איך לשלוח עובדים לנסיעות עסקים ללא ניירת: ניסיון אישי

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

אנו מספרים לכם על הבעיות העיקריות בנסיעות עסקים ומסבירים כיצד תוכלו לפתור אותן.

בעיה מס' 1. מערכת אישורים איטית

כל טיול הוא חבורה של התכתבויות שבהן אני משמש כמתווך. זה לוקח הרבה זמן לשלוח הודעות, חוץ מזה יש סיכוי להתבלבל ולעשות טעויות, במיוחד כשכמה אנשים טסים.

פעם לא הבנתי עובד וסיכמתי כרטיס לטיסה הלא נכונה. זה לא ניתן להחזר, אז החברה נאלצה להוציא כסף על כרטיס שני, עם התאריך הנכון, ולהפסיד כ-10 אלף רובל.

איך לפתור את הבעיה

קצר: להפוך את התהליך לאוטומטי.

שירותים להזמנה אונליין של טיולים מתמודדים עם המשימה הזו - בדקתי אותה. ניתן להשתמש בו לתכנון נסיעות עסקים, קניית כרטיסי טיסה ורכבת, והזמנת מלונות. אינך צריך לשלם עבור החיבור והשימוש בשירות.

השירות יכול לשמש לא רק את ראש ומנהל המשרד, אלא גם את כל עובדי החברה. אין הגבלה על מספר המשתמשים, אז העליתי מיד את הנתונים של כל החבר'ה שיוצאים לנסיעות עסקים לפרופיל של Lifehacker ב-OneTwoTrip for Business. אתה יכול להוסיף אותו באופן ידני או מקבצי XLS ו-CSV. לשם כך, בסעיף "עובדים" יש כפתור "ייבוא".

בעת הוספת משתמש, אתה יכול להזין מיד את הנתונים של דרכונים רוסיים וזרים, כדי לא למלא אותם שוב בכל פעם.

עבור כל עובד, אתה יכול להגדיר מגבלת נסיעה ולהגביל זכויות גישה. לדוגמה, הגדר מגבלה להזמנה אחת ובחר מלון עד שלושה כוכבים. כאשר עובד עוזב, הפרופיל שלו נחסם. הוא לא יוכל להיכנס לחשבון האישי שלו, אבל כל ההיסטוריה והדיווח עליו יישארו.

זה פשט לי מאוד את העבודה: עובד יכול להיכנס לחשבון האישי שלו עם הסיסמה שלו, לבחור את הטיסה והמלון הרצויים ולהזמין אותם מבלי לשלם. כדי להסכים על כרטיסים, אין צורך לשלוח צילומי מסך לטלגרם: המנהל, כמנהל, רואה את ההזמנות וההזמנות של כל העובדים בסעיף "הזמנות".

בעיה מס' 2. עלויות גבוהות

אנחנו משתדלים לתכנן טיולים מראש כדי לקנות כרטיסים בזול יותר. נכון, זה לא תמיד מסתדר.

איך לפתור את הבעיה

קצר: חסוך בכרטיסים ובמלונות על ידי רכישתם דרך שירות הנסיעות המקוון.

OneTwoTrip for Business מבטיחה שכרטיסי טיסה עולים זהה או זול יותר מאשר ליחידים.

חיסכון מושג באמצעות תחלופה גבוהה והתקשרות ישירה עם חברות תעופה ובתי מלון.

האתר מציע כ-2 מיליון אפשרויות לינה בתקציבים שונים: מלונות, דירות, אכסניות. ליותר מ-1,000 מהפופולריים ביותר יש קשרים משלהם עם OneTwoTrip for Business. אם החפץ לו הלקוח זקוק אינו נמצא במערכת, השירות יכול לערוך עמו חוזה לפי בקשה.

אם התוכניות אושרו והטיול מאושר, ניתן לקנות כרטיסים בשני קליקים. אם לא, פשוט בטל את ההזמנה שלך. כל כרטיסי הנאמנות של חברת התעופה תקפים, כך שתוכל להמשיך לצבור מיילים. השירות מארגן מבצעים מול הבנקים: למשל, הוא יכול להחזיר קאשבק עם בונוסים לרכישה בכרטיס תאגידי.

בעיה מס' 3. כרטוס וחיוב ארוך

לאחר שסוכמו הכרטיסים והמלון עם המנהל, אני יוצר קשר עם חברת התעופה והמלון כדי לקבל חשבונית לתשלום. לכל ארגון יש כללי תשלום משלו לגופים משפטיים: איפשהו צריך לכתוב למייל, איפשהו צריך למלא קובץ אקסל עם פרטי החברה, איפשהו - טופס באתר. קרה שנאלצתי להתקשר שוב ושוב למוקד כדי לקבל מסמכים. זה לוקח הרבה זמן, והנפקת הכרטיסים אורכת לפעמים כמה ימים. חלק מהחברות כלל לא מוציאות חשבוניות לגופים משפטיים.במקרים כאלה יש לוותר על הרכישה ולחפש טיסה או מלון אחר.

איך לפתור את הבעיה

קצר: לשלם עבור כרטיסים ואת המלון בחשבונית אחת באתר השירות לארגון נסיעות עסקים.

ב-OneTwoTrip for Business, אני ועובדים אחרים שיש להם גישה מתאימה יכולים להזמין ולשלם עבור כרטיסים ומלונות בקלות כמו יחידים. כל התהליך אורך 2-3 דקות: נכנסים לחשבון האישי, ממלאים את התאריך והיעד ובוחרים את הטיסה הרצויה. אין צורך להזין נתוני דרכון ומספר כרטיס בונוס, הם ייטענו אוטומטית כאשר תבחר עובד מהרשימה.

בנוסף, תוכלו ליצור מסלול טיול מורכב או לארגן את הטיול בצורה גמישה יותר. לדוגמה, לטוס יום אחד עם חברות תעופה שונות: בבוקר מאוליאנובסק למוסקבה עם Aeroflot, ובערב חזרה על Pobeda. זה מותר מכיוון שהשירות המקוון יכול "להדביק" כרטיסים מחברות תעופה שונות בהזמנה אחת. אם תארגן את הטיול בעצמך, במקרה זה, זה ייקח יותר זמן: התכתבות עם שתי חברות תעופה, שתי חשבוניות לתשלום, פי שניים מסמכי סגירה.

ניתן לשלם עבור הכרטיסים והמלון בשתי דרכים: בפיקדון ובאמצעות כרטיס בנק ארגוני. אני משתמש בפיקדון - אתה צריך למלא אותו מראש עבור כל סכום על ידי חשבונית מסעיף "חשבון". הרכישה מתבצעת באופן מיידי, ולא רק בשעות הפתיחה של הבנק.

בכל בעיה, ניתן לפנות לצוות תמיכת השירות. היא עובדת מסביב לשעון ותעניק סיוע, גם אם יתרחש כוח עליון בשעות הערב או בסופי שבוע.

בעיה מס' 4. סגירת מסמכים

נסיעת העסקים אינה מסתיימת ברכישת כרטיסים והזמנות לבתי מלון. נדרש הרבה יותר מאמץ כדי להכין את מסמכי הסגירה. יש לבקש אותם בנפרד מחברת התעופה והמלון, אשר שולחים אותם אך ורק בצורת נייר. לרוב, משלוחים אינם מגיעים בדואר ואובדים. הדבר מתגלה בתקופת הדיווח, ולכן יש לחפש בדחיפות איש קשר של מי שיכול לשכפל את מסמכי הסגירה.

איך לפתור את הבעיה

קצר: להפקיד את גיבוש מסמכי הסגירה OneTwoTrip for Business.

ב-OneTwoTrip for Business עם חשבוניות ודוחות הכל הרבה יותר פשוט. בכל חודש אנו מקבלים מעשה על כל השירותים וחשבונית לבתי מלון במע"מ, כל רבעון - מעשה פיוס. כל החשבוניות והדוחות נשמרים בסעיף "מסמכים". ניתן להגדיר למי מהעובדים יש גישה אליהם - מזכירה, רואה חשבון, מנהל. למסמכים אין הגבלה על תקופת האחסון בחשבון האישי שלך והם זמינים בכל עת.

מהי השורה התחתונה

ארגון נסיעות עסקים דרך חוסך כסף וזמן. השירות מאפשר לך:

• לסרב להתכתבות ארוכה עם חברות תעופה ובתי מלון;
• לתאם נסיעות ישירות עם הראש;
• הזמינו את אפשרויות הטיסה והלינה הרווחיות ביותר;
• להנפיק כרטיסים ואת המלון תוך 2-3 דקות במקום אחד;
• לשלם עבור כרטיסים מבלי להמתין לחשבונית;
• לפשט את ההכנה והאחסון של מסמכי סגירה.