20 טכניקות ניהול זמן יעילות

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

ארגן את חייך כך שלא תבזבז דקה.

1. כלל 1-3-5

שעות העבודה שלך במהלך היום מוגבלות, וכלל 1-3-5 מאפשר לך לבזבז אותה בצורה הכי נבונה. המהות שלה היא כדלקמן: ביום אתה יכול לעשות רק משימה אחת גדולה, שלוש בינוניות וחמש קטנות. מדובר בסך הכל בתשעה מקרים, לא יותר ולא פחות. הכלל יעזור לפנות בהדרגה את ההריסות, להיות בזמן ולא לעבוד יתר על המידה.

2. כלל השלושה

למי שלא מכוון למספרים או לא יכול לעשות תשעה דברים ביום, כריס ביילי, מחבר הספר "השנה היצרנית שלי", הגה את כלל השלוש. זה אומר שדי לעשות את שלושת הדברים החשובים ביותר בכל יום כדי להיות פרודוקטיבי.

במקום לפזר את האנרגיה ואת תשומת הלב שלך על כמה תריסר פריטים ברשימת הבדיקה, פשוט בחר את שלושת המשימות החשובות ביותר לאותו יום והתמקד בהן. בחר שלושה נוספים למחרת, וכן הלאה. זה ישאיר אותך ממוקד. ניתן להחיל את אותו כלל על הגדרת יעדים לשבוע, לחודש או לשנה.

3. שיטה 10 דקות

יש לך משימה שאתה לא רוצה להתחיל? אמור לעצמך, "אני אעשה את זה רק ל-10 דקות ואז אלך לנוח קצת." סביר להניח שבמהלך הזמן הזה תימשך לעבודה ולא תוכל יותר להפסיק.

4. פומודורו

מערכת זו הומצאה על ידי פרנצ'סקו צ'ירילו כדי להקל על עצמו להתכונן למבחנים. זה עוזר למקד אנשים שדעתם מוסחת בקלות. זו גם דרך טובה לשלוט בכמה זמן אתה מבלה בעבודה מסוימת.

כך עובד פומודורו: לוקחים טיימר ומכוונים אותו ל-25 דקות. לאחר מכן, התמקד בעבודה שלך. כאשר 25 הדקות נגמרות, אתה נח 5 דקות ואז עושה הכל שוב. לאחר ארבעה מחזורים, תהיה לך הפסקה גדולה למשך חצי שעה.

5. שיטה 90/30

שיטת 90/30 משמשת את הסופר והבלוגר טוני שוורץ, מייסד-שותף של Buffer ליאו ווידריך, מבקר הספרות בנג'מין צ'ה קאי וואי והיזם תומס אופונג.

המהות שלה היא כדלקמן: אתה עובד קשה במשך 90 דקות, ואז נח חצי שעה, ואז חוזר על המחזור. במקרה הזה, את 90 הדקות הראשונות אתם מקדישים למשימה הכי חשובה שאתם צריכים לעשות ביום, ואת הקטעים הבאים אתם מקדישים לדברים פחות חשובים.

על פי מחקר של The Enchanted World of Sleep על ידי מומחה ייל פרץ לאפי, 90 דקות הן הזמן האופטימלי עבור אדם להתמקד ביעילות במשימה אחת. ומספיק חצי שעה למנוחה מוחלטת, מה שאושר על ידי מחקר של שינה וערות של הנוירופיזיולוגי נתן קלייטמן.

6. שיטה 52/17

זוהי גרסה פרטית של השיטה הקודמת. זה לא שונה מלבד במספרים: אתה עובד 52 דקות, ואז נח 17 דקות. על פי הניסוי The Rule of 52 and 17: It's Random, But it Ups Your Productivity, שנערך על ידי שירות התעסוקה The Muse באמצעות אפליקציית DeskTime, פרקי זמן אלו עוזרים לך להישאר פרודוקטיבי ולהימנע מעבודת יתר. לכן השתמשו בשיטת 52/17 אם אתם מרגישים שאין לכם כוח לעבוד 90 דקות ברציפות.

7. אכילת צפרדעים

השיטה הומצאה על ידי Eat That Frog: בריאן טרייסי מסביר את האמת על צפרדעים דובר מוטיבציה ומחבר העזרה העצמית בריאן טרייסי. הוא מכנה "צפרדעים" משימות לא נעימות וקשות שעליכם לבצע, למרות חוסר הרצון שלכם. עשה דבר אחד ממש מתחילת היום - לאכול את הצפרדע. ואז יהיה לך קל יותר: אתה תזרוק את האבן הזו מהנשמה שלך ותבטיח לעצמך מצב רוח טוב לכל היום.

8. חוסמי זמן

דבר אחד לא נעים ברשימות מטלות הוא שהן לא נותנות לך מושג כמה זמן לוקח משימה. "קנה לחם" ו"סיום דוח" תופסות שורה אחת ברשימה, אך משימות אלו אינן דומה במורכבות ובחשיבותן.

לוח שנה הוא הרבה יותר טוב מרשימת מטלות: הוא מאפשר לך לשלוט חזותית בזמן.רואים בלוק גדול ומבינים שהמשימה לא קלה. לכן, נסו את הטכניקה של "בלוקי זמן": שימו אותם בלוח השנה והקצו זמן לכל אחד לפי מורכבות המשימה. ותוך כדי משימה זו או אחרת, אל תוסח דעתו על ידי אחרים.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) היא מערכת פרודוקטיביות שהומצאה על ידי המאמן העסקי דיוויד אלן. העקרונות העיקריים שלו הם כדלקמן:

1. רשום את כל המעשים והרעיונות שלך במקום אחד, מה שנקרא תיבת דואר נכנס.
2. מיין את תוכן תיבת הדואר הנכנס שלך מעת לעת על ידי תעדוף ותזמון משימות. שים פתקים בתיקיות לפי תוכנם - "עבודה", "בית", "קניות" וכן הלאה.
3. בצע תיקונים - לזרוק הערות מיותרות, למחוק תיקים שהושלמו, להעביר חומרים שאיבדו את הרלוונטיות שלהם לארכיון.
4. כשהכל מתוכנן, המשך בביצוע. משימות שניתן להשלים תוך מספר דקות, פתרו מיד. ניתן להאציל אחרים או למקם אותם בלוח שנה.

אתה יכול לגלות את כל המורכבויות של GTD במדריך שלנו.

10. ZTD

ליאו באבאוטה, מחבר בלוג הפרודוקטיביות Zenhabits, מאמין שמערכת ה-GTD של דיוויד אלן מורכבת מאוד ודורשת יותר מדי מאמץ. הוא מציע את מערכת ה-Zen to Done שלו. כדי לעקוב אחריו, אתה צריך לפתח 10 הרגלים פשוטים.

1. אסוף את כל המידע בתיבת הדואר הנכנס.
2. עבד את כל התקליטים מבלי להשאיר אותם על המבער האחורי.
3. תכנן את היעדים העיקריים שלך עבור כל יום ואת היעדים הגדולים ביותר שלך לשבוע.
4. התמקד רק בדבר אחד בכל פעם, מבלי לפזר את תשומת הלב שלך.
5. צור רשימות מטלות פשוטות וקצרות.
6. ארגן את ההערות שלך בקטגוריות על סמך התוכן שלהן, בדיוק כמו ב-GTD המקורי.
7. עיין בהערות שלך באופן קבוע והיפטר מדברים מיותרים.
8. לפשט. צמצם את רשימת המשימות והיעדים שלך, כתוב קצר וברור.
9. כדי להתכוונן לעבודה, שמור על שגרת יומיום מסוימת בכל עת.
10. תעשה מה שאתה באמת רוצה לעשות.

11. קנבן

שיטת פרודוקטיביות יפנית שעוזרת לך לעקוב אחר מה שאתה עושה, מה כבר עשית ומה צריך לעשות בעתיד. Kanban מדמיין חזותית את זרימת העבודה.

אתה לוקח לוח מדבקות (או נרשם למנהל מטלות כמו Trello) ומצייר עליו שלוש עמודות: To doing, Doing, Done. לאחר מכן כתבו את ענייניכם על פתקיות והניחו אותם בעמודה המתאימה בהתאם למה שאתם עושים ומה כבר עשית.

12. כלל שתי הדקות

כלל זה הוא חלק בלתי נפרד מ-GTD, אך ניתן להשתמש בו גם אם אינכם חובבי הטכניקה של אלן. אם המשימה נמשכת פחות משתי דקות, בצע אותה מיד. אז אתה מוריד את המוח שלך, כי אתה לא צריך לזכור את המקרה הזה יותר.

13. תיבת דואר אפס

Zero Inbox הומצא על ידי הסופרת והמומחית לביצועים מרלין מאן, והיא עובדת היטב עם GTD. מאן החיל את זה על מיילים, אבל אתה יכול לטפל במקרים, מסמכים, הערות ומידע אחר באותו אופן. כפי שהשם מרמז, המטרה של טכניקה זו היא לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך ריקה.

במערכת ה-GTD המקורית, תיבת הדואר הנכנס המשיכה להערים חבורה של ערכים. אתה צריך להקדיש זמן כדי למיין אותם, וקל להתעלם ממשהו חשוב בתיבת הדואר הנכנס. מאן ממליץ לפרק תוכן מיד עם הגעתו. אתה פותח תיבת דואר נכנס ומחליט מה לעשות עם כל פריט: למחוק, להאציל, להשיב, לדחות או להשלים. אל תסגור אותו עד שתבצע אחת מהפעולות שצוינו עם כל האלמנטים.

בנוסף, מסננים אוטומטיים בדואר, בתיקיות חכמות ובתוכנות למיון מסמכים יעזרו לכם לחסוך זמן.

14. טרי או מטוגן

טרי או מטוגן מתורגם ל"טרי או מטוגן". פילוסופיה זו נוצרה על ידי Dominate Your Day With the "Fresh or Fried" מערכת סדר העדיפויות על ידי הבלוגרית סטפני לי. לדבריה, כשאתה מתעורר בבוקר המוח שלך "טרי", אבל ככל שהיום מתקדם הוא "מטגן". המשמעות היא שעליך לקבוע את זמן שיא התפוקה שלך ולהספיק לעשות את כל הדברים החשובים ביותר ביום במהלך תקופה זו. ככה זה עובד.

1. בסופו של יום, כשאתם כבר עייפים, הקדישו 15 דקות ליצירת רשימת מטלות למחר.
2. העבר את המשימות החשובות ביותר לתחילת היום, למדור טרי. דברים שלא מוצאים חן בעיניך נשלחים לשם - עצם ה"צפרדעים". הם צריכים להיעשות כל עוד יש לך כוח.
3. דברים פחות דחופים, פחות קשים ויותר נעימים הולכים למדור פריד – כלומר אחר הצהריים, תלוי בלוח הזמנים שלכם. הם יעמיסו פחות את המוח שלך.
4. עקוב אחר הרשימה שלך למחרת בבוקר. לאחר מכן חבר אחד חדש בערב.

סטפני ממליצה על FoF לאנשים שמגלים כל ערב שהם מותשים לחלוטין, אבל לא היה להם זמן, למרות שעבדו כל היום.

15. שיטת אייסברג

Ramita Sethi, מחברת "אני אלמד אותך להיות עשיר", משתמשת בשיטה זו כדי לשמור מידע למועד מאוחר יותר. זה עובד כך: אתה שומר את כל המיילים, ההערות, המאמרים, הרשימות במקום אחד - למשל בשירות רישום הערות כמו Evernote או Notion, או כמסמכים. לאחר מכן הפיצו את החומרים הללו באמצעות תגיות, תיקיות וקטגוריות - כרצונכם.

סקור מידע זה כל 4-6 שבועות ושקול האם ניתן ליישם אותו בפועל. אם משהו חסר תועלת, זרקו אותו או העבירו אותו לארכיון. זה מאפשר לך ליצור בסיס ידע משלך.

16. פוקוס אוטומטי

מיקוד אוטומטי הומצא על ידי מערכת ניהול זמן המיקוד האוטומטי על ידי מומחה הביצועים מארק פורסטר. מערכת תכנון זו מתאימה לאנשים יצירתיים שמתקשים לעקוב אחר GTD.

כתוב את כל הפעילויות שלך במחברת ללא כל סדר. לאחר מכן עברו על הרשימה, בחרו את אלו שצריכים להיעשות בהקדם האפשרי, ומינו אותם. כשהמשימות הדחופות ייפתרו, המשיכו עם המשימות שאתם הכי אוהבים עכשיו. אם לא השלמת משהו - העבר אותו לסוף הרשימה, תחזור לזה מאוחר יותר. וחזור על השלבים הללו יום אחר יום.

17. אייזנהאואר מטריקס

תוכנית זו נוצרה על ידי הנשיא האמריקני דווייט ד' אייזנהאואר. למטריצה ארבעה חלקים למשימות: לא דחוף ולא חשוב, דחוף אבל לא חשוב, חשוב ולא דחוף, ודחוף וחשוב. חלקו את המשימות שלכם לחלקים ותוכלו לגלות על מה אתם משקיעים הכי הרבה זמן ולאילו משימות יש לתת יותר תשומת לב.

18. שיטת 4D

4D הומצא על ידי אדוארד ריי, סופר ויועץ מוטיבציה. השיטה נועדה לסייע לאנשים שנחרדים למראה רשימת המטלות שלהם ואינם יודעים כיצד לגשת לכל החפצים שהצטברו.

ריי טוען שצריך לשנן רק ארבע מילים לאות ד', ואז לא תאבד את הלב מול הרים של עבודה. הנה הם:

• עשה - אם הוטלה עליך משימה, עדיף לעשות אותה עכשיו ולהצליב אותה מהרשימה.
• נציג - כאשר אתה לא יכול או אין לך זמן לבצע משהו, אבל יש לך עוזר פנוי יחסית, העבר את המשימה אליו.
• מחק - יש דברים שלא כל כך חשובים. השלך אותם על ידי הסרתם לצמיתות מרשימת המטלות. אם הם מנסים להטיל עליך אחריות מיותרת, למד לומר "לא" בנימוס.
• עיכוב - כאשר משימה גדולה מדי או שאינה דורשת ביצוע מיידי, ניתן לדחות אותה. אבל אתה בהחלט חייב לקבוע לה מועדים ברורים, אחרת היא תישאר במשקל מת.

בחר משימה, בצע איתה פעולה 4D אחת ולאחר מכן המשך לשנייה.

19. תזמון

בדרך כלל, אנשים שמנסים להיות פרודוקטיביים עוקבים אחר הזמן שהם מבלים בדברים חשובים, ושוכחים לגמרי להתחשב בתקופות שבהן הם עושים שטויות. בעיה זו נפתרת על ידי טכניקת "תזמון", אשר הומצאה על ידי המומחה בתחום ניהול הזמן גלב ארכנגלסקי. זה מאפשר לך להבין איפה הזמן שלך מבלה, מלמד אותך להיות קשוב יותר למה שאתה עושה, ופחות הסחת דעת.

קח מחברת ורשום את כל הפעולות שלך וכמה עשית אותן, בדיוק של 5-10 דקות. הקלט רגעי עבודה, משא ומתן, פגישות ואפילו זמן בילוי ב-YouTube ובמשחקים. קח לזה שבועיים.לאחר מכן דפדף במחברת, זיהה את ה"כרונופאגים" שלך לפי הראייה והסק מסקנות. אולי אתה צריך לצפות בסרטונים פחות מצחיקים, או להשקיע פחות זמן בשתיית קפה, או שהאויב שלך הוא שיחות טלפון.

20. שיטת טים פריס

טימותי פריס הוא גורו פרודוקטיביות שהגה שיטת שני כללים משלו לארגון העבודה. הראשון הוא כלל 80/20, או עקרון פארטו, הקובע ש-80% מהעבודה שלנו יכולה להיעשות ב-20% מהזמן. 20% הנותרים ייקחו 80% מהזמן. השני הוא חוק פרקינסון: העבודה ממלאת את כל הזמן המוקצב לה.

המשמעות של זה, אומר פריס, היא שאתה לא צריך לעבוד קשה יותר כדי לעשות הכל - אתה צריך להתמקד טוב יותר. תן לך לעבוד במסירות מלאה רק 20% מזמן העבודה, אבל אתה יכול לעשות מחדש את כל הדברים החשובים באמת. ואת 80% הנותרים ניתן להקדיש לשגרה פשוטה כדי שתוכל להתמקד במשימות עדיפות ולהימנע מעבודת יתר.