איך להיות העובד הכי פרודוקטיבי במשרד ועדיין ללכת הביתה ב-17:30

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

לפעמים רשימת המטלות נראית לנו אינסופית. רק מלהסתכל על זה, אנחנו כבר מרגישים מותשים מעבודה קשה. כולנו מתייסרים מהשאלה איך להיות פרודוקטיביים, להספיק להתמודד עם כל משימות העבודה, אבל במקביל לא לבלות ימים ולילות בעבודה. במאמר זה ננסה לענות על כך.

זה קאל ניופורט. והוא יכול להיקרא פרודוקטיבי באמת, שכן הוא:

• פרופסור באוניברסיטה, המבלה בה במשרה מלאה ומארגן בנוסף לזוגות פעילויות שונות לסטודנטים;
• כותב שישה (או אפילו יותר) מאמרים בשנה עבור כתבי עת מדעיים;
• מחברם של ארבעה ספרים מצוינים ועובד כעת על ספר חמישי;
• בעל ואבא דואגים;
• מנהלת בלוג על פרודוקטיביות ויעילות, שמתעדכן באופן קבוע בערכים חדשים.

למרות כל האמור לעיל, הוא מסיים את העבודה ב-17:30 וממעט לעשות עסקים בסופי שבוע.

לא, הוא לא גיבור על ואין לו צוות של 15 עוזרים. בואו נפסיק לרגע לקנא בארגון וביעילות שכאלה ונחשוב איך קאל מצליח לעשות הכל.

למטה תמצאו טיפים שיעזרו לכם ללמוד איך לנהל את הזמן ביעילות, להפסיק להתעצל, פשוט להתחיל לעשות יותר ולצאת מהמשרד הביתה בשעה 17:30. אז בואו נתחיל.

1. רשימות מטלות הן רעות. תזמן את עצמך

רשימות מטלות הן חסרות תועלת בפני עצמן. הם רק הצעד הראשון שלך. עליך ליצור לעצמך לוח זמנים ברור. בשביל מה? זה יעזור לך לתכנן מה אתה באמת יכול לעשות. זה יאפשר לך להשלים משימה ספציפית בדיוק כאשר תוכל לבצע אותה בצורה היעילה ביותר, ולא רק בגלל שהיא מספר ארבע ברשימה.

כל עוד אין לך תאריך ושעה ספציפיים ברשימה שלך עבור כל משימה, אתה רק משאלת לב.

קאל ניופורט

תכנון מעודד אותך להתעמת עם המציאות. יש לך זמן מוגבל ומספר מסוים של משימות. אבל אתה לא יכול לקבוע בדיוק כמה זמן תארך לך כל משימה. כשתסתכלו על כל היקף העבודה, תוכלו לבלות כל שעת עבודה בצורה פרודוקטיבית, לסחוט ממנה יותר ולעבוד היכן ומתי ואיפה שנוח לכם יותר.

מומחים מסכימים שאם לא תחשב את הזמן המדויק שייקח להשלמת משימות, אז אתה נידון מראש לכישלון.

בוודאי רבים מכם חושבים כעת שרוב המשימות מופיעות בפתאומיות ולא ניתן לחזות ולתכנן אותן. כן, כמובן, משימות פתאומיות כאלה קשה מאוד לכלול בלוח הזמנים שלך. אבל בשביל זה לא צריך להיות שבעה טפחים במצח. הכל יכול להשתנות בכל רגע. למרות זאת, אתה חייב להיות תוכנית, אחרת אתה תבזבז את הזמן שלך.

רוצה להפסיק להיות דחיין? לוח הזמנים יעזור לך.

קאל ניופורט

ההבנה שיש לך היקף עבודה מתוכנן בבירור כבר מפחיתה את הרצון להתמהמה עם עשיית דברים. אתה לא חושב אם אתה צריך לעבוד עכשיו או לא - ההחלטה כבר התקבלה.

זה נשמע לכם מסודר מדי ולא כיף מדי? תחשוב לא נכון.

מחקרים מוכיחים שתזמון לא רק זמן עבודה אלא גם שעות פנאי הוא רעיון טוב. אז תשפר את איכות חייך: רמת החיים של אנשים שמתכננים בבירור אפילו את זמנם הפנוי גבוהה בהרבה מזו של אלה שלא.

אוקיי, זרקנו את רשימת המטלות והרכבנו לוח זמנים ספציפי. עכשיו בואו נלמד איך לתעדף, כי אתה לא יכול לעבוד 24 שעות שבעה ימים בשבוע, נכון?

2.נניח שאתה הולך הביתה בשעה 17:30, ואז תכננו את הדברים לעשות לפני הזמן הזה

העבודה תתפוס את כל הזמן שאתה נותן לה. תן לה 24 שעות, שבעה ימים בשבוע, ותהיה סמוך ובטוח, העבודה תכלה את כל 168 השעות הללו.

אתה צריך להציב גבולות אם אתה רוצה לאזן בין העבודה לחיים האישיים. אילוצי זמן יתרמו ליעילות שלך.

קבעו לעצמכם מועד אחרון: אתם יוצאים מהעבודה ב-17:30. ולאחר מכן תכננו את כמות המשימות שתוכלו לשלוט בהן עד לשלב זה.

Cal קורא לזה ביצועי לוח זמנים צפוף.

אתה יכול גם ללכת בדרך אחרת: צור לעצמך את לוח הזמנים האידיאלי לעבודה עבור תחת, ואז תעשה בדיוק ההפך. תעבוד קשה וקשה בלי לרחם על עצמך. תאמין לי, כשאתה עובד קשה, פתרונות חכמים ושימושיים ימצאו אותך לבד.

אבל אל תשכח שאתה צריך להגן על עצמך מפני עבודה יתר. אתה צריך להרגיש שאתה בשליטה על לוח הזמנים שלך. ככל שאתה מרגיש יותר שליטה במצב, אתה חווה פחות לחץ.

אוקיי, אתה מדמיין את היום המושלם עבור תחת ועושה את ההיפך. זה יעזור לך להתמודד ביעילות עם המשימות הנוכחיות שלך. מה לגבי פרויקטים ארוכי טווח?

3. ערכו תוכנית לשבוע הנוכחי

אני חושב שתסכים שתוכניות לטווח קצר כבר לא מגניבות. אם תחשוב רק על היום, לעולם לא תקדם.

רוצים לכתוב ספרים, להיות מעורב בפעילויות שונות, לחקור ולהיות הורה טוב בו זמנית? אתה צריך תוכנית ספציפית לשבוע.

קאל ניופורט

אנשים לא אוהבים להסתכל על תוכניות ארוכות טווח, אבל הם שוכחים כמה תועלת הם יכולים להביא להם. אני יודע מה אני עושה בכל שעה, יום, שבוע, חודש של חיי. אתה חושב שזה קשה? יותר קל ממה שאתה חושב. זה לוקח שעה ביום שני בבוקר. רק.

יום שני בבוקר אני מכין תוכנית לשבוע. אני עובר על הדואר שלי, חושב על המשימות שאני צריך לעשות, בודק את היומן שלי וחושב איך לתכנן את הזמן שלי ככה. ברגע שיש לי תוכנית, אני אימייל אותה לעצמי, עכשיו אני תמיד אראה אותה בתיבת הדואר הנכנס שלי. כאן אני יכול להתבונן בו כל יום, ואני גם תמיד יכול לחזור אליו הרבה פעמים ביום אם פתאום אשכח מהסדר העדיפויות שלי.

וקאל צודק. אתה מבלה את הזמן שלך ביעילות רבה יותר כשאתה פועל לפי תוכנית.

אולי אתה חושב שזה מספיק רק לחשוב על כל המשימות הקרובות לשבוע בראש שלך, אבל אין צורך לרשום אותן. לא זה לא ככה.

אם תכתוב תוכנית עניינים, כך גדל הסיכוי שתדבק בה: יהיה לך משהו מוחשי, לא אידיאלי, זה יזכיר לך את סדרי העדיפויות שלך.

אז, עכשיו יש לך לוח זמנים ברור ותוכנית שבועית. אבל אתה מרגיש שחסר משהו אחר. ואתה חושב נכון.

4. בצעו פחות משימות, אך עשו זאת בתשוקה

אתה בטח חושב משהו כמו, "פשוט יש לי יותר מדי מה לעשות. לעולם לא אוכל להתמודד איתם בפרק הזמן המוקצב".

וקאל מודה שאולי אתה צודק. אבל לא כדאי לוותר או לעבוד בבהלה עד 22:00.

אתה צריך לעשות פחות ממה שיש לך עכשיו. זכור שלא כל העניינים שלך חשובים כפי שהם עשויים להיראות. אתה אומר כן לעתים קרובות יותר ממה שאתה צריך. שאלו את עצמכם, "מה באמת חשוב לי בחיים?" ואז לחתוך כמה שיותר מיותר.

קאל ניופורט

תמיד מעריכים אותנו על מה שאנחנו עושים הכי טוב. לכן, אם אתה רוצה להצליח, אל תהיה המום, תן לך לבצע פחות משימות, אבל תהיה לך הזדמנות לבצע אותן טוב יותר. אנשים אומרים כן לעתים קרובות מדי. אני אומר לא לרבים ורבים. אני נמנע ללא רחם ממשימות שמרגיעות אותי אם אני מרגיש שהן לא באמת חשובות לי.

אתה מרגיש שאין לך זמן בכלל, אבל ג'ון רובינסון, מומחה לניהול זמן, לא מסכים איתך ומאמין שהיום יכול להיות לנו הרבה יותר זמן פנוי מאי פעם.

הוא מתעקש שאנשים מודרניים לא עובדים קשה יותר מקודמיהם (אם כי רובנו חושבים אחרת). מחקרים מראים שבמהלך 40 השנים האחרונות, אנשים השקיעו הרבה פחות זמן בביצוע משימות עבודה ויש להם סיכוי גבוה יותר לעסוק בהסחות דעת לא פרודוקטיביות. לכולם, לפי ג'ון, יש זמן לנוח.

מה המסקנה מכאן? אתה מרגיש שאין לך זמן כי הוא נקרע למשימות קטנות ומעצבנות שמנקזות את החיים שלך ומך.

אז תעשה פחות. אבל עשו זאת "פחות" בתשוקה ובהתרגשות.

התוכניות שלך מובנות והן מתאימות בצורה מושלמת ללוח הזמנים שלך. אבל שאלה אחת עדיין נותרה פתוחה: אילו משימות עליך לבצע?

5. שימו לב פחות למשימות קטנות – התמקדו במה שנמצא בעדיפות גבוהה יותר

בעבודה אנחנו עושים דברים שונים. דברים קטנים כמו ניתוח דואר אלקטרוני, פגישות שוטפות ואם חושבים על לא תמיד הכרחיות והאזנת סתר לרכילות המשרדית הבאה לא דורשים מאיתנו מאמץ נפשי מיוחד. אתה לא מנצל את הכישרונות שלך כאן. אם אתה עוסק בעסק חשוב כלשהו, אז זה דורש הפעלה של כל היכולות והכישורים שלך. זה מוביל לתוצאות איכותיות.

מה הבעיה במשימות קטנות? אנחנו טובעים ב"מים רדודים".

אנשים שלעתים קרובות עובדים בסופי שבוע ולילות מרגישים שהם עושים הרבה פחות מאלה שנפרדים מהעבודה בחמש בערב. הסיבה לכך היא שהם עובדים הרבה, אבל המשמעות של המשימות שהם מבצעים אינה גדולה.

לא סביר שמישהו הפך למנכ ל רק בגלל שהוא ענה על כל המיילים או השתתף בפגישה קטנה מיותרת אחת. כן, ביצוע קפדני של משימות קטנות אפילו יחסוך ממך פיטורים, אבל תוכל להתפתח רק כאשר משימות בקנה מידה גדול יהפכו בראש סדר העדיפויות שלך.

יש זמן להקדיש אך ורק למשימות עדיפות. איך להתחיל את העסק הקשה הזה?

העיקר הוא להפסיק לבדוק את האימייל שלך דבר ראשון בבוקר.

טים פריס מחבר רבי המכר של איך לעבוד 4 שעות בשבוע

נסה לא לבדוק את האימייל שלך בשעתיים הראשונות לאחר ההתעוררות. אפילו לאנשים מסוימים קשה לדמיין את זה, ודאי יהיו להם שאלות כמו: "איך אני יכול לעשות את זה? אני בהחלט צריך לבדוק את הדואר שלי, אחרת לא אוכל להגיע לעבודה." תתפלאו לדעת שברוב המקרים זה בכלל לא כך.

כן, אולי באמת כדאי לך להיכנס למייל שלך וללקט מידע שיאפשר לך להשלים את המשימה ב-100%. אבל אתה יכול קודם כל להשלים אותו ב-80 או 90%, ורק אז לזחול לתוך המכתבים שלך לקבלת מידע נוסף. כך תחסכו לעצמכם בבוקר מידע מיותר ומיותר, שתשומת הלב שלכם בהחלט תעבור אליו, ותוכלו להתמסר אך ורק לעבודה.

אז איך נקשור את כל האמור לעיל? באופן מוזר, רק לסיכום.

Cal נתן לנו חמישה טיפים טובים:

1. רשימות מטלות הן רעות. ערכו לעצמכם לוח זמנים.
2. נניח שאתה הולך הביתה בשעה 17:30, ואז תכננו את הדברים לעשות לפני הזמן הזה.
3. ערכו תכנית לשבוע הנוכחי.
4. בצע פחות משימות, אך עשה זאת בתשוקה.
5. שימו לב פחות למשימות קטנות - התמקדו בעדיפות גבוהה יותר.

כעת המילים "לוח זמנים" ו"תוכניות" נשמעות לכם קרות, ואתם לא מבינים את היתרונות הספציפיים שהן יביאו לכם. אבל ברגע שאתה הופך אותם לחלק מהחיים שלך, אתה מבין שיש לך זמן פנוי למשפחה ולחברים. בנוסף, תעשה דברים שאתה יכול להיות גאה בהם.

קאל ניופורט

עבודה אינטלקטואלית היא למעשה עבודת מופת. אבל זה לא כל כך קשה כמו שזה נראה: אתה לא עושה גילוף עץ, אלא עובד עם מידע. אתה מפתח רעיונות. צריך להפריד בין החיטה למוץ ולפעמים ליצור רעיונות מחומר הגלם. אם תתחיל להסתכל על התהליך הזה מנקודת המבט של מאסטר, אתה תהיה מאושר יותר, מרוצה יותר מעבודתך וכמובן מצליח יותר בחייך המקצועיים.

בחר מי אתה רוצה להיות: מתבודד במשרד או יוצר מצליח?