איך להיות פרודוקטיבי בשטח פתוח

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

האקר מהחיים הבין איך לעצור קרבות במשרד כאשר זה מחניק עבור חלקם, בעוד שאחרים נושפים, ממזערים את הרעש והופכים את השטח הפתוח למקום שנעים לעבוד בו בצורה יעילה.

למה שטח פתוח זה רע

משרדי שטח פתוח ידועים עוד מימי המהנדסים של הנרי פורד והם עדיין אחד מסוגי התכנון הפופולריים ביותר. מחקרים רבים מוכיחים שהפורמט הזה האריך ימים את השימושיות שלו: יעילות העבודה נמוכה יותר מאשר במשרדים מסוג ארון, והעובדים מתעייפים מהר יותר ומצליחים פחות.

הבעיות העיקריות בשטח פתוח:

1. הרעש שאנשים ומכונות עושים.
2. הסיכון בהפצת הזיהום אם אחד מהקולגות ה"אחראים" יגיע חולה למשרד.
3. אי הגעה למצב זרימת עבודה עקב הפרעות ופגישות תכופות.

אם אתה עובד הכי טוב בבוקר או בערב, כשרוב הקולגות שלך לא בעבודה, ותוך שעתיים אתה עושה את מה שלא עשית בשש האחרות, תסתכל מקרוב על ההמלצות שלנו.

עוזבים את המשרד

שעות עבודה גמישות

אם פורמט העבודה שלך מאפשר, השתמש בלוח זמנים גמיש. לחלקם עדיף ונוח יותר לעבוד בבוקר, כשרוב הקולגות שלהם עדיין לא בעבודה, בעוד שאחרים מתעוררים בשעות אחר הצהריים המאוחרות.

עקוב אחר הביוריתמים שלך.

זה יכול להיות קשה להסכים על לוח זמנים כזה עם הממונים עליך, אבל שווה לפחות לנסות את זה. אם המשימה הושלמה, מה זה משנה באיזה פרק זמן?

התרגול של בית ההוצאה שבו עבדתי הראה את האפקטיביות של גישה זו. רק לעובדים שהיו קשורים לשירות לקוחות ולאנשי מכירות היה התחלה וסיום ברורים של יום העבודה. מחלקות העריכה, הקידום ואחרות החלו לעבוד באופן רשמי בשעה 10:00, אבל גם בתוך מחלקה אחת היו הבחנות לינשופים ועפרונים.

מעבר לשלט חלקי

הניסיון של 37Signals, חברה המורכבת כמעט כולה מעובדים מרוחקים, הוכיחה שחשוב שאנשים יעבדו ביעילות כדי לעבור ארבע שעות ביום באינטרנט. במשך ארבע השעות האחרות, אנשים עבדו לפי לוח הזמנים שלהם.

זה איפשר לחברה שבסיסה בארה"ב להפגיש בצוות מתכנתים מהונג קונג, רוסיה, דנמרק, שוודיה וערים שונות בארה"ב. תוכל לקרוא עוד על כך בספר "מרחוק. משרד הוא אופציונלי", נכתב על ידי הבעלים של החברה ג'ייסון פריד ודיוויד הנסון.

אנחנו לא מציעים לך לעזוב את המשרד ולעבור לחלוטין לעבודה מרחוק, שכן לוח זמנים כזה יהיה קשה מאוד לתאם עם הבוס שלך.

אבל, למשל, לפני מסירת פרויקט או לפני דד-ליין אחראי כלשהו, בהחלט אפשרי להסכים על כמה ימי עבודה מהבית כדי להתמקד בצורה מקסימלית במשימה העומדת על הפרק.

אם נוכחות במשרד עדיין נחוצה

אנחנו מנהלים משא ומתן עם עמיתים

אחד הדברים הכי מעצבנים זה שיחות לא עסקיות, שמאזינים להן כל הקולגות שבמקרה נמצאים בסביבה. הביאו דיונים לחדר ישיבות או למטבח.

קביעת פגישות ודיון על רגעי עבודה אחרים, שמידע לגביהם נוגע רק לחלק מאנשים, העברה למייל, סקייפ, טלגרם או כל שליח אחר הנוח לרוב העובדים.

במשרדים שיש להם לוח עבודה גמיש, עדיין קיימת התחלה קבועה של יום העבודה. מסכים שאחרי השעה 9 בבוקר הרשמית, כל אלו שנכנסו לאחר מכן לא מברכים את כל החדר ולא מסיחים את דעתם של הקולגות שכבר עובדים.

קבע כלל להעביר את הטלפון למצב שקט ולצאת מהחדר כאשר אתה מקבל שיחה.

אל תגיעו לעבודה חולים ובכך אל תסכנו את הקולגות שלכם.

מדענים דנים ערכו מחקר על 2,403 עובדים העובדים בסוגים שונים של משרדים, והגיעו למסקנה שאנשים משטח פתוח חולים בתדירות של 62% יותר מעובדים שיש להם חשבון אישי.

קבעו לוח זמנים לשידור, ואז תמנעו מחוסר שביעות רצון שתפוצץ מישהו שוב. לצאת למסדרון ולהתמתח במשך 10 דקות טוב גם לעיניים וגם לפרודוקטיביות שלך.

אם הכללים הללו מפורטים במדיניות החברה ובתיאורי התפקיד, אף אחד לא ייפגע כשתזכיר להם אותם בטקט.

קניית אוזניות לביטול רעשים

היפטר מהזמזום החודרני עם אוזניות ביטול רעשים. זה משני סוגים: אקטיבי ופסיבי.

ביטול רעשים פסיבי מושג על ידי חסימת צלילים חיצוניים באמצעות רפידות או אטמים צפופים. וכאן, כשבוחרים מתכון בודד, אין. יש צורך למדוד זוגות רבים על מנת לבחור מה יהיה נוח במיוחד עבורכם ויאהב את הסאונד.

אוזניות עם ביטול רעשים אקטיבי יעילות יותר בהפחתת צלילים זרים, אבל הן גם הרבה יותר יקרות. עקרון הפעולה שלהן מבוסס על כך שעל האוזניות מותקן מיקרופון נוסף, הקולט רעשים חיצוניים ומשחזר אותם באנטי-פאזה.

המהום הקצבי של מחשבים, אוורור ומדפסות ייעלם לחלוטין ברגע שתרכיב את האוזניות. כדי להפסיק לשמוע ושיחות, זה יהיה מספיק כדי להפעיל את המוזיקה המתאימה.

עבור אנשים מסוימים, אוזניות ביטול רעש אקטיביות עלולות לגרום לסחרחורת או לכאב ראש. והנקודה כאן היא לא באיכות הביצועים של האוזניות עצמן, אלא בתכונות האנטומיות של אדם מסוים ושל המנגנון הוסטיבולרי שלו.

כדי לא לבזבז את כספכם, בקשו מחברים שיש להם אוזניות כאלה לשאול אותן ליומיים, או שאלו בחנות לגבי אפשרויות ההחזרה לפני הקנייה אם האוזניות לא עובדות לכם.

על פי חוק הגנת הצרכן וסעיף 502 לחוק האזרחי, ניתן להחזיר מוצר באיכות טובה לחנות תוך 14 יום ממועד הרכישה. אבל החנות עשויה להתעקש שהאוזניות הללו הן פריטים מורכבים מבחינה טכנית שלא ניתן להחזיר או להחליף.

אנחנו עוסקים בפיתוח מחדש

הסתכלו בביקורתיות על הפריסה של המקום בו אתם עובדים. יש לכם חלל ייעודי למטבח ומה זה: חדר נפרד, גדר או שולחן באמצע החדר עם קומקום ומכונת קפה?

יש לבודד ככל האפשר את מכונת הקפה ומכשירי חשמל ביתיים רועשים מהחדר הראשי. אם יש גדר נפרדת, אז נסו לנהל משא ומתן כיצד להביא אותה לתקרה ולהפריד את המטבח מהשטח המשותף עם דלת.

מדפסות ומקררים צריכים להיות ממוקמים רחוק ככל האפשר ממקומות עבודה.

יש לחלק את המשרד לאזורים רועשים ושקטים. חיבור בין משווקים ומתכנתים הוא רעיון רע עבור שתי המחלקות.

ארגן את מקום העבודה שלך כך שיהיה לך נעים להיות שם, כי אנחנו מבלים את רוב שעות היום בעבודה. מקום עבודה נוח הוא איזון בין פתיחות למרחב אישי. אתה יכול לגדר את עצמך מעמיתים עם פרחים, מחיצה או ארונית מבלי לצאת מהחלל המשותף.

אנחנו חוסכים זמן

הסכנה בשטח פתוח היא שכל עובד נמצא כמעט במרחק זרוע. אז היתרון של פריסה כזו הופך לקללה, כי דעתך מוסחת כל הזמן. יחד עם זאת, מה שעשוי להיות משימה דחופה וחשובה עבור הקולגה שלך מתגלה כלא דחוף וחסר חשיבות עבורך.

בעת קביעת תורים יש להקפיד על כלל הדגשת משתתפים חובה ואופציונליים, בתום פגישת התכנון שלחו לכל אחד פרוטוקול עם החלטות סופיות ומועדים להשלמת המשימות.

הקדישו זמן שיהיה רק שלכם להשלמת המשימות שלכם, כשאף אחד מהקולגות שלכם לא יסיח את דעתכם בשאלותיו.הודע מראש לעמיתיך שאתה מתכונן לתאריך יעד חשוב עבור כל הצוות, אז בקשו מהם לא להטריד אתכם ביום או בשעה מסוימת.

עבודה בשטח פתוח היא סדרה של פשרות. התחל את השינויים עם עצמך ועם הסביבה הקרובה שלך, ואז בהדרגה שאר הקולגות שלך ישיגו את הסטנדרטים החדשים. גם אם אינך מנהל, אלא עובד מן השורה, תוכל לשנות את חיי המשרד שלך לטובה. זה מספיק לנקוט עמדה פעילה ולקדם את הרעיונות שלך.