איך להיות יותר פרודוקטיבי: 7 כללים עיקריים

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

מאמן עסקי אומר לך איך לפתח אסטרטגיה משלך ולהתחיל להשיג יותר תוך הוצאת פחות אנרגיה.

Mark Pettit עוזר ליזמים ולחברות לעשות טוב יותר. ובמהלך שנות התרגול, הוא ניסח שבעה כללים בסיסיים של פרודוקטיביות.

1. יש תמונה ברורה של מה שקורה

לפני שתתחיל לתכנן תוכניות, תחילה עליך להבין היכן אתה נמצא כעת. נתח את העבודה שלך מההתחלה ועד הרגע הנוכחי.

זה ייתן לך תחושה אמיתית של מה כבר שיפרת, מה כבר באמת טוב, ומה עוד אתה רוצה לשנות. כדי לעשות זאת, עליך לבצע את הפעולות הבאות.

ציין את הרצונות שלך

היה ברור לגבי יעדי הביצועים שלך. האם אתה מבין היטב מה אתה עושה ולמה ומה צריכה להיות התוצאה האידיאלית?

ברגע שתענה לעצמך על השאלות הללו, תבין אילו שיפורים ספציפיים אתה צריך. כשאתה רואה בבירור את התוצאה מולך ויש לך מוטיבציה להגיע אליה, אתה עובד בצורה יעילה יותר.

תחשוב על השינויים שאתה מצפה

חשוב להבין כיצד שיפורים ספציפיים ישפיעו על העסק והחיים האישיים שלך - זה מעורר השראה. אחרת, תקבל את השינוי רק לתקופה קצרה, ולאחר מכן תחזור להרגלים הישנים שלך.

כדי למנוע את זה, ענו לעצמכם בכנות על השאלות הבאות.

• האם תהיה מאושר יותר?
• האם אתה רוצה לעבוד פחות ולבלות יותר זמן עם המשפחה שלך? אם כן, מה תעשה?
• האם חשוב לך לבנות צוות יעיל? מה יכולת להשיג איתה?
• האם אתה ממוקד בקריירה?
• האם אתה רוצה לטייל יותר?
• האם אתה רוצה להרגיש חופשי יותר?
• האם אתה מתכנן להרוויח יותר כסף?

2. התמקדו בנקודות החוזק שלכם

אם נשים לב יותר לכישרונות המיוחדים שלנו, נהיה מאושרים ופרודוקטיביים יותר. במקביל, האנרגיה, הביטחון העצמי והיצירתיות שלנו גדלים.

קח פיסת נייר ורשום את כל מה שאתה עושה טוב. חישבו לאחור כשהרגשתם בטוחים והשגתם תוצאות שהייתם מרוצים מהן. התעלם מחולשות - התמקד רק בתכונות הטובות ביותר שלך ובחוזקות הצוות, אם אתה לא עובד לבד.

זכרו שלכל אדם יש את החוזקות שלו. הם מושלמים על ידי היכולות של אחרים, וביחד הם יכולים להפיק תוצאות חזקות להפליא. אתה צריך לשאוף לסימביוזה זו של יעילות בעבודה שלך.

3. האצלת משימות

על פי עקרון פארטו, 80% מהתוצאה מושגת בזכות 20% בלבד מהפעולות. עם זאת, לעתים קרובות אנו כל כך עסוקים בשגרה, עד שאיננו יכולים לקחת על עצמנו את הדברים החשובים ביותר, המהווים 20%. והם בדיוק מה שקובעים את התפוקה שלנו.

הדגש את המשימות החשובות ביותר שלך - הן האישיות והן המקצועיות. מסרבים לעשות את השאר.

אם יש לך הרבה דברים שאתה לא עושה טוב או אפילו לא רוצה לעשות, הפקיד אותם בידי מישהו אחר. זה יהיה הרבה יותר יעיל. אם אינכם יכולים לסיים פרויקט, אל תגרמו לעצמכם תשישות על ידי ניסיון לעשות הכל בעצמכם - פשוט בקשו עזרה.

במקום לבזבז זמן ואנרגיה, קבעו מי יועיל לכם באיזה מצב. האצל או מיקור חוץ של שלוש משימות גדולות כל שלושה חודשים. זה יעזור לך לפנות זמן ולהגדיל את הפרודוקטיביות שלך.

4. ארגן את העבודה שלך

צור את החזון שלך ליום פרודוקטיבי

אתה יכול לבחור את האסטרטגיה שלך: פשוט להגיב למשימות כשהן מגיעות, או לתכנן את היום שלך מבפנים ומבחוץ.אבל מחיקה עקבית של פריטים ברשימת מטלות אינה קשורה ליעילות. חייבת להיות לך כוונה ברורה לבלות את היום בצורה פרודוקטיבית ולהתכונן אליו מבעוד מועד.

אז במקום לעשות מה ש"צריך", עצרו ותחליטו מה אתם באמת רוצים. הפעולות שלך צריכות להיות ממוקדות.

הגדר שלוש משימות ליום

אנשים רבים מנהלים יומן או מכינים רשימת מטלות על בסיס קבוע. עם זאת, רוב האנשים עדיין מתמודדים עם הבעיה הבאה. רשימת מטלות היא פשוט רשימה של משימות שאנשים מתכננים לעשות או חושבים שצריך לעשות. יחד עם זאת, לא ברור על מי מהם כדאי לעבוד מלכתחילה ומדוע.

כדי לשפר את הפרודוקטיביות, עליך לתעדף ברור. בחרו ועשו רק שלושה דברים מרכזיים ביום, וקחו תחילה את הזמן החשוב ביותר.

עבודה על משימה אחת בכל פעם

לא משנה מה מישהו אומר, אי אפשר לעבוד ביעילות על כמה דברים בבת אחת. מעבר מפעילות אחת לאחרת דורש אנרגיה ומפחית את התפוקה. ומה שאתה אף פעם לא מסיים יכול להיות מלחיץ ולהוביל לרגשות אשמה.

לכן, מתוך שלוש המשימות העיקריות של היום, התמקד רק באחת בתורה.

ריצה מהירה

עבוד לפרקי זמן קצרים כדי להישאר פרודוקטיבי ולהישאר ממוקד.

הערך כמה זמן ייקח להשלים את המשימה. לדוגמה, אם זה לוקח 4 שעות, אתה יכול להשתמש בשיטת 60–60–30. אתה עובד שעה, ואז נח כמה דקות. ואז עוד שעה, ואז קחו הפסקה ארוכה של 30 דקות. וחזור עד שתעמוד במשימה במלואה.

אל תשכח מהפסקות

כדי שהתכנית לעיל תעבוד, אסור להזניח מנוחה.

השתמש באפליקציות ייעודיות או פשוט הגדר טיימר. שעון רגיל עדיף על טלפון: אז שום דבר לא יסיח את דעתך.

בהפסקות, צאו לטיולים, אכלו חטיפים בריאים, או עשו משהו שישאיר אתכם באנרגיה. אם אתם מרגישים שאתם מותשים לחלוטין ולא יכולים לאסוף, נסו לנמנם מעט.

עד מהרה תשימו לב שהריכוז והפרודוקטיביות שלכם מתחילים לעלות, ואתם בעצמכם הופכים פעילים יותר.

5. נהל את האנרגיה שלך

חשוב לשמור ולפתח את החוזק הפיזי והנפשי שלך. אז תהיו מרוכזים בעבודה שלכם כל יום ותוכלו לעשות אותה ביעילות.

לישון מספיק

ככל שאתה ישן טוב יותר, אתה עובד פרודוקטיבי יותר. אם יש לך חוסר שינה ואינך יכול לקום מהמיטה בבוקר, נסה להכניס טקסי ערב ללוח הזמנים שלך. חפש את אלה שמתאימים לך באופן אישי.

לנוח לעתים קרובות

מייסד המאמן האסטרטגי, דן סאליבן, מאמין שיש שתי דרכים להסתכל על העולם: דרך פריזמה של זמן ומאמץ, או דרך פריזמת התוצאות.

כדי להפיק את המרב מהגז בעלות הנמוכה ביותר, סאליבן מציע לקיים "ימי חופש" קבועים. מדובר ב-24 שעות שבמהלכן לא צריך לעשות שום דבר שקשור לעבודה. במהלך ההפסקה הזו, תוכלו לנוח היטב ולהיטען מחדש. ואז אתה יכול להשתמש בכל האנרגיה והיצירתיות שלך כדי להשיג את התוצאות הטובות ביותר.

במקום לחשוב על סוף השבוע שלכם כעל פרס, התייחסו אליו כאל תנאי מוקדם להצלחה.

דן סאליבן

קבלו Power Hour בכל בוקר

הקדישו לעצמכם שעה וחצי: עשו מדיטציה, התעמלו, קראו, אכלו ארוחת בוקר בריאה, ערכו רשימת תודה ותכננו אילו שלוש משימות חשובות תעשו היום.

טקסי הבוקר הללו מניעים ומכינים אותך ליום פורה. ערבבו כמה משימות שונות עד שתמצאו שילוב שמתאים לכם.

אל תגיד לעתים קרובות יותר

תשכח פשוט לעבוד יותר ויותר קשה. תפסיקו להגיד "כן" לאותם אנשים, מעשים ודברים שמבזבזים את האנרגיה שלכם ואינם מועילים.

במקום זאת, הקדישו את זמנכם ומרצכם למשימות שמפיקות את התוצאות הגדולות ביותר ועושות אתכם מאושרים יותר.

ההבדל בין אנשים מצליחים למצליחים מאוד הוא שהאחרונים אומרים לא כמעט לכולם.

יזם וורן באפט, משקיע

תפסיק לשאוף למצוינות

אנשים רבים כל הזמן רק מתכוננים לפעולה. הם מחכים לרגע הנכון להתחיל – רק אז הם יכולים לעשות משהו מושלם.

תחושה של פרפקציוניזם מדברת בנו. אבל הבעיה היא שאולי הרגע הרצוי הזה לעולם לא יגיע.

פשוט לך ותתחיל לעבוד, תנסה כמיטב יכולתך, ותהיה מרוצה בסופו של דבר.

6. למדוד ולנתח

המפתח לתוכנית פרודוקטיביות מוצלחת הוא התקדמות מדידה.

מטרות מעורפלות ומשותפות לא גורמות לנו להרגיש טוב עם העבודה שנעשתה. כאשר אנו רואים חזותית את ההתקדמות שלנו או משיגים מטרות ספציפיות, אנו מרגישים הרבה יותר מאושרים ובטוחים בעצמנו.

ומעקב אחר ההתקדמות שלך מבטיח שאתה לא מודד את עצמך מול הישגים של אחרים. אחרי הכל, "השוואה היא גנב של שמחה", כפי שאמר תיאודור רוזוולט.

הגדר מטרות ספציפיות

רשום חמישה שינויים אישיים ומקצועיים שאתה רוצה להשיג במהלך שלושת החודשים הבאים. בחרו מה הכי חשוב לכם ומה יכול לעשות הבדל גדול בחייכם.

נסח יעדים כך שניתן יהיה לעקוב אחר ההתקדמות. עשה זאת כל חודש או אפילו שבוע.

העריכו את האפקטיביות

אסטרטגיית הפרודוקטיביות שלך תשפיע בהכרח על משימות העבודה שלך. לכן, לפני תחילת פרויקט חדש, קבע קריטריונים אישיים להצלחתו. לאחר מכן נתחו את העבודה המוגמרת כדי לראות אם היא עומדת בקריטריונים אלה.

רשום מה השתפר כי אתה יותר פרודוקטיבי. שימו לב מה עוד צריך לעשות.

7. פשט

המפתח להגדלת הפרודוקטיביות שלך הוא הפשטות. ועדיף אם זו פשטות ככל האפשר.

כולנו מוקפים בכל כך הרבה מורכבויות עד שקשה לשמור על הכל בשליטה ולהתמקד בדבר החשוב ביותר. זה חל על החיים האישיים והמקצועיים כאחד.

לוח זמנים בלתי נשלט, תיבת דואר נכנס עמוסה, רשימת מטלות ענקית, בלגן של מחשבות, חוסר זמן, שלל מועדים - מה שלא יהיה. זה גורם לעייפות ולתחושת מעגל קסמים. כתוצאה מכך, תחוו עייפות מתמדת ומתח.

אז נסה לשמור על חייך פשוטים ככל האפשר. שחרר את עצמך מפעילויות לא פרודוקטיביות, גונבות אנרגיה. זה יאפשר לך להתמקד במה שיביא לך את התוצאות הגדולות ביותר, שמחה וסיפוק.

שבעת הכללים הללו הם בסיסיים, אך אין צורך לנסות מיד לעקוב אחר כולם. נסה תחילה אחד או שניים וראה כיצד זה משפיע על הביצועים שלך. העיקר להתחיל.