מדוע מערכות GTD נכשלות לעתים קרובות?

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

תמונה ©

אם אתה משתמש במה שאתה חושב שהיא מערכת ה-GTD הטובה ביותר, אבל לא רואה את התוצאות, לא סביר שהבעיה טמונה במערכת, אלא הבעיה באמונה שרשימת מטלות מובנית בצורה מושלמת תאפשר לך לעשות פי 10 יותר עבודה מהקולגות שלך. שום שיטה להגדלת הפרודוקטיביות אינה יעילה עבורך עד שתתחיל לחשוב בצורה מציאותית. נדבר על זה במאמר.

אי אפשר לעשות "הכל" ביום אחד

כל יום יש לך הרבה דברים שאתה בהחלט צריך לעשות היום. נראה שאתה מבין שאי אפשר לעשות הכל בבת אחת, אבל בכל זאת, בהתמדה מעוררת קנאה, אתה מנסה להוכיח את ההיפך, מה שמוביל בסופו של דבר לתחושה שאתה מסתובב כמו סנאי בגלגל כל היום, אבל אתה לא היה לי זמן לעשות כלום. הימנעות מהתחושה הזו היא קלה - אתה צריך לתעדף. החליטו מה באמת צריך לעשות היום ומה בהחלט עשוי לחכות למחר. לאחר השלמת רשימה קטנה של משימות ביום, תרגישו התקדמות, מה שאומר שלמחרת תצאו לעניינים בהתלהבות רבה.

בטח כבר חשבתם שלמעשה קשה לתעדף. לא תמיד אפשר להבין איזה עסק יותר חשוב היום. בבלוג הווידאו שלו, הבלוגר המפורסם Ze Frank נותן את העצה הזו: כתבו רשימה של כל הדברים שצריך להשלים, ואז התחילו לקרוא את הרשימה מהסוף, תקשיבו לרגשות הפנימיים שלכם. אם אתה מבין שנקודה זו חשובה באמת, עזוב אותה; אם יש ולו ספק קטן, הסר אותה ללא רחמים. התחל את המשימות הנותרות מהראשון ברשימה.

זכור שיש 24 שעות ביממה, אתה מוגבל בזמן הזה. אחרי שתכננתם יותר מדי, עד הערב תתאכזבו ששוב לא היה לכם זמן. להיפך, עדיף להציב לעצמך מטרה פשוטה מדי, שאיתה בהחלט תתמודד. ואז לעשות קצת עבודה נוספת. בסופו של יום תרגישו כמו מנצחים, כי בנוסף לדברים הדרושים הצלחתם לעשות עוד משהו.

שכח ריבוי משימות והתמקד בדבר אחד

קשה מאוד לאדם לבצע ריבוי משימות, אך עם זאת, אנשים רבים אוהבים לעשות זאת, כי כך הם מרגישים פעילים ופרודוקטיביים יותר. כל חמש דקות, אנו עשויים להפריע לפעילות כלשהי כדי לענות בטלפון או בדוא ל. ריבוי משימות מסיח מאוד את תשומת הלב שלנו וזו הסיבה: בכל פעם, כשמעבירים את תשומת הלב ממשימה אחת לאחרת, אז תחזרו בכאב לראשונה, ותזכרו איפה הפסקת.

בעולם אידיאלי, נוכל לנטוש לחלוטין את ריבוי המשימות, אבל בעולם האמיתי עדיין נוצרים מצבים שבהם אי אפשר להימנע מכך. במקרה זה, כדאי לעשות פשרה, באמצעות, למשל, טכניקת "תכנון עגבניות", כאשר אתה מתמקד אך ורק במשימה אחת במשך 25 דקות, לא מאפשר לעצמך להיות מוסח.

עבדו על משימה אחת, ואחרי 25 דקות, שנו את הרשימה ובחרו את הבאה שדורשת כרגע את תשומת הלב המיידית שלכם. זה יאפשר לך לבצע ריבוי משימות אך להישאר ממוקד במשימה שלפניך.

בחר ויישם בחוכמה עצות לפרודוקטיביות

יש הרבה מאמרים שנכתבו בנושא של פרודוקטיביות ויעילות, טכניקות חדשות ופריצות צצות בלי סוף, אבל אף אחד מאלה לא יעזור לך אלא אם תפתור את הבעיות שתוארו לעיל. ואפילו לאחר שפתרת אותם, אתה צריך ללמוד כיצד ליישם נכון ובמקום את מערכת GTD.

כפי שכבר צוין באחד הפוסטים שלנו, אם מה שאתה עושה חשוב לך, אתה לא צריך מערכות, רשימות ותזכורות. לא יהיה לך קשה לזכור מה אתה צריך לעשות.אם הבעיה שאתה פותר היא גלובלית, אז כנראה שתפרק אותה לחלקים על ידי כתיבת רשימת מטלות, אבל תעשה זאת בלי לחשוב: "אוי, אני משתמש ב-GTD!" אז בשביל מה מיועדות מערכות GTD וטיפים נוספים לפרודוקטיביות? על מנת לעשות דברים שגרתיים ומשעממים בזמן: תשלום חשבונות, שיחות, דיווח. זה מה שאתה בכל נפשך חולם לדחות ל"מחר", שלא יבוא לעולם.

עם זאת, אין ליישם כל מערכת פרודוקטיביות בצורה עיוורת, תחילה עליך לחשוב כיצד תוכל "לחדד" אותה בעצמך על מנת להפיק ממנה את המרב. מערכות GTD אינן שרביט קסמים שיש ליישם על ידי הקפדה על הוראות, הן כלי שצריך לכוונן עדין על ידי למידה על עצמך ועל הדרך שבה אתה עובד כדי לגרום לך להרגיש מרוצה בסופו של יום.