6 טריקים המשפרים את הפרודוקטיביות טוב יותר מרשימת מטלות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

הצהרת משימה אישית, שעה של ריכוז וביקורת קשב יעזרו לך.

רשימת מטלות היא דרך טובה לשמור דברים על המסלול ולא לשכוח אותם. עם זאת, הוא עצמו יכול להפוך להסחת דעת, כי אתה יכול לחדש אותו בלי סוף בפרטים קטנים ולעולם לא להגיע למה שחשוב באמת.

"אם אתה חי רק על רשימת מטלות, אתה תתמודד רק עם משברים, לא תעשה את מה שהכי חשוב לך", מציין סטיבן קובי, מחבר הספר המפורסם The Seven Habits of Highly Effective People. אין צורך להיפטר לחלוטין מהרשימה - עדיף לשלב אותה בצורה נכונה עם אחת מהטכניקות הבאות (או כולן).

1. שליחות אישית

שליחות אישית היא המטרה שלך לטווח ארוך. זוהי אמנה שתוכל לנווט בה בחיים. שלבו את הערכים והשאיפות שלכם במשימה. "זה לא חייב להיות ארוך או מתחשב", אומר קובי. "זה רק כמה משפטים שמשקפים את המהות שלך ואת הערכים שלך." לדוגמה, המשימה שלך עשויה להיות לעזור לאנשים אחרים או להשיג מטרה ספציפית באזור כלשהו.

בכל פעם שאתה צריך לקבל החלטה, המשימה האישית שלך תהיה המדריך שלך. זה יכול לשמש גם בתכנון. נסה להקצות את הזמן שלך לא יום קדימה, אלא שבוע. בחר את סדרי העדיפויות שלך לתקופה זו על סמך המשימה האישית שלך. אז הפעילויות היומיומיות שלך יקרבו אותך ליעדים חשובים.

2. ביקורת תשומת לב

החיסרון ברשימת מטלות הוא שהיא מרכיבה משימות שונות לחלוטין. נדמה לנו שאנחנו יכולים לעבור מאחד לשני לפי הסדר בלי בעיות, אבל לפי מחברת הספר "ניהול קשב" מאורה תומס (מאורה תומס), תשומת הלב שלנו לא מסודרת כך.

היא ממליצה לחלק את כל המשימות לשתי קטגוריות: תשומת לב נמוכה וגבוהה. ותעשה אותם לאורך היום, תלוי בכמות האנרגיה שיש לך. לדוגמה, הקטגוריה הראשונה עשויה להיות ניתוח דואר, והשנייה עשויה להיות כתיבת מאמר או ביצוע תחזית תקציב. על ידי התאמה לרמות המיקוד והאנרגיה שלך, תוכל לעשות יותר בפחות זמן.

3. חבר לדווח לו

זה נותן לך מוטיבציה להשלים את מה שתכננת להיום. אם אין לך חבר שיעזור לך, הילרי רטיג, מאמנת עסקית וכותבת פרודוקטיביות, מציעה את Focusmate. זה יבחר לך שותף לעבוד איתו, כך שדעתך בהחלט לא מוסחת.

"Focusmate עוזר לפתור את אחת הבעיות הגדולות (והפרדוקסים) של פרודוקטיביות", אומר רטיג. "משימות רבות דורשות בדידות כדי להתרכז ולחשוב, אבל יחד עם זאת, אנחנו יצורים חברתיים להפליא ולא מסתדרים עם הבדידות". התוכנית הופכת את תהליך החיפוש לאוטומטי ומעניקה לך גישה לקהילה גלובלית של אנשים שגם רוצים לעשות עבודה טובה.

4. שאלות ערב

ג'ונס לופלין, יועץ וכותב ניהול זמן, מייעץ לשמור על מוטיבציה על ידי הערכת עצמך. העלו כמה שאלות לענות בסוף כל יום כדי לוודא שאתם מתמקדים במה שצריך לעשות. ואז להעריך כמה טוב הצלחת. לדוגמה, אחת השאלות של לולין היא: "האם ניסיתי להשקיע לפחות 15 דקות בבניית מערכת יחסים עם מישהו?"

"יש לי שאלות לשלושה תחומי מפתח בחיים: עבודה, התפתחות עצמית ומערכות יחסים", אומר ג'ונס. - אני משנה אותם לפי הצורך. אני אוהב כל מיני תחרויות ורוצה לקבל את הציון הכי גבוה בערב, אז השאלות שלי עולות לי בראש כל הזמן במהלך היום".

רשום את השאלות שלך על סמך אילו תחומים בחייך אתה רוצה לשפר.לדוגמה, "האם הייתי קשוב לאהוביי היום?", "האם העברתי לפחות שעה קדימה בדרך לחלומי?", "האם עשיתי משהו כדי לשפר את הבריאות שלי?".

5. שעה של ריכוז

הוסף לפחות שעה אחת כזו ביום ללוח השנה שלך, ובזמן זה התמקד בעבודה החשובה ביותר. אין הסחות דעת או בידור. הגדר טיימר כדי לדעת מתי נגמר הזמן ולהתחיל.

שעה אחת מספיקה לעתים קרובות כדי להספיק לך די הרבה. ותזמון זמן זה ללא הסחות דעת קל יותר מאשר לנסות לעבוד בשיא הפרודוקטיביות כל היום. אם אתה יכול, הקדיש שעתיים או שלוש שעות של ריכוז מוחלט.

6. מטרות ברורות

להיות פרודוקטיבי פירושו לבזבז את רוב זמנך בעשיית דברים הקשורים למטרות החשובות ביותר שלך. יועץ האסטרטגיה העסקית חמיש מקנזי ממליץ להחזיק לא יותר משלושה יעדים שנתיים מרכזיים. חלק כל אחד מהם לשלושה יעדי משנה רבעוניים ושלושה חודשיים, ולאחר מכן לצעדים שלוקח לא יותר משעתיים להשלמתם.

"בתחילת כל שבוע, תעדוף את השלבים האלה לפי יום - אבל לא יותר משלושה ביום", אומר מקנזי. - כל ערב הכינו את כל החומרים הדרושים לכם לעבודה על משימה חשובה ליום המחרת. בצע את המשימה החשובה ביותר בכל בוקר לפני שאתה לוקח על עצמך כל דבר אחר."