איך לנהל דואר: 10 טיפים מצוות TED

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

עובד TED מייקל מקוואטרס שיתף 10 טיפים בבלוג שלו כדי לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלו מסודרת.

מי, אם לא עורכי ומנהלי TED, אתה יכול לדבר על שיטות להתמודדות עם דואר עמוס. לדבריהם, מאות מכתבים מגיעים לחברה מדי יום, ומונה המיילים הנכנסים לחלק מהעובדים כבר עבר את האלף מזמן.

מייקל מקוואטרס, אדריכל TED UX, מציע 10 פתרונות לבעיה זו.

לא יהיה לך יותר זמן בעתיד מאשר עכשיו

מייקל שם לב שאנשים רבים דוחים את שליחת הדיוור למועד מאוחר יותר, כי הם מאמינים שבשלב מסוים בעתיד יהיה להם יותר זמן לעשות זאת. לא יהיה. סביר להניח שרמת התעסוקה שלך תישאר בשבוע, בחודש, בשנה הקרובים. אולי אפילו תשמחי מזה. אבל יהיה אותו פרק זמן לדואר. אז תתחיל לעבוד איתה כבר עכשיו.

נסה להתחיל מאפס

ישנן שתי דרכים לעשות זאת:

1. קח קצת זמן ולך לנקות את הדואר שלך בכמה שלבים. תלוי כמה הודעות דוא"ל יש לך, ייקח לך עד עשרה מעברים כדי לנקות אותם. אם זה קשה, חלקו את העבודה למספר חתיכות של 15 דקות.
2. לך לשבור. הקדישו שלוש או ארבע שעות והפכו את תיבת הדואר הנכנס שלכם לאידיאל של ניקיון וסדר.

קח קצת זמן בכל יום

עבור מייקל, זה החלק הקשה ביותר בתוכנית. תצטרך לעבוד עם הדואר שלך מספר פעמים בכל יום. הוא ממליץ להקדיש 15 דקות כל ארבע שעות ולהתמקד רק בתיבת הדואר הנכנס שלך.

אם המכתב לא מאוד חשוב - מחק

יש פיתוי לשלוח כל מכתב חשוב יותר או פחות לתיקייה נפרדת על מנת לטפל בזה אחר כך. אבל אם המכתב אינו ראוי לתשומת לבך כעת, מחק אותו.

בטל את המנוי מכל דיוור מיותר

לעתים קרובות אני חוטא בכך שפשוט מוחק מיילים מדיוור שאינם מעניינים אותי. מייקל יותר קטגורי:

אם הניוזלטר לא מעניין אתכם, לא רק למחוק את המכתב, אלא גם לבטל ממנו את המנוי.

בתחתית כל אות יש כפתור "בטל מנוי" או ביטול מנוי. השתמש בו לפי ההוראות. וכמה שיותר פעמים יותר טוב. אתה יכול גם להשתמש בשירות Unroll.me, עליו דיברנו כאן. זה יבטל את המנוי שלך מדיוורים מיותרים באופן אוטומטי.

אם ההודעה עדיין בתיבת הדואר הנכנס שלך, קרא אותה

אם המכתב אומת, ולא ביטלת את המנוי ולא מחקת אותו מיד, אז קרא אותו. אם הוא קצר, קרא אותו מיד. אם הוא ארוך, שלח את המייל לתיקיית הקריאה שנוצרה קודם לכן וחזור אליה כשיהיה לך יותר זמן פנוי. מייקל מאמין שאם אתה כנה עם עצמך, אז האחוז המינימלי מכל האותיות ייכנס לתיקייה הזו.

עדיף לענות על מיילים קצרים מיד

אם האימייל ששלחת דורש מענה מהיר, אנא השב … מיד. אל תחכה. לאחר שליחת תשובתך, מחק את המייל. אם המכתב מכיל עותק שנשלח לנמען אחר, והוא אינו צריך לדעת את תשובתך, הסר אותו מהנמענים.

העבר מיילים לעמיתים אם הם יכולים להגיב בצורה מוכשרת יותר

הפנה מחדש את המייל עם הסבר קטן ומחק אותו מתיבת הדואר הנכנס שלך.

תתעסק במיון

כל שירות דואר נותן למשתמשים את היכולת ליצור תיקיות. זהו הכלי הטוב ביותר להתמודדות עם דואר עמוס. יצרתי תיקייה לעבודה, תמונות, לימודים ועוד. מייקל מציע ליצור תיקיות "פרויקטים", "אחר", "השב מאוחר יותר". העיקר שתרגיש בנוח.

בחר את היישום הנכון

עבורי, Mailbox הפכה לאפליקציה כזו. גם מייקל בחר בו. אבל יש הרבה אפשרויות. אתה יכול להזין את המילה "mail" ואת שם מערכת ההפעלה עבורה אתה מחפש לקוח בחיפוש Lifehacker. אני מבטיח שתמצא משהו מתאים.

תוֹצָאָה

אם לא הצלחתם לקרוא את המאמר (ספרו לנו למה), הנה רשימה קצרה של כל השלבים:

1. פרק את תיבת הדואר הנכנס שלך בכמה סיבובים.
2. החליטו מה לעשות עם המכתב ברגע שהוא מגיע.
3. נקה את הדואר שלך מדי פעם.
4. בטל הרשמה מדיוורים מיותרים.