור העלילה), בחר בסדרת הנתונים "ציר זמן".
• בכרטיסייה פריסה, בחר סרגלי שגיאה ← הגדרות סרגלי שגיאה מתקדמות. תיפתח תיבת דו-שיח.
• ברשימה הנפתחת בפינה השמאלית העליונה, בחר את פסי השגיאה של ציר ה-X כדי לעצב את התרשים.
• בתיבת הדו-שיח לשינוי פסים אופקיים, בחר בתיבת הסימון עבור סיכת הפלוס. סגנון סוף → אין נקודה.
• ברשימת "ערך שגיאה", בחר בפריט "מותאם אישית" ולחץ על כפתור "ציין ערך". בחלון החדש "הגדרת סרגל השגיאה" שנפתח, ציין את "ערך השגיאה החיובית" לשם כך, מקם את הסמן בשדה המתאים ובחר את טווח התאים מ-E33 עד E74. לחץ על אישור.

כעת קווים אפורים משתרעים מהסמנים הירוקים לימין, הם מראים כמה זמן אתה צריך להשקיע במשימה זו או אחרת. יש לעצב אותם למען הבהירות:

• בחלון עיצוב פסי שגיאה, עבור אל הכרטיסייה צבע קו. בחר קו מוצק. הפוך את המילוי לאפור.
• בכרטיסייה Linetype, הגדל את רוחב הקו ל-4 נקודות.

כדי לנווט טוב יותר בתרשים, צייר קווים אנכיים דקים למטה מהסמנים. לשם כך, ברשימה הנפתחת בפינה השמאלית העליונה, בחר "פסי שגיאה לאורך ציר ה-Y". תיבת הדו-שיח מציגה פסי שגיאה אנכיים. בחר את כיוון המינוס, סגנון סיום ← אין נקודה, כמות שגיאה ← ערך יחסי, הזן 100% בשדה זה. בחר את הצבע והעובי של הקווים בעצמך.

שלב 6. הוסף את ערך המוכנות לתרשים

הגיע הזמן להוסיף לתרשים סדרת נתונים המציגים את אחוז המשימה שהושלמה.

אם משימה נמשכת 10 ימים והיא הושלמה ב-50%, סרגל ההשלמה יהיה מלא למחצה. זהו מדד למעקב אחר עבודה ואינו כולל סופי שבוע וחגים. כדי להוסיף מידע חדש לתרשים, בצע את ההוראות שלהלן.

• לחץ לחיצה ימנית על אזור התרשים, בחר "בחר נתונים" מתפריט ההקשר.
• לחץ על כפתור "הוסף", בחלון שיופיע, הגדר את "שם השורה" על ידי בחירת התא G30. טווח הנתונים עבור צירי X ו-Y זהה לשלב מס' 3.
• על התרשים יופיעו סמנים אדומים, שיסתירו ירוקים.

שלב 7. עיצוב מדדי הנתונים החדשים

כדי לגרום לתרשים לשקף באותו סגנון, והנתונים אינם חופפים, אנו מפרמטים את הסמנים:

• ברשימה הנפתחת בפינה השמאלית העליונה, בחר "שורה מוכנה". מיד מתחת לרשימה הנפתחת יש כפתור "פורמט של הפרגמנט הנבחר". לחץ עליו, תיבת דו-שיח תיפתח.
• שנה את פרמטרי הסמן. בחר את סוג הצורה "קריסטל", הגדר את הגודל ל-10 נק' ובחר מילוי ירוק אחיד עבור הסמן. סגור את תיבת הדו-שיח.
• מבלי להסיר את מבחר הסמנים, בתפריט הראשי בלשונית "פריסה", לחץ על כפתור "תוויות נתונים", בחר בפריט "אל תציג" בתפריט שמופיע.

שלב 8. הוסף פסי שגיאה כדי לעקוב אחר אחוז ההשלמה של המשימות

כעת עליכם להוסיף קרשים חדשים כדי שתוכלו לראות במבט חטוף באיזה שלב נמצאות המשימות.

• בחר שוב Row Ready מהרשימה הנפתחת משמאל. לחץ על הכפתור "פסי שגיאה" בתפריט הראשי. בחר "אפשרויות מתקדמות" מהתפריט הנפתח. תיפתח תיבת דו-שיח. הגדר את הלוחות האנכיים לערך קבוע על ידי הזנת אפס בשדה המתאים.
• עוברים לפרמטרים של הקרשים במקביל לציר X. הגדר את הכיוון ל"פלוס". סגנון סיום ← אין נקודה, כמות שגיאה ← מותאם אישית. בתיבת הדו-שיח ערך שגיאה חיובי, ציין את טווח התאים G33-G47.
• שנה את צבע הקווים לירוק על ידי בחירת מילוי מוצק. הגדר את רוחב הקו ל-7 נק'.

הקווים הירוקים האופקיים מראים אם המשימות הושלמו בחלקן או במלואן.

שלב 9. הוסף קו אנכי המייצג את היום הנוכחי

הקו האדום מראה באיזה יום זה, ומבהיר כיצד הפרויקט בכללותו משתלב במועד האחרון.

• התקשר לתפריט ההקשר של הדיאגרמה עם הכפתור הימני. בחר "בחר נתונים".
• לחץ על כפתור "הוסף", הזן את המילה "היום" בשדה "שם הסדרה". הזן את טווח התאים C31-C32 עבור ערך ציר X ו-H31-H32 עבור ערך ציר Y.

שני סמנים חדשים הופיעו בתרשים. תיוג אותם: בחר את תוויות הנתונים ורשום את המילה "היום" בשורת הנוסחאות. לחץ לחיצה ימנית על החתימה ובחר בפריט "פורמט נתונים" בתפריט ההקשר. שים את המיקום של הכיתוב "מעל".

• עבור לתפריט הראשי בלשונית "פריסה".
• בחר "שורת היום" ברשימה הנפתחת בפינה השמאלית העליונה.
• הוסף פסי שגיאה עם פרמטרים נוספים לפי ההוראות כמו בשלב החמישי. תצטרך קרש לאורך הציר האנכי, עם כיוון המינוס, הסגנון הסופי של No point, עם ערך יחסי של 100%.

כעת יש לך קו אנכי המייצג את היום הנוכחי. שנה את צבע הקו לאדום, הגדל את הגודל ל-3 נק'.

בדוגמה, התאריך הנוכחי קבוע, כך שהוא לא ישתנה. אבל עבור פרויקטים המפותחים באופן פעיל, מומלצת דרך שונה של רישום נתונים. לשם כך, שים את התאריך בתא B2 על ידי הזנת הנוסחה = TODAY () וציין בתיבת הדו-שיח לבחירת נתונים עבור הערך של תא B2 בציר X במקום הטווח שציינת קודם לכן.

שלב 10. הוסף בלוקי טקסט

כעת חסרה בתרשים רק האגדה של האגדה כך שניתן יהיה להבין אותה לכל הצוות.

• בחר את הדיאגרמה, עבור לתפריט הראשי בלשונית "הוספה". בחר "אותיות".
• מקם את אזור התווית בפינה הימנית העליונה של התרשים. בחר את הגבול של תיבת הטקסט עם לחצן העכבר הימני, בחר את הפריט "עיצוב צורה" בתפריט ההקשר. בחלון שנפתח בחרו בסוג המילוי "סוליד", הצבע אפור. עיצוב את התווית. אתה יכול להכניס כל מספר של בלוקים.

כעת אתה יכול ליצור דיאגרמה תוך 20-30 דקות רק באמצעות העורך המועדף עליך MS Excel.