ליאו באבאוטה: 10 הרגלי האימייל שלי

2024 מְחַבֵּר: Malcolm Clapton | [email protected]. שונה לאחרונה: 2023-12-17 03:56

תמונה ©

דואר אלקטרוני יכול להיות כלי עבודה מעולה, או שהוא יכול להפוך למקור מעצבן של דחיינות, וזה פשוט איך אתה משתמש בו בעצמך. הייתה תקופה שבה הגשתי בקשה לפשיטת רגל מוחלטת של המייל שלי, ועכשיו אני בודק אותו 2-3 פעמים ביום כל יום, אבל זה הולך במהירות וביעילות.

פיתחתי מספר הרגלים שעוזרים לי לעבוד בצורה יעילה מאוד עם הדואר שלי ולהתמקד טוב יותר בעבודה חשובה אחרת. ולמען האמת, תיבת הדואר הנכנס שלי סוף סוף ריקה וזה מרגיש נהדר. אתן 10 הרגלים שלי במאמר זה. זה בכלל לא אומר שאתה צריך לעקוב אחריהם באופן עיוור, אני רק רוצה להראות את דרכי, ועל בסיסה אתה עשוי לסלול את הדרך שלך. אז הנה ההרגלים שעובדים בשבילי:

חפש בדואר לעתים רחוקות יותר

אני לא שומר את תיבת הדואר שלי פתוחה כל היום. ואני מסתכל על זה לעתים רחוקות. הגעתי למסקנה שאם יצטברו 20-30 מכתבים בתיבת הדואר הנכנס שלי, אז העולם לא יקרוס, יחד עם זאת, יהיה לי קל לעבד במהירות בדיוק את הסכום הזה. תשומת הלב! אני אומר תהליך, לא לקרוא. אני פותח את תיבת הדואר הנכנס שלי כדי לפזר הודעות בתיקיות אחרות, לא לקרוא אותן ולהשאיר אותן שם.

פזרו לתיקיות

אני פותח את הדואר שלי ומתחיל לקבל החלטות מהירות: למחוק או להעביר לארכיון, לקרוא ולהשיב מיד (אם זה לוקח פחות מ-2 דקות) או לאחסן, לשלוח תשובה מהירה ואז להעביר לארכיון, להוסיף לרשימת המטלות שלי כדי לעשות זאת מאוחר יותר (סמן בכוכבית ולאחר מכן ארכיון). בכל מקרה, אין להשאיר דבר בתיבת הדואר הנכנס.

הוסף הכל ללוח השנה מיד

אם מגיע אלי מכתב עם תאריך שאני חייב לזכור, אני מיד מכניס אותו ללוח השנה. פגישה פנים אל פנים או שיחת סקייפ, אימון או משהו שאני צריכה לזכור רק אחרי שבוע – הכל נשלח מיד ליומן. עכשיו זה ההרגל הכי טוב שלי, זה הובא לאוטומטיזם, ובזכותו, אני כמעט ולא שוכח משהו.

השתמש ב"מקשים חמים"

אני משתמש ב-Gmail, המספק מגוון של קיצורי מקשים לדואר שלי. למעשה, לקח לי רק כמה דקות ללמוד אותם, ואז זיכרון השריר זוכר את המפתחות.

להלן קיצורי הדרך שבהם אני משתמש:

"גי" - חזרה לתיבת הדואר הנכנס;

"ה" - ארכיון;

"#" - מחק;

"C" - צור הודעה חדשה;

"ר" - תשובה;

"F" - קדימה;

"א" - לענות לכולם;

"Gs" - עבור אל מסומן;

"Tab + Return" - כשאני יוצר הודעה, אז מיד שלח אותה וארכיון.

אני משתמש בהגדרה גם כאשר לאחר מחיקה או אחסון של הודעה, אני עובר אוטומטית להודעה הבאה מבלי לחזור לתיבת הדואר הנכנס, זה מאפשר לך לעבור במהירות בין ההודעות.

כתוב מכתבים קצרים

תשובתי למכתב היא בדרך כלל 1-3 משפטים. לעיתים רחוקות אני כותב אותיות ארוכות מ-5 משפטים. ובטח יש לכך סיבה טובה. אם אני באמת צריך לכתוב הרבה, אני מעדיף לעשות את זה בגוגל דוקס ולשתף את זה עם האדם הנכון. מכתב קצר פירושו תגובה מהירה מהנמען, מכיוון שאדם לא צריך להשתכשך בג'ונגל של רהיטותך כדי ללכוד ולהטמיע מידע מרכזי.

הוסף במהירות משימות לרשימת מטלות

יש אנשים שמשתמשים בתיבת הדואר הנכנס בתור רשימת מטלות, אבל היא לא מתאימה לכך, והנה הסיבה:

1. המשימות שיש לבצע מעורבבות באותיות אחרות, ואז קשה לתפוס אותן מהקהל.

2. הסיפור במכתב לא תמיד מכיל מדריך ספציפי לפעולה, אבל על סמך המכתב אתה יכול להגדיר לעצמך משימה.כאשר אתה עומד להשלים אותו, תצטרך לקרוא שוב את המכתב שוב כדי לזכור איזו משימה ספציפית הגדרת לעצמך לאחר קריאתו.

3. בכל פעם שאתה מסתכל בדואר שלך כדי לתפוס עוד משימה, אתה נתקל בהודעות חדשות שמושכות את תשומת הלב שלך ומסיחות את הדעת מהמשימות העיקריות, ומשבשות את קצב העבודה שלך.

רשימת מטלות פשוטה ונוחה היא מסמך טקסט רגיל שבו אתה יכול להוסיף משימות ממיילים בכמה לחיצות בלבד. ובמהלך העבודה, גיליון כזה יהיה כלי יעיל יותר, כי אתה לא צריך להסתכל בתיבת הדואר הנכנס כל הזמן.

אחסן רק הודעות שלא נקראו בתיבת הדואר הנכנס

זהו טריק למשתמשים מתקדמים. פרצתי לתיבת הדואר הנכנס שלי ב-Gmail בצורה כזו שהיא לא יכולה יותר לאחסן הודעות שנקראו. זה אומר שאם אני פותח את המכתב ולא אפיל אותו לשום תיקיה אחרת, הוא פשוט ייעלם. זה מניע אותי לקבל החלטה מה לעשות עם המכתב הזה, באופן מיידי, אחרת אני פשוט אאבד אותו. הודות להגדרה הספציפית הזו, הודעות פתוחות לא מצטברות בתיבת הדואר הנכנס שלי, שהופכות בהדרגה לזבל.

שימו בצד לקריאה

לעתים קרובות הם שולחים לי קישורים למאמרים. אני שולח אותם מיד לאינסטפאפר כדי לקרוא מאוחר יותר. זו הסיבה שאני מנסה להקדיש פחות זמן לדואר, כי יש לי כל כך הרבה דברים מעניינים לקרוא מלבדו.

מסננים ללא רחמים

כשמופיע בתיבת המייל שלי מכתב שלא הייתי רוצה לראות, אני מטפל בו מיד. אני לא מתעצל לבטל את המנוי מרשימת התפוצה או להתקין מסנן על השולח הזה. וזה מקטין משמעותית את זרימת המיילים הנכנסים. אני חסר רחמים לגבי המכתבים שסותמים לי את תיבת הדואר הנכנס, והכלל הזה חל אפילו על אנשים שמטרידים אותי יותר מדי.

סגור דואר בתום הטיפול במכתבים

הודעות מפורקות - סוגרים את הדואר ואל תפתחו מספר שעות עד ששוב יש מספר מספיק מכתבים.

להכנס להרגלי אימייל טובים זה דבר טוב. מיד תבחין עד כמה הפכת רגוע יותר לבצע משימות חשובות יותר, להיפטר מבדיקת המייל החודרנית כל 10 דקות. הראש שלך יהיה פנוי למחשבות חדשות ברגע שתיבת הדואר הנכנס שלך תהיה נקייה ממיילים מיותרים. בהצלחה!