מדוע רשימת בדיקה היא חובה עבורך בעבודה

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

רשימת בדיקה נראית כמו דרך מיושנת מאוד לארגן את זרימת העבודה שלך, מכיוון שיש כל כך הרבה טכניקות מודרניות בחוץ. אבל אנחנו מוכנים לשכנע אותך, באמצעות ניסוי מדעי אחד, דעתו של דוקטורנט והניסיון של סולן הקבוצה ואן חאל כטיעונים.

בעולם המודרני, ניתנת לנו גישה חסרת תקדים למידע. אנחנו יכולים ללמוד הרבה פשוט על ידי שאילת מונח החיפוש הנכון או על ידי פתיחת אנציקלופדיות מקוונות. אף על פי כן, עם שלל המידע הזה, אנו נתקלים גם בקשיים רבים.

אנחנו יודעים יותר עכשיו מאי פעם, אבל יש בעיה עם הפיכת התיאוריה לפרקטיקה, לתת לה ערך ושימושיות.

במובנים רבים, עידן המידע הפך אותנו להרבה פחות פרקטיים וחכמים. תן לנו לדעת הרבה, אבל אנחנו מאבדים בקלות ריכוז, אנחנו מוסחים מהעיקר, אנחנו מאפשרים לתשומת הלב להתפוגג. יתרה מכך, אנו מאבדים בקלות את היסודות, מידע הרקע החיוני, ועושים טעויות מתוך תחושה של יכולת משלנו.

לדברי המנתח וחוקר בריאות הציבור Atul Gawande, M. D., אנשים צריכים להפיק את המרב מהידע שלהם.

Atul Gawande מנתח אמריקאי, עיתונאי, סופר

אנחנו יכולים לסלוח על כישלונות בגלל בורות. אם אדם לא ידע מה לעשות במצב נתון, אנו שמחים שהוא עשה כל מאמץ לפתור את הבעיה. אבל אם הוא ידע איך להמשיך, אבל לא יישם את המידע הזה בצורה נכונה, קשה שלא להתעצבן.

טעויות שנעשו בגלל האמונה האיתנה ש"אני יודע הכי טוב מה לעשות" הן לרוב הכואבות ביותר. לא ניסיתם כמיטב יכולתכם ונכשלתם, אלא הלכתם בכוונה על סף ביטחון עצמי ונכשלתם. Atul Gawande מאמין שזה דומה לאופן שבו טעות פשוטה שנעשתה על ידי מנתח מנוסה מובילה למוות של מטופל.

איך אנחנו מתמודדים עם אוקיינוס המידע הזה? איך לנצל את הידע בצורה הטובה ביותר ולהשאיר מקום לנסים? לדברי ד ר גואנדה, אתה יכול להרגיש את הכוח והיכולת שלך על ידי שימוש ברשימת בדיקה.

ד ר גואנדה חקר בקפידה את ההשפעה של רשימות ביקורת על מנתחים, או ליתר דיוק, על מספר מקרי ההדבקה של חולים במהלך הניתוח. למרות העובדה שהניסוי כלל מנתחים מכובדים ומוכשרים, כולם, בדרך זו או אחרת, היו בסיכון לטעות במהלך הניתוח.

רשימת הבדיקה שהוצגה למנתחים הייתה קצרה ופשוטה. זה לקרוא:

• שטפו את הידיים במים וסבון.
• נגב את עור המטופל עם חומר חיטוי.
• הניחו חבישות סטריליות על גופו של המטופל.
• לבשו כובע, מסכה, שמלה סטרילית וכפפות.

סטודנטים לרפואה לומדים את השלבים הללו בעל פה, הם ברורים, פשוטים והכרחיים. אבל אדם אינו מכונה, והוא יכול לשכוח מאחת הפעולות. דילוג על שלב אחד עלול להוביל לזיהום, שמשמעותו טיפול נוסף, עלויות כספיות ובמקרה הגרוע - מוות של החולה.

למרבה ההפתעה, ברגע שהצ'ק-ליסט הזה הופיע לנגד עיני הרופאים, הם התחילו לעשות פחות טעויות. מספר הזיהומים ירד ב-66%. זה חסך הרבה כסף, אבל יותר חשוב, זה הציל למעלה מאלף חיים.

כמובן, רשימת בדיקה כדרך לבניית מחשבות, לייעל פעולות ולזכור את המידע הדרוש שימושית לא רק לרופאים, אלא גם לכל אחד מאיתנו.

אתה עלול למצוא פוגעני לכתוב רשימת צ'ק-ליסט כדי לא לשכוח דבר. אחרי הכל, אתה מספיק חכם ויכול לסמוך על הזיכרון שלך.אבל המטרה העיקרית של צ'ק ליסט היא משמעת שתעזור לך ללכת בדרך המיועדת ולהימנע מטעויות.

למה לעשות צ'ק ליסט

1. צ'ק ליסט עוזר לך לוודא שלא תשכח מידע בסיסי ופשוט. ד"ר גואנדה מאמין שהצ'ק-ליסט יוצר מעין "רשת קוגניטיבית" המגנה עלינו מפני החסרונות שלנו – גבולות הזיכרון והקשב. צ'ק ליסט מבטיח שלא תשכחו מאמיתות נפוצות ברגע שמתקרבים העייפות או העצלנות.
2. רשימת הבדיקה משחררת את דעתך, ונותנת לו את ההזדמנות לעבוד על משימות קשות באמת. ברגע שהפסקת לדאוג לדברים פשוטים וטריוויאליים, יש לך הזדמנות להתמקד בבחירות קשות. זה עובד טוב במיוחד במקרים שבהם מצבים בלתי צפויים או לא מתוכננים מתעוררים כל הזמן וקשה למדי לשלוט בעצמך.
3. רשימת הבדיקה עוזרת להיות ממושמע. זה חשוב כשמדובר במשימות שגרתיות. כשאנחנו מתרגלים לעשות משהו מיום ליום, אנחנו מאבדים בקלות התלהבות ותשומת לב, עושים טעויות וחישובים שגויים. אם אתה מרגיש נוח מדי במקום העבודה שלך, אתה נרגע ותשומת הלב שלך מוסחת, רשימת התיוג תעזור לך להישאר ערני בכל דקה.
4. רשימת הבדיקה חוסכת זמן. אתה כבר לא צריך לחשוב על כל צעד שלך: כבר תיארת הכל על פיסת נייר. אם צריך לקבל החלטה עכשיו, הזמן הוא המשאב היקר ביותר. רשימת בדיקה תעזור לך לזכות בשניות יקרות.

כן, רשימת בדיקה היא לא הדרך המקורית ביותר לשלוט בזרימת העבודה שלך. אך יחד עם זאת, הכלי הפשוט הזה מתברר כבעל ערך להפליא למי שמחפש לצמצם שגיאות ולשפר את איכות עבודתם.

כיצד ליצור רשימת בדיקה יעילה

יש צ'ק ליסטים טובים ויש רשימות רעות. אז איך יוצרים צ'ק ליסט שיעזור לכם להתחיל?

1. התמקד רק בדברים פשוטים. המטרה של רשימת בדיקה טובה היא להעביר את המידע הדרוש. אין פרטים. רשימת המשימות אינה מדריך, לא סיור בזרימת העבודה שלך. זוהי תרשים שעוזר לך לזכור את הדברים החשובים ביותר. רשימת בדיקה טובה צריכה להכיל חמש עד עשר נקודות.
2. רשימת הבדיקה צריכה להיות פשוטה ופרקטית. השתמש במילים ברורות שמתארות במדויק את המשימה. אם אתה צריך זמן נוסף כדי לזכור בדיוק מה המשמעות של כל פריט, רשימת המשימות שלך גרועה.
3. להחליט מתי להשהות. מתי תשתמש ברשימת הבדיקה שלך? מתי תעברו לפריט הבא? איך בודקים שהפריט הושלם? בחר זמן שבו אתה עובר על רשימת הבדיקה וודא שהכל נעשה ותוכל להמשיך למשימה הבאה.
4. הגדר את סוג רשימת התיוג שלך. לדוגמה, אם זה מתכון, אז תקרא כל שלב ותפעל לפי ההוראות. זהו סוג קריאה לעשות. ואם הצ'ק-ליסט שלכם מכיל מטלות עבודה להיום ואתם פשוט חוצים ממנו משימות שהושלמו, אז זה סוג "עשה - אושר". שלב זה יעזור לייעל את העבודה שלך עם רשימת הבדיקה שלך ולשלוט בעצמך טוב יותר.
5. היה מוכן לשנות ולעדכן את רשימת התיוג שלך. אל תהסס לשנות אותו ולבצע משימות או עריכות חדשות. עליך להתנסות כדי שרשימת התיוג שלך תהיה יעילה באמת.

השלב האחרון חשוב במיוחד. רשימת התיוג שלך אינה חקוקה באבן; היא פתוחה לנסיבות משתנות.

בלי M&M חומות

לדייוויד לי רות', סולן ואן חאל, יש הרגל מוזר. רוכב הנדנדה נראה הולם: הוא מפרט את הדרישות הטכניות לציוד. אבל אחת הנקודות מזעזעת באופן קבוע את עובדי אולמות קונצרטים, אצטדיונים ומועדוני מוזיקה: איפשהו באמצע הרשימה נמצאת קערת M&M's, שאסור להכיל ממתק חום אחד.

הרוכבים הללו פועלים כמו רשימות בדיקה: העובדים עוברים מנקודה לנקודה, ממלאים את דרישות המוזיקאי.כשדיוויד לי רוט מקבל עבודה, הוא מעוניין בעיקר בקערת ממתקים. אתה יכול לנחש למה?

בעוד שביקש להסיר את כל ה-M & M's חומים נשמע מטורף, דייוויד לי רוט יכול להסביר זאת. אם צוות האצטדיון משאיר סוכריות חומות בקערה, זה אומר שהם לא שמים לב לרוכב. כשדוד נתקל בדראג'י כזה, הוא הולך לבדוק את כל השאר: האם המכשירים מחוברים היטב, האם הציוד מוגדר נכון, האם נלקחות בחשבון הדרישות שלו לחצרים ולציוד. ואם אין סוכריות חומות ועובדי האתר כיבדו אפילו משאלה מוזרה כזו, המוזיקאי יכול להיות בטוח: גם כל השאר נעשה.