איך להפסיק לסבול מהדד-ליין שמתקרב

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

פרדוקס: אם אתם חוששים שלא תצליחו לסיים את העבודה בזמן, קצרו את המועד.

מועדים הם אחד הגורמים הנפוצים ביותר ללחץ במקום העבודה, על פי סקר של CareerCast.

אבל אם תפסיק לקחת מועדים שליליים, תחסוך הרבה עצבים. הנה כמה טריקים יעילים שיעזרו לך להתחיל לרוץ מהר יותר.

1. הגדר מספר תאריכים במקום אחד

הכלכלנים דן אריאלי וקלאוס ורטנברוך ערכו מחקר בניסיון לגלות כיצד אנשים מנהלים את תכנון המשימות שלהם ונמנעים מדחיינות. הנבדקים חולקו לשלוש קבוצות, נתנו לכולם עבודה, חולקו לשלוש משימות וקבעו מסגרות זמן שונות:

1. הקבוצה הראשונה קיבלה הוראה להשלים משימה אחת בשבוע ולדווח על התקדמות כל 7 ימים.
2. הקבוצה השנייה קיבלה שלושה שבועות לכל המטלות.
3. הקבוצה השלישית קבעה מועדים לפי שיקול דעתה.

כתוצאה מכך, הקבוצה הראשונה, שנאלצה לדווח על מטלות על בסיס שבועי, עשתה עבודה הרבה יותר טובה - אנשים עשו פחות טעויות ועמדו במועדים בצורה מדויקת יותר.

מחקרים מראים שהדרך הטובה ביותר לקבוע את המועדים הריאליים והפחות מלחיצים היא לפרק פרויקטים גדולים למשימות קטנות יותר, עם מועד אחר לכל אחד.

לדוגמה, המשימה של "הגשת פרויקט ללקוח עד ה-15 באוגוסט" יכולה להיות די מלחיצה עבורך - היא נראית מרתיעה מדי. אבל האפשרויות "עשה סקיצה עד 1 ביולי", "עשה פריסה עד 15 ביולי", "צור אב טיפוס עד 31 ביולי" נראות הרבה יותר פשוטות ונגישות - יש לך מועדים ספציפיים ופעולות ספציפיות שיש לבצע.

בנוסף, תזמון שווה של לוחות זמנים מאפשר לך להרגיש התקדמות, מה שמניע אותך עוד יותר. דוגמה מממלכת החיות: הפסיכולוג קלארק האל חקר כיצד חולדות מנווטות במבוכים בחיפוש אחר מזון. הוא גילה שהחיות שכבר מצאו פרס אחד השקיעו יותר מאמץ להמשיך בחיפושים. האל כינה התנהגות זו השערת שיפוע המטרה.

אם אתה רואה חזותית התקדמות בעבודה, אתה מקבל תמריץ נוסף לא להרגיע את המאמצים שלך. במילים פשוטות, כשאתה מחליק עוד ועוד פריטים כשאתה עובר למטה ברשימת המטלות שלך, זה מניע אותך לסיים את העבודה מוקדם יותר. יש מספר עצום של מנהלי משימות המאפשרים לך לעקוב אחר התקדמות - בחר כל אחד.

2. מצא את רמת הלחץ האידיאלית שלך

אנחנו רגילים לחשוב שלחץ הוא משהו רע חד משמעי, ובאופן אידיאלי, יש להימנע ממנו בכל דרך אפשרית. אבל זה לא כך. בכמויות קטנות, לחץ יכול להניע אותנו.

חוק ירקס-דודסון, שנוסח על ידי הפסיכולוגים רוברט ירקס וג'ון דודסון עוד ב-1908, קובע שככל שאדם נמצא בלחץ נפשי יותר, כך הוא עובד ביעילות רבה יותר. אבל אחרי שמגיעים לסף מסוים של מצב זה, התפוקה יורדת והאדם מוותר.

כאשר אנו לחוצים, האדרנלין עולה בגוף, מה שגורם לנו להיות ערניים יותר, מחדד את החושים ומעניק לנו כוח. מתח הוא סוג של סימום שנותן לנו דחיפה זמנית לאנרגיה הפיזית והנפשית כאחד.

כיצד לבחור את רמת הלחץ האידיאלית שלך?

• פרויקטים מורכבים דורשים רמת מתח נמוכה. הם עצמם גורמים להתרגשות, אתה לא צריך להתפתל מעבר לזה.
• בעיות בעלות קושי בינוני דורשות רמות מתונות של מתח.
• רמה גבוהה נהדרת למשימות פשוטות כדי להניע אותך לעשות את זה נכון.

קבעו מועדים קצרים למשימות פשוטות, אל תדחו אותם למועד מאוחר יותר.התקרבות למועד הגשה תעלה את רמת הלחץ שלך - זה ידרבן אותך.

3. לקצץ במועדים מראש

אם אתה מתקשה לעמוד במועד האחרון אבל יש לך בעיות מוטיבציה, קביעת מועדים קצרים יותר יכולה לעזור.

במחקר שפורסם בכתב העת Consumer Research בשנת 2018, נסיינים ביקשו ממספר אנשים למלא סקר. קבוצה אחת קיבלה שבוע בשביל זה, השנייה - שבועיים.

נחשו איזו קבוצה השלימה את הסקר בזמן? זה עם פחות זמן.

בניסוי אחר, אותם חוקרים נתנו לקבוצת תלמידים בחירה: או לבצע משימה דחופה יותר ולקבל שלושה שוקולדים, או לעשות עבודה פחות בוערת ולקבל חמישה שוקולדים כפרס. ורוב התלמידים העדיפו את האפשרות הראשונה, למרות שהתגמול שם היה פחות.

החוקרים הגיעו למסקנה שיש מה שנקרא אפקט דחיפות: אנו מעוניינים להשלים משימות בקרוב, גם אם נפיק מכך פחות תועלת. לעניינים דחופים, כפי שכותבים הנסיינים, יש משיכה רבה.

לקחת על עצמנו משימה עם דד-ליין ארוך זה לא קל, כי אנחנו מרגישים שמטלות כאלה קשות יותר כי הן לוקחות יותר זמן. אנו נוטים לדחות דברים שלדעתנו גוזלים זמן, אך קביעת מועדים קצרים יותר מניעה אותנו לבצע את העבודה במהירות האפשרית.

4. שתף את המטרות וההתקדמות שלך עם עמיתים

בשנת 2015, האגודה האמריקאית לפיתוח כישרונות (ATD) ערכה מחקר ומצאה שאם אתה מדווח על ההתקדמות שלך בעבודה לאדם אחר (בוס, קולגה או סתם חבר), הסיכוי שלך להשלים את מה שהתחלת גדל ב-65%. הם גם גדלים ב-95% אם אתה מעביר דיווחים קבועים על ההישגים שלך לצוות.

ממצאים אלה עולים בקנה אחד עם מחקרם של דן אריאלי וקלאוס ורטנברוך, שהזכרנו קודם לכן. הם גילו שעובדים שהוקצו להם מועדים על ידי אנשים אחרים השלימו משימות מהר יותר ויעילה יותר מאלה שתכננו את הזמן שלהם.

תן למישהו אחר לקבוע לך את המועדים, ואתה עוקב אחריהם ומדווח על ההתקדמות. אם אין לך מנהיג, מצא לעצמך בן זוג שישלוט בך.

5. הפוך עמידה בזמנים למשחק

בהרצאת ה-TED שלו, הפסיכולוג מיחאי צ'יקסנטמיהאלי תיאר את הזרימה כסוד האושר. זרימה היא מצב שבו אתה כל כך מרוכז ונלהב מהעבודה שלך שאתה אפילו לא שם לב איך הזמן טס.

כאשר אנו נמצאים במצב של שטף (זה נקרא גם תקופת היעילות הקוגניטיבית המקסימלית), אפילו פעילות המוח שלנו משתנה. בקליפת המוח הקדם-מצחית, ריכוז ההמוגלובין המחומצן עולה, ויעילות המוח עולה. כשאנחנו משועממים זה לא קורה וקשה לנו יותר להתרכז במשימה שלפנינו.

לכן, כדאי ליישם את עקרון הגימיפיקציה, במיוחד על אותם מקרים שנראים לכם לא מעניינים. משימות משעממות אינן מועילות לעמידה בלוחות זמנים. על ידי הפיכת העבודה שלך למשחק, תהפוך אותה למהנה יותר ותגביר את המוטיבציה שלך לסיים הכל בזמן.

ישנן דרכים רבות למשחק משימות משעממות. לדוגמה, אתה יכול להתחרות עם בני גילך כדי לעורר את רוח ההתרגשות. או התקן אפליקציה מיוחדת (לדוגמה, Habitica) שתעניק לך הישג עבור כל משימה שהושלמה.

נסו את כל השיטות הללו, והדדליין המתקרב כבר לא יגרום לכם לפאניקה.